Regeringskansliets rättsdatabaser

Beslut vid regeringssammanträde den 26 oktober 2017. Sammanfattning En särskild utredare ska göra en bred översyn av arkivområdet. Det övergripande syftet är att säkerställa samhällets tillgång till allmänna handlingar både nu och i framtiden. Utredaren ska bl.a. • översiktligt beskriva arkivsektorn samt beskriva och analysera hur samhällsutvecklingen har påverkat och kan förväntas påverka förutsättningarna för arkivverksamheten och olika arkivinstitutioner, • se över arkivlagstiftningen och närliggande lagstiftning och vid behov lämna förslag på hur lagstiftningen kan anpassas till utvecklingen på området, • analysera Riksarkivets roll och lämna förslag på uppgifter i förhållande till andra myndigheter och arkivaktörer för att undvika överlappning och för att upprätthålla en god och säker informationshantering och möjliggöra en allsidig historiebeskrivning, • analysera de ekonomiska konsekvenserna för Riksarkivet och andra arkivmyndigheter på kort och lång sikt av den offentliga förvaltningens övergång till digitala processer, och • analysera om regleringen för de enskilda arkiven bör förändras för att kunna tillgodose behov inom rättsskipning, förvaltning, forskning och skydd för kulturarvet • lämna nödvändiga författningsförslag. Uppdraget ska redovisas senast den 18 november 2019. Behovet av en översyn av arkivområdet Begreppet arkiv Med begreppet arkiv avses såväl arkivinstitutioner som arkivlokaler, arkivbestånd och arkivsamlingar. Ett arkivbestånd växer fram som ett resultat av en verksamhet och ska begreppsmässigt skiljas från arkivsamling som är resultatet av en aktiv insamling. En arkivinstitution kan ha både arkivbestånd och arkivsamlingar i sina arkivlokaler. I allt högre utsträckning används numera begreppet verksamhetsinformation i stället för begreppet arkiv. Detta begrepp är dock vidare och omfattar även sådan information som inte avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen. Den svenska arkivsektorn brukar delas in i en offentlig del, som omfattar stat, landsting och kommuner, och en enskild del. Bland de enskilda arkiven finns person- och släktarkiv, gårds- och byarkiv, arkiv för föreningar och organisationer och företagsarkiv. Vid museer och andra institutioner finns även arkivsamlingar bildade inom ramen för dessa institutioners uppgifter. Arkivsektorn har flera aktiva arkivföreningar som representerar såväl de professionellt verksamma som de verksamma inom civilsamhället. Inte minst engagerar släkt- och hembygdsforskning ett stort antal människor. Arkiv bevaras för att användas och bidrar både till de övergripande nationella kulturpolitiska målen (prop. 2009/10:3, bet. 2009/10:KrU5, rskr. 2009/10:145) och till samhällsutvecklingen. Kulturarvsuppdraget och förvaltningsuppdraget är inte två parallella verksamheter, utan delar av samma helhet. En översyn av arkivområdet Regeringen har i propositionen Kulturarvspolitik (prop. 2016/17:116) gjort bedömningen att det finns skäl att göra en bred översyn av arkivväsendet i landet. Bland annat bör Riksarkivets roll, uppgifter och finansiering ses över i ljuset av den offentliga förvaltningens utveckling mot en digital förvaltning. Vidare bör en både innehållslig och redaktionell översyn av arkivlagen göras. Det finns ett generellt behov av att se över och modernisera lagen, som i delar reviderats ett flertal gånger sedan införandet. Det övergripande syftet med översynen bör vara att säkerställa samhällets tillgång till allmänna handlingar både nu och i framtiden. Översynen bör även tydliggöra de enskilda arkivens viktiga roll som en del av det gemensamma kulturarvet. För att arkivens värden som kulturarv ska komma hela samhället till del bör det offentliga kulturarvsarbetet vidareutvecklas så att det gemensamma kulturarvet blir en angelägenhet för alla, det offentliga samtalet vidgas och fördjupas och medskapande och engagemang främjas. Med anledning av regeringens bedömning har Riksarkivet inkommit med en skrivelse till regeringen. I skrivelsen redogörs för ett flertal områden där Riksarkivet anser att det finns ett utredningsbehov (Ku2017/01617/KL). Vidare har skrivelser inkommit från Sveriges Akademikers Centralorganisation och Tjänstemännens centralorganisation (Ku2017/01290/KL), Stockholms läns landsting (Ku2017/01403/KL), Stockholms stadsarkiv (Ku2017/01595/KL), Institutet för språk och folkminnen (Ku2017/01625/KL), Näringslivsarkiv i Norrland (Ku2017/01628/KL), Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (Ku2017/01707/KL) och Föreningen Sveriges Länsarkivarier (Ku2017/01997/KL). Statskontoret har i rapporten Myndighetsanalys av Riksarkivet 2017:4 (Ku2017/00774/KL), liksom Dataskyddsutredningen i sitt betänkande Ny dataskyddslag (SOU 2017:39), identifierat frågor som de bedömer lämpligen kan belysas av den aviserade arkivutredningen. Samhällsförändringar påverkar arkivens roll och arbetssätt Arkiven utgör viktiga delar av samhällets kollektiva minne och speglar och ger förutsättningar för samhällets utveckling och framtid. Det är arkivsektorns uppgift att tillgodose samhällets långsiktiga tillgång till allmänna handlingar. Arkiven är oumbärliga för myndigheters, företags och andra organisationers tillgång till allmänna handlingar på såväl kort som lång sikt, och de är en del av kulturarvssektorn. Arkiven bidrar till en god struktur av den offentliga informationen samtidigt som de säkrar dagens information för morgondagens användning. I dag står arkiven inför en rad utmaningar som ytterst har sin grund i de snabba samhällsförändringar som pågår. Många samhällsprocesser har bl.a. genom Sveriges medlemskap i EU internationella kopplingar. Svenska myndigheter deltar i många internationella sammanhang, vilket genererar stora dokumentflöden som kan kräva hänsyn till olika internationella standarder. Den förvaltningspolitiska utvecklingen och den allt snabbare utvecklingen på kommunikationsområdet innebär till exempel att nya förväntningar på information och upplevelser skapas och nya relationer mellan producenter och användare uppstår. Detta ställer nya krav på arkivverksamheten. De förändringar som samhällets informationshantering genomgår för närvarande sker framför allt till följd av den pågående digitaliseringen av olika processer. Övergången från analog till digital informationshantering ställer arkivsektorn inför stora utmaningar, såväl på det offentliga som på det enskilda området. Tillgången till arkivhandlingar i ett digitalt samhälle Rätten att ta del av allmänna handlingar är en grundsten i det svenska demokratiska samhällsbygget. För civilsamhället i dess bredaste bemärkelse – enskilda medborgare, sociala nätverk och organisationer som är fristående från staten – är offentlighetsprincipen, det vill säga rätten till insyn i den offentliga sektorn, av stor betydelse. Också i en digital förvaltning måste den offentliga sektorn kunna säkerställa den egna informationens äkthet och sökbarhet genom god arkivhållning för att inte såväl rättskipningen och förvaltningen i sig, som medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar ska undergrävas. Olika delar av arkivsektorn har olika förutsättningar att hantera samhällets digitalisering. Riksarkivet har påtalat att flyktigheten i den digitala världen får särskilt stor påverkan på den information som speglar enskild verksamhet. Såväl enskilda personer som verksamheter saknar i stor utsträckning kunskap och strategier för att bevara och konvertera sina digitala handlingar. Arkivsektorn saknar i sin tur strategier och medel för att möta denna utveckling och det finns risk för att viktiga kunskaper går förlorade. Genom bättre samordning inom förvaltningen, till exempel genom utnyttjande av gemensamma tjänster och källdata, förväntas effektiveringsvinster kunna uppnås. Digitaliseringen medför ökat behov av samverkan Riksdagen har tillkännagett att regeringen bör se till att de statliga myndigheterna på ett bättre sätt samverkar över myndighetsgränserna med e-förvaltningsprojekt, samt att regeringen bör säkerställa att myndigheterna lägger ett ökat fokus på att ta fram fler e-tjänster (bet. 2015/16:FiU25, rskr. 2015/16:208). En sådan utveckling innebär utmaningar för arkivbildningen. Inom t.ex. välfärden finns enskilda aktörer som efter godkännande eller upphandling får tillhandahålla tjänster. För dessa gäller ofta att kommuner som huvudmän för upphandlad verksamhet kan ta in handlingar från sina leverantörer samtidigt som det kan finnas bestämmelser i speciallagstiftning om hur olika handlingar och uppgifter från såväl upphandlade underleverantörer som enskilda huvudmän ska hanteras och bevaras. Vidare finns det ett antal privata institutioner som omfattas av offentlighetsprincipen och arkivlagens bestämmelser då de är införda i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen och antalet ökar. Den ökande privatiseringen av tidigare myndighetsuppgifter har också lett till att det finns ett antal enskilda organ med offentligt åtagande som inte omfattas av offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen. Även dessa arkiv, i de delar som avser det offentliga åtagandet, kan vara av intresse för rättskipning, förvaltning och forskning. för att tillgodose behovet av information Utredaren ska därför • översiktligt beskriva arkivsektorn samt beskriva och analysera hur samhällsutvecklingen har påverkat och kan förväntas påverka förutsättningarna för arkivverksamheten och olika arkivinstitutioner. Behovet av en moderniserad lagstiftning om arkiv Arkivsektorns verksamhet regleras i huvudsak av arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Även ett flertal andra lagar med tillhörande förordningar har ett avgörande inflytande över verksamhetens förutsättningar. Främst gäller det tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och alla registerförfattningar. Men även kommunallagen (2017:725) och personuppgiftslagen (1998:204) påverkar verksamheten. Arkivlagen, som trädde i kraft den 1 juli 1991, reglerar bl.a. vad som ingår i en myndighets arkiv, vården av arkivet och gallringen av arkivet. Vidare finns bestämmelser om arkivmyndigheter och deras tillsynsuppgifter när det gäller myndigheternas arkivvård. Lagens inledande bestämmelser beskriver arkivbildningens syfte att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen, förvaltningen och forskningen och slår fast att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Lagen har reviderats vid ett flertal tillfällen, senast 2015. Dagens arkivlagstiftning bygger på handlingsbegreppet och proveniensprincipen. Detta innebär att en handling med alla relevanta uppgifter kan komma in till, upprättas vid eller skickas från en arkivbildare och att den ska arkiveras och redovisas i det sammanhang där den hör hemma i. Lagstiftningen återspeglar i huvudsak ett synsätt där arkiven betraktas som slutstation för informationen. I en digital samverkande förvaltning uppstår dock oklarheter om såväl vad som är en handling som vem som är arkivbildare. Det finns ett generellt behov av att modernisera lagen och säkerställa att den, oberoende av sakområde och medium, kan säkra tillgången till allmänna handlingar på såväl kort som lång sikt i en modern digital förvaltning och för forskningens behov. I detta ingår att säkerställa att uppgifter i arkivhandlingar som omfattas av sekretess får det skydd som krävs. Redan då digitala system byggs måste hänsyn tas till krav som ger informationen förutsättningar att bevaras, förvaltas och göras tillgänglig på ett långsiktigt och säkert sätt. Digitala informationssystem och digitala arkiv är kostsamma både att etablera och hålla i drift. Det finns därför ett behov för framför allt mindre aktörer i den offentliga förvaltningen att samverka om gemensamma lösningar, t.ex. inom ett kommunförbund. Vid sådana lösningar kan det uppstå oklarheter om t.ex. ansvaret för vissa beslut. Utredaren ska därför • se över arkivlagstiftningen och närliggande lagstiftning och vid behov lämna förslag på hur lagstiftningen kan anpassas till den utveckling som sker på området. Riksarkivets roll Riksarkivet har ett särskilt ansvar för den statliga arkivverksamheten och för landets arkivvård. Riksarkivets kärnuppgifter syftar till att myndigheter kan hålla tillförlitlig arkivinformation tillgänglig i överskådliga och strukturerade mängder. Riksarkivet har därmed en central roll vid regleringen av skydd av information, främst genom den normering och tillsyn som de ansvarar för. Informationen ska kunna bevaras långsiktigt, vara värderad och gallrad och dess ursprung ska vara säkerställt. Detta blir alltmer väsentligt och kritiskt i ett samhälle där informationen rör sig gränslöst och globalt och där människor alltmer måste förhålla sig till ovissheter som rör äkthet. Inom den offentliga förvaltningen pågår en övergång från analog till digital informationsförsörjning. Det är ingen principiell skillnad mellan dessa även om metoderna, teknikerna och den möjliga användningen ofta är radikalt annorlunda. Vikten av att hålla samman frågor om normering och standardisering ökar dock i ett digitaliserat samhälle. För att möjliggöra överföring av handlingar mellan olika delar av den offentliga förvaltningen och samtidigt trygga informationen långsiktigt krävs inte bara föreskrifter utan även standarder och rekommenderade utbytesformat. För att få genomslag för dessa krävs såväl kommunikationsinsatser, tillsyn som vägledning. Riksarkivet saknar i dag sanktionsmöjligheter mot myndigheter som inte uppfyller gällande föreskrifter. Riksarkivets verksamhet berör alla statliga myndigheters arkivbildning, men det finns oklarheter i gränsdragningen mellan Riksarkivets uppgifter om bl.a. tillsyn och normering och andra myndigheters uppgifter inom angränsande områden. Det gäller bl.a. relationen till Statens servicecenter och den nya myndighet med ansvar för digitalisering av offentlig sektor som regeringen har aviserat i budgetpropositionen för 2018 (prop. 2017/18:1), som föreslås få ansvar för stöd och samordning. Det gäller även olika aktörer inom standardiseringsarbetet. Landsarkivens status som egna myndigheter upphörde den 1 januari 2010 då de inordnades i Riksarkivet. Enligt förordningen (2009:1593) med instruktion för Riksarkivet ska det dock finnas landsarkiv på vissa orter. Stockholms stadsarkiv, Värmlandsarkiv och Malmö stadsarkiv fullgör enligt förordningen (2013:791) om särskilda arkivuppgifter för vissa kommunala arkivmyndigheter, landsarkivuppdrag inom sina distrikt. Systemet med statliga arkiv som förvaras hos kommunala arkivmyndigheter innebär komplikationer när det gäller styrning, ledning, samordning och enhetlighet. Bland Riksarkivets instruktionsenliga uppgifter ingår även bl.a. statens heraldiska verksamhet och utgivning av Svenskt biografiskt lexikon. Med anledning av övergången till en digital förvaltning finns det flera skäl att se över Riksarkivets roll och uppgifter samt dess avgränsningar gentemot andra myndigheter och sektorer. Utredaren ska därför • analysera Riksarkivets roll och lämna förslag på uppgifter i förhållande till andra myndigheter och arkivaktörer för att undvika överlappning och för att upprätthålla en god och säker informationshantering och möjliggöra en allsidig historiebeskrivning, • analysera och bedöma om det finns behov av att ändra ordningen med statliga arkiv vid kommunala arkivmyndigheter och i så fall lämna förslag på hur detta kan förändras, och • analysera de ekonomiska konsekvenserna för Riksarkivet och andra arkivmyndigheter på kort och lång sikt av den offentliga förvaltningens övergång till digitala processer. Regler och finansieringsmodell för arkivleveranser Överlämnande av arkivmaterial till arkivmyndigheterna sker i dag huvudsakligen i tre situationer: efter överenskommelse, när myndigheten upphör utan att verksamheten förs över till en annan myndighet eller enligt tvingande bestämmelser i registerförfattningar. Överlämnande statliga myndigheter faktureras avgifter som ska täcka kostnaderna för Riksarkivets arbete med att bevara och tillhandahålla myndigheternas levererade arkiv. Arkivlagens regler ger myndigheterna utrymme att själva välja tidpunkt för överenskommelse om leverans till Riksarkivet eller till de kommunala arkivmyndigheterna. Detta har bl.a. lett till att vissa myndigheter själva har byggt upp stora arkivdepåer och möjligheter att långtidsförvara sina arkiv. Detta bidrar till att Riksarkivet har svårt att planera för sina lagringsytor för digitalt bevarande och sin långsiktiga lokalförsörjningsstrategi. Den rådande ordningen för arkivleveranser medför således vissa problem när det gäller incitament för att upprätthålla en effektiv arkivhantering. Det har vidare visat sig svårt för Riksarkivet att göra goda prognoser för kostnaden för långtidsbevarandet i samband med arkivleveranser framför allt från avvecklade myndigheter. Vid avveckling av myndigheter underskattar myndigheterna ofta den insats som krävs för att ställa i ordning arkivet i det skick som krävs för långtidsbevarande. Myndigheten kan efter avvecklingen inte faktureras för uppkomna kostnader till följd av denna. Även registerförfattningarna påverkar myndigheternas arkivleveranser. Bestämmelser om gallring och undantag från gallring tillsammans med tvingande bestämmelser om arkivleveranser leder bl.a. till oklarheter om vid vilken tidpunkt registren måste överlämnas till Riksarkivet. Ofta kvarstår också myndigheternas behov av de levererade uppgifterna. Utredaren ska därför • utreda och lämna förslag på lämplig reglering och finansieringsmodell för överlämnande av arkiv till arkivmyndigheterna, • analysera förutsättningarna för och bedöma om myndigheter bör kunna få digital tillgång till levererade uppgifter och på vilket sätt det lämpligen kan genomföras. Enskilda arkiv Till skillnad från hanteringen av den offentliga sektorns allmänna handlingar, som är väl reglerad i lagstiftningen, har hanteringen av handlingar i enskilda arkiv endast reglerats i begränsad omfattning. Myndigheternas arkiv pekas i arkivlagen ut som en del av det nationella kulturarvet, men även många enskilda arkiv har höga kulturhistoriska värden och är viktiga för en allsidig historiebeskrivning. De enskilda arkiven har material som i princip är av intresse för alla människor och det finns ofta ett stort ideellt engagemang i flera av dem. Vidare är arkivmaterial med koppling till de nationella minoriteternas immateriella kulturarv av stor betydelse för arbetet med att stärka de nationella minoriteternas språk och kultur. Dessa arkiv innehåller både handlingar om samhällsviktiga funktioner och handlingar som är viktiga ur ett kulturhistoriskt perspektiv. Det finns, på grund av den begränsade regleringen på detta område, t.ex. en risk för att dessa handlingar förstörs eller säljs på den internationella marknaden. Inom den enskilda sektorn återfinns – genom bolagisering, privatisering och framväxt av enskilda huvudmän och upphandlade privata aktörer inom välfärdssektorn – verksamheter som tidigare bedrivits inom offentlig sektor och därmed också handlingar som är av allmänt intresse. Eventuella åtgärder för att skydda eller tillgängliggöra dessa kulturvärden kan dock innebära en belastning för de enskilda verksamheter som i nuläget innehar arkiven. Hanteringen av allmänna handlingar som överlämnats från myndigheter till organ inom enskild sektor regleras i lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring och tillhörande förordning (2015:605) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring. Regeringen beslutar om längsta förvaringstid vid det enskilda organet och handlingarna ska senast därefter överlämnas till Riksarkivet. Regleringen i 2 kap. 11 § första stycket 3 tryckfrihetsordningen kan dock innebära att handlingarna vid överlämnandet till Riksarkivet upphör att vara allmänna. Det kan också gälla överlämnande av handlingar från organ som anges i bilagan till offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Regleringen bör ses över i syfte att tillförsäkra att handling som förvaras hos enskild och som är allmän behåller sin karaktär av allmän handling även efter arkivering. En viktig fråga är det allmänna arkivväsendets relation till arkiv hos enskilda arkivbildare, bl.a. inom kultursamverkansmodellen (prop. 2009/10:3, bet. 2009/10:KrU5, rskr. 2009/10:145), och särskilt hur samverkan med offentliga arkiv på olika nivå kan vidareutvecklas. Riksarkivet har efterlyst en mera sammanhållen syn på de enskilda arkiven, som formellt befinner sig utanför Riksarkivets tillsyn, i stället för de olika särlösningar som finns i dag. Företrädare för Sveriges arkivföreningar har också lyft fram vikten av att Riksarkivet stärks i sin roll gentemot de enskilda arkiven. Den 27 april 2016 antogs Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). Dataskyddsförordningen utgör en ny generell reglering för personuppgiftsbehandling inom EU och ska tillämpas fr.o.m. den 25 maj 2018. Enligt dataskyddsförordningen måste en rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse vara fastställd i enlighet med nationell rätt eller unionsrätt för att kunna utgöra rättslig grund för behandling av personuppgifter. Dataskyddsförordningen gäller inte för behandling av personuppgifter som avser avlidna personer. Detta innebär i praktiken att många enskilda arkiv som saknar uppgifter om nu levande personer inte berörs av dataskyddsregleringen. Dataskyddsutredningen konstaterar i sitt betänkande (SOU 2017:39) att det i Sverige finns ett antal enskilda arkivinstitutioner, såväl regionala som nationella, som samlar in personuppgifter enbart för arkivändamål av allmänt intresse. Den rättsliga grunden för behandlingen bör i normalfallet vara att verksamheten är av allmänt intresse. Utredningen konstaterar dock att det är oklart om denna uppgift alltid är fastställd i enlighet med svensk rätt. Det finns därför ett behov av att se över om det finns rättslig grund för behandling av personuppgifter för arkivändamål för de enskilda arkivinstitutioner som i dag faller utanför arkivlagstiftningen. Riksarkivet ger i dag bidrag till olika organisationer så att värdefulla enskilda arkiv bevaras och hålls tillgängliga. Vidare får landstingen, inom ramen för den s.k. kultursamverkansmodellen, besluta om statliga medel till enskilda arkiv. Utredaren ska därför • analysera om regleringen för de enskilda arkiven bör förändras för att kunna tillgodose behov inom rättskipning, förvaltning, forskning och skydd för kulturarvet, • utreda och lämna de författningsförslag som bedöms nödvändiga för att tillförsäkra att allmän handling som förvarats hos enskild är allmän även efter att den lämnats till ett allmänt arkiv, • utreda om de enskilda arkivens hantering av personuppgifter kräver ytterligare författningsstöd, • analysera Riksarkivets och övriga arkivmyndigheters roll och uppgifter i relation till de enskilda arkiven och vid behov lämna förslag på hur dessa kan förändras. Behovet av insamling av arkivstatistik Riksarkivet förvaltar Nationell arkivdatabas (NAD). NAD är en databas där viss information samlas om arkiv inom olika sektorer. Någon statistik samlas dock inte in och publiceras för arkivområdet. Samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och digitalt tillgängliggörande av kulturarvet (Digisam) har bl.a. påtalat att den statistik som i dag samlas in om digitaliseringen inom kulturarvsområdet är svår att sammanställa över gränserna mellan arkiv-, biblioteks- och museisektorerna och att statistik saknas inom arkivsektorn. För att få reda på vilka data som behövs för att kunna följa upp och utveckla verksamheter krävs att relevanta indikatorer och nyckeltal identifieras. Avsaknaden av arkivstatistik innebär inte enbart problem vid försök att samordna och jämföra framsteg inom digitaliseringen av kulturarvet. Bristen på statistik kan också innebära att det kan vara svårt att skapa sig en bild av hur stor den framtida arkivtillväxten kan förväntas bli, både fysiskt och digitalt. Det finns behov av att belysa vilken statistik som är rimlig att samla in inom arkivområdet och hur arbetet med insamling och analys bör organiseras. Utredaren ska därför • utreda behovet av insamling av statistikuppgifter på arkivområdet och om statistiken bör utgöra officiell statistik. Om det finns behov ska utredaren lämna förslag på vilka uppgifter som bör samlas in och utifrån en analys av förutsättningarna lämna förslag på vilken myndighet som bör ansvara för statistiken. Lämnade förslag och andra arbeten som bör beaktas Utredaren ska utarbeta nödvändiga författningsförslag. Sådana förslag får även avse 2 kap. 11 § första stycket tryckfrihetsförordningen. I övrigt ska förslagen inte avse ändringar av grundlag. Utredaren får i övrigt lämna förslag och bedömningar som kan bidra till att samhällets tillgång till allmänna handlingar på kort och lång sikt säkras på ett effektivt sätt eller bidra till att kulturarvspolitikens intentioner (prop. Ku2016/17:116) uppnås. Utredaren ska där så är relevant beakta översynen av skyddet för forskningsresultat för undanröjande av hinder för innovation samt den pågående beredningen inom Regeringskansliet av förslagen i betänkandena Ökad insyn i fristående skolor (SOU 2015:82) och Ökad insyn i välfärden (SOU 2016:62). Vidare bör utredaren följa det fortsatta lagstiftningsarbetet med anledning av dataskyddsutredningens förslag. Konsekvensbeskrivningar De förslag och beslutsunderlag som utredaren redovisar ska följa kommittéförordningens (1998:1474) krav på konsekvens-beskrivningar och kostnadsberäkningar. Förslagen ska vara i linje med de åtaganden som följer av Sveriges medlemskap i EU och åtföljas av samhällsekonomiska konsekvensanalyser och analyser av förslagens kostnadseffektivitet. Förslagen ska även beskriva alternativa handlingsvägar. Där så är relevant ska även konsekvenser för jämställdhet, de nationella minoriteterna och andra viktiga perspektiv belysas. Samråd och redovisning av uppdraget Utredaren ska genomföra uppdraget i nära dialog med Kammarkollegiet och ett urval av eller företrädare för berörda myndigheter, intresseorganisationer, företag, branschorganisationer och andra samhällsaktörer på området. Utredaren ska vidare samråda med företrädare för de nationella minoriteterna. I fråga om författningsförslag i grundlag ska utredaren arbeta i dialog med en parlamentariskt sammansatt referensgrupp. Uppdraget ska redovisas senast den 18 november 2019. (Kulturdepartementet)