Regeringskansliets rättsdatabaser

Regeringens skrivelse 2014/15:92 Riksrevisionens rapport om bistånd genom internationella organisationer Skr. 2014/15:92 Regeringen överlämnar denna skrivelse till riksdagen. Stockholm den 26 mars 2015 Stefan Löfven Isabella Lövin (Utrikesdepartementet) Skrivelsens huvudsakliga innehåll Riksrevisionen har granskat regeringens och Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet. Granskningen har redovisats i rapporten Bistånd genom internationella organisationer - UD:s hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet (RiR 2014:24). Syftet har varit att granska om regeringen har skapat förutsättningar för ett effektivt och resultatinriktat svenskt engagemang i det multilaterala utvecklingssamarbetet, med god hushållning av statens medel. I skrivelsen redovisar regeringen sin bedömning av Riksrevisionens iakttagelser och vilka åtgärder som vidtagits eller planeras med anledning av Riksrevisionens rekommendationer i granskningsrapporten. I och med denna skrivelse anser regeringen att granskningsrapporten är slutbehandlad. Innehållsförteckning 1 Ärendet och dess beredning 3 2 Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer 3 2.1 Riksrevisionens iakttagelser 4 2.2 Riksrevisionens rekommendationer 6 3 Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser 8 3.1 Bakgrund om Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet 8 3.2 Bedömning av Riksrevisionens iakttagelser 10 4 Åtgärder med anledning av Riksrevisionens rekommendationer 11 4.1 Regeringens åtgärder 12 4.2 Regeringskansliets åtgärder 13 4.3 Regeringens och Regeringskansliets åtgärder 13 Bistånd genom internationella organisationer - UD:s hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet 15 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 26 mars 2015 115 1 Ärendet och dess beredning Riksrevisionen har i en effektivitetsrevision granskat Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet. Granskningen har redovisats i rapporten Bistånd genom internationella organisationer - UD:s hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet (RiR 2014:24), se bilaga. Riksdagen överlämnade granskningsrapporten till regeringen den 27 november 2014 för besvarande senast den 27 mars 2015. Granskningsrapporten och dess rekommendationer berör regeringen och Regeringskansliet (Utrikesdepartementet). 2 Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer Riksrevisionens syfte har varit att granska om regeringen har skapat förutsättningar för ett effektivt och resultatinriktat svenskt engagemang i det multilaterala utvecklingssamarbetet, med god hushållning av statens medel. Riksrevisionens granskning omfattar regeringens och Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet och avser perioden 2010-2013. Övriga departement som arbetar med multilaterala organisationer har inte omfattats av granskningen. Granskningen bygger på intervjuer och dokumentstudier. Riksrevisionen har granskat beslutsprocesser, dokumentation av beslut samt uppföljning och redovisning. De fem största kärnstöden har granskats närmare (Världsbankens IDA, Afrikanska utvecklingsbanken, FN:s utvecklingsprogram UNDP, FN:s flyktingorgan UNHCR samt Globala fonden mot aids, tuberkulos och malaria). Riksrevisionens syfte är inte att "bedöma faktiska effekter eller resultat av det multilaterala utvecklingssamarbetet. Granskningen fokuserar därför på hanteringen av det multilaterala utvecklingssamarbetet". För att uppnå syftet med granskningen har Riksrevisionen formulerat följande revisionsfrågor: * Är det tydligt på vilka grunder beslut om nivå på kärnstöd fattas? * Är regeringens och Regeringskansliets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet effektiv och utformad på ett sätt som säkerställer transparens och ansvarsutkrävande? * Är regeringens redovisning till riksdagen av det multilaterala utvecklingssamarbetet tydlig? En övergripande utgångspunkt för granskningen har varit budgetlagens krav på hög effektivitet och god hushållning i statlig verksamhet. Därutöver har riksdagens beslut om målet för svenskt utvecklingssamarbete utgjort en övergripande bedömningsgrund. Därvidlag noteras att riksdagen 2003 beslutade att målet för den samlade politiken för global utveckling (PGU) ska vara att bidra till en rättvis och hållbar global utveckling. Vid sidan om det målet, som gäller alla politikområden, var målet för Sveriges internationella utvecklingssamarbete att bidra till att skapa förutsättningar för fattiga människor att förbättra sina levnadsvillkor. Riksrevisionens övergripande slutsats, efter att ha granskat hela kedjan från riksdagens beslut till genomförande och uppföljning, är att regeringens och Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet under den granskade perioden inte präglats av insyn, effektivitet och tydliga ansvarsförhållanden. Därför, anser Riksrevisionen, har det inte gått att avgöra om pengarna gått till de mest effektiva och relevanta organisationerna. Den bristande insynen i det multilaterala utvecklingssamarbetet, menar Riksrevisionen, har gjort att det inte heller har varit möjligt att bedöma om statens medel använts på bästa sätt. Därmed, anser man, har det heller inte gått att bedöma om budgetlagens krav på hög effektivitet och god hushållning uppfyllts. 2.1 Riksrevisionens iakttagelser Insynen i Sveriges multilaterala utvecklingssamarbete är begränsad Riksrevisionen menar att det multilaterala utvecklingssamarbetet under den granskade perioden inte karaktäriserats av god insyn. Vidare anser Riksrevisionen att det av de granskade underlagen inte går att förstå de ställningstaganden som legat till grund för den valda fördelningen av kärnstöd utifrån de formella beslutsdokument som de har granskat. Riksrevisionen konstaterar att nivåerna på de årliga kärnstöden fastställs i en informell process av den politiska ledningen. Regeringen fattar därmed inget formellt beslut för flera av kärnstöden. Det formella ansvaret för större delen av kärnstödet har delegerats till Utrikesdepartementet. Avsaknaden av ett formellt regeringsbeslut innebär enligt Riksrevisionen att ansvarsfördelningen mellan den politiska ledningen och tjänstemännen blir otydlig. Den långtgående delegeringen i kombination med informella beslutsprocesser anser Riksrevisionen skapar en otydlig ansvarskedja, vilket minskar möjligheterna till kontroll och insyn samt försvårar ansvarsutkrävande. Det finns då, anges det i rapporten, en väsentlig risk att brister och fel i hanteringen inte upptäcks. Riksrevisionen konstaterar att bristen på insyn och otydliga ansvarsförhållanden förvärras av bristande dokumentation av besluten. Regeringskanslibeslut om kärnstöd saknar ofta information som beskriver bakgrund, motiv och förväntade resultat. Då dessa beslut är de enda formella beslut som dokumenterar Sveriges fördelning av kärnstöd anser Riksrevisionen den knapphändiga informationen vara problematiskt. Påfyllnaden av utvecklingsfonder och utvecklingsbanker är organiserad annorlunda, med bland annat regeringsbeslut, och ger enligt Riksrevisionen en viss möjlighet till större insyn. Dock har även dessa beslut bristande dokumentation. Riksrevisionen anser att när det saknas insyn i beslutsprocessen och motiv, och förväntade resultat inte beskrivs tydligt i dokumenterade beslut, blir det svårt för regeringen att påvisa att svenskt bistånd förmedlas via de organisationer som bedöms vara mest effektiva och relevanta för svenskt multilateralt utvecklingssamarbete. Det saknas en samlad resultatuppföljning Riksrevisionen konstaterar att varken regeringens eller Utrikesdepartementets beslut om det multilaterala utvecklingssamarbetet innehåller tydliga uppföljningsbara resultatkrav. Det saknas därmed, menar Riksrevisionen, förutsättningar för en tydlig resultatuppföljning. Utrikesdepartementets resultatuppföljning, i form av avslutningspromemorior, används inte i realiteten som beslutsunderlag när nya kärnstöd ska avtalas. Riksrevisionen konstaterar att avslutningspromemoriorna i praktiken är en ren formalitet för att avsluta och arkivera ärenden. Avsaknaden av en samlad resultatuppföljning för kärnstöden anser Riksrevisionen vara särskilt allvarligt med tanke på den bristande transparensen i beslutsprocessen och den bristande informationen i beslutsunderlagen. Riksrevisionen framhåller att resultatuppföljning av Sveriges kärnstöd till multilaterala organisationer inte helt saknas. Inom ramen för det svenska styrelse- och påverkansarbetet sker löpande bedömningar av organisationerna. Problemet anser Riksrevisionen dock vara att detta arbete inte redovisas samlat. Det är därför svårt, anser man, att följa hur Utrikesdepartementets arbete med respektive organisation har utvecklats och vilka konkreta resultat Sveriges styrelse- och påverkansarbete har medfört. Riksrevisionen noterar att under en stor del av granskningsperioden (2010-2013) har den resultatuppföljning som planerats inom ramen för organisationsbedömningar och organisationsstrategier till stor del uteblivit. Anledningen är, konstaterar Riksrevisionen, bland annat att Utrikesdepartementet inväntat den biståndspolitiska plattformen som den tidigare regeringen (2010-2014) beslutade om våren 2014. Inslag av ineffektiv och onödig administration Riksrevisionen menar att det finns flera möjligheter att öka effektiviteten i hanteringen av det multilaterala utvecklingssamarbetet, bland annat genom att minska administrationen. Varje år fattar Utrikesdepartementet nya beslut om utbetalningar av kärnstöd efter att nivåerna har fastställts på politisk nivå. Syftet med de beslut som Utrikesdepartementet fattar är att ge Sida i uppdrag att genomföra utbetalningen. Varje sådant beslut innefattar ett flertal administrativa rutiner. Riksrevisionen konstaterar att för påfyllnader av utvecklingsbanker och utvecklingsfonder tillför denna administration i stora delar inte något till verksamheten. Enligt Riksrevisionen borde administrationen kunna minska genom mer sammanhållna beslut. Riksrevisionen anser också att eftersom nivåerna på årliga kärnstöd har fastställts i en separat process (inom ramen för budgetprocessen) saknas incitament att i efterhand formulera tydliga utbetalningsbeslut som visar bakomliggande motiv till kärnstödet. Riksdagen får inte tillräcklig information om det multilaterala utvecklingssamarbetet Riksrevisionen anger att redovisningen av det multilaterala utvecklingssamarbetet bör ge en god bild av hur svenskt bistånd fördelas och varför. Detta för att riksdagen ska ha möjlighet att bedöma om pengarna används på avsett sätt. Riksrevisionen anger att både riksdagen och allmänheten bör få information om uppnådda resultat, i såväl de multilaterala organisationerna som från det svenska styrelse- och påverkansarbetet. Riksrevisionen anser att regeringens redovisning under den granskade perioden till riksdagen inte givit en heltäckande bild av Sveriges multilaterala utvecklingssamarbete. Granskningen konstaterar att det utifrån regeringens redovisning till riksdagen inte går att få en samlad bild av fördelningen av kärnstöd under perioden 2010-2013. Riksrevisionen menar även att den redovisning som riksdagen får om resultatet av det multilaterala utvecklingssamarbetet är begränsad, och att det styrelse- och påverkansarbete som bedrivs av Utrikesdepartementet redovisas i liten utsträckning. Samtidigt som Riksrevisionen konstaterar att utrymmet för en mer heltäckande resultatredovisning i budgetpropositionen är begränsat, lyfter man fram möjligheten att lämna särskilda skrivelser till riksdagen. I likhet med utrikesutskottet menar Riksrevisionen att den årliga rapporteringen kan få stå tillbaka för att samla resurserna till en mer utvecklad resultatanalys med några års mellanrum. Denna resultatanalys, anför man, skulle då kunna användas i större utsträckning i den strategiska styrningen. 2.2 Riksrevisionens rekommendationer Nedan anges Riksrevisionens rekommendationer i något förkortad form så som de uttrycks i granskningsrapporten. Rekommendationer till regeringen * Regeringen bör fatta formella beslut om fördelningen av kärnstöd. Svenska kärnstöd omfattar årligen betydande belopp. Beslut om nivåer för kärnstöd är Sveriges viktigaste styrmedel i det multilaterala utvecklingssamarbetet. Därmed är det rimligt att regeringen fattar formella beslut om nivåerna för samtliga kärnstöd. * Regeringen bör överväga att införa en samlad rapportering av Sveriges multilaterala utvecklingssamarbete. En samlad resultatskrivelse om det multilaterala utvecklingssamarbetet skulle kunna presenteras för riksdagen med en viss periodicitet, till exempel vartannat år. Resultatskrivelsen kan lämpligen innehålla en utvecklad resultatanalys av Sveriges kärnstöd. Resultatrapporteringen bör också beskriva Utrikesdepartementets styrelse- och påverkansarbete samt arbetet med organisationsbedömningar och resultatstrategier. * Regeringen bör utveckla redovisningen i budgetpropositionen. Det är rimligt att budgetpropositionen bland annat innehåller en fullständig redovisning av Sveriges kärnstöd till multilaterala organisationer samt utvecklingsfonder och utvecklingsbanker. Även om detta inte är föremål för riksdagsbeslut kan det vara värdefullt för riksdagen att bli informerad om Sveriges engagemang i internationella organisationer. Rekommendationer till Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) * Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) bör se till att effektiviteten i hanteringen av det multilaterala utvecklingssamarbetet ökar. Den administrativa bördan kan minska. Det finns möjlighet att effektivisera handläggningen av det multilaterala utvecklingssamarbetet. Vissa administrativa uppgifter borde kunna förenklas eller tas bort. * Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) bör säkerställa en ärendehantering och arkivering som är effektiv och främjar insyn i det multilaterala utvecklingssamarbetet. Ärendehantering och arkivering på Utrikesdepartementet bör anpassas så att det löpande styrelse- och påverkansarbetet gentemot organisationerna kan dokumenteras på ett bättre sätt. Gemensamma rekommendationer * Regeringen och Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) bör säkerställa att beslut dokumenteras tydligt och informativt. För att skapa ökad tydlighet kring motiv till beslut bör bland annat bedömningar av organisationernas relevans och effektivitet redovisas mer utförligt i besluten. Storleken på stödet bör också tydligare kopplas till dessa bedömningar. * Regeringen och Regeringskansliet (Utrikesdepartementet) bör säkerställa en fungerande resultatuppföljning av det multilaterala utvecklingssamarbetet. Resultatuppföljningen skulle kunna göras mer aktivt inom ramen för de formella organisationsbedömningarna och organisationsstrategierna (resultatstrategierna). Om de gällande riktlinjerna för detta följs, finns det goda förutsättningar för en förbättrad resultatuppföljning av det multilaterala utvecklingssamarbetet. 3 Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser 3.1 Bakgrund om Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet Alltsedan Svensk strategi för multilateralt utvecklingssamarbete beslutades i april 2007 (UD 07.05) har ett omfattande förändringsarbete pågått. Ambitionen med detta arbete har varit att vidareutveckla styrverktygen och stärka samverkansformer och informationsflöden inom och mellan Regeringskansliet, Sida och andra berörda myndigheter. Vidare har det varit viktigt att stärka kompetensen i Utrikesdepartementet för ett mer effektivt påverkansarbete genom multilaterala organisationer. Centrala processer för detta har varit framtagandet av mallar för organisationsbedömningar och organisationsstrategier samt arbetsplaner för genomförande av de senare. Förbättrade informationsflöden och kapacitetshöjande åtgärder har även ingått. Baserat på utredningen Ett stabsstöd i tiden (SOU 2008:22) samt prop. 2008/09:1, utg.omr. 1 fattade regeringen i juni 2010 nytt beslut rörande ansvarsfördelningen mellan Utrikesdepartementet och Sida för bidragshantering (UF2010/37907/USTYR). I enlighet med detta beslut är det numera Sida som verkställer i princip alla utbetalningar inom utgiftsområde 7 Internationellt bistånd, vilket inbegriper även det multilaterala utvecklingssamarbetet. Sedan 2012 har Sidas uppgift att för Regeringskansliets räkning utföra vissa administrativa moment samt praktiskt hantera utbetalningar förtydligats i myndighetens instruktion (SFS 2010:1080). Det är fortfarande Utrikesdepartementets uppgift att förbereda beslut om stöd. Utrikesdepartementet fattar också de formella besluten om utbetalningar av kärnstöd efter föredragning för den politiska ledningen. Det är även Utrikesdepartementet som följer upp genomförandet av stöden samt sammanställer redovisning av verksamheten. Det finns således en omfattande hantering av stöd till multilaterala organisationer på Utrikesdepartementet. Under 2013 hanterades till exempel på Utrikesdepartementets enhet för multilateralt utvecklingssamarbete, UD-MU, 16 regeringsbeslut och fattades 78 regeringskanslibeslut med direkt bäring på det multilaterala utvecklingssamarbetet och det multilaterala humanitära biståndet. Riksrevisionens granskning rör beslut för fem organisationer (Världsbankens utvecklingsfond, IDA; Afrikanska utvecklingsbankens utvecklingsfond, AfDF; FN:s utvecklingsprogram, UNDP; FN:s flyktingorgan, UNHCR; Globala fonden mot aids, tuberkulos och malaria, GFATM) som alla hanteras av UD-MU. Utrikesdepartementets arbete med multilaterala organisationer består till största delen av att delta i styrningen och inriktningen av de organisationer som Sverige är medlem i genom bland annat styrelsearbete. Detta är utvecklingspolitisk diplomati: det vill säga påverkansarbete, systematisk analys och bedömning, samt styrning och uppföljning. Det är i detta arbete som regeringens prioriteringar kommer till uttryck. Därför välkomnas Riksrevisionens effektivitetsfrämjande förslag för den administrativa delen. Riksrevisionens granskning berör inte bara innehållet i de formella beslut som granskats utan även regeringens rapportering till riksdagen. Den förra regeringen lämnade under perioden 2009 till 2012 särskilda resultatskrivelser till riksdagen för det samlade biståndet, inklusive det bistånd som gick via multilaterala organisationer (skr. 2008/09:189, 2009/10:214, 2010/11:167 och 2011/12:164). I och med budgetpropositionen 2013 (prop. 2013/14:1) avslutades dessa skrivelser och resultatredovisning fördes in i budgetpropositionen. Riksdagen får sedan en tid tillbaka med viss periodicitet en skrivelse om arbetet i de internationella finansieringsinstitutionerna, inklusive de multilaterala utvecklingsbankerna (skr. 2004/05:54, 2009/10:153, 2011/12:154 och 2013/14:139). Riksrevisionens kommentar är att detta inte fyller de behov som riksdagen har. Riksrevisionen menar att bristen på aktuella bedömningar och strategier för multilaterala organisationer har försvårat för handläggare att ta in referenser eller utforma skrivningar i beslutsdokument. I detta sammanhang kan noteras att arbetet med att ta fram nya organisationsbedömningar, organisationsstrategier och arbetsplaner under den granskade perioden 2010-2013 fördröjdes under nästan två år, i avvaktan på att en biståndspolitisk plattform som skulle ersätta de tidigare tematiska policyerna togs fram. Under samma period ändrades även styrverktyg för utvecklingssamarbetet. Riktlinjer för resultatstrategier inom Sveriges internationella bistånd (UF2013/41712/UD/USTYR) antogs i juli 2013, vilket bland annat innebar att formatet för bedömningar, strategier och arbetsplaner gjordes om. Samtidigt ska det poängteras att Utrikesdepartementet spelar en aktiv roll i Multilateral Organisation Performance Assessment Network (MOPAN), ett nätverk bestående av 19 givarländer som tillsammans varje år bedömer ett antal multilaterala organisationers interna och externa effektivitet. Dessa bedömningar har ytterligare bidragit till den samlade svenska kunskapen om multilaterala organisationers verksamhet. Strukturerade, formella, organisationsbedömningar är ett värdefullt verktyg i styrningen och uppföljningen av svenskt stöd via multilaterala organisationer. Därutöver följer regeringen genom Utrikesdepartementet i andra former löpande upp verksamheten i de multilaterala organisationer som man är engagerad i. Detta görs exempelvis genom ett aktivt styrelsearbete, utlandsmyndigheternas kontinuerliga interaktion med organisationerna samt genom dialoger med ledningen för organisationerna på såväl politisk som tjänstemannanivå. I tillägg till strukturerade, formella, organisationsbedömningar finns alltså en god grund för att kunna bedöma multilaterala organisationer. Detta arbete dokumenteras också, även om det inte refereras till eller finns med som underlag till de beslut som fattas vid stöd till multilaterala organisationer. Avslutningsvis konstateras att Riksrevisionens granskning inte innehåller bedömningar av faktiska effekter eller resultat av det multilaterala utvecklingssamarbetet, utan fokuserar på hanteringen av detsamma. 3.2 Bedömning av Riksrevisionens iakttagelser Regeringen delar i allt väsentligt den analys som görs av Riksrevisionen och bekräftar riksdagens efterfrågan på tydligare redovisning från regeringen och Utrikesdepartementet. Regeringen, liksom Riksrevisionen, är angelägen om att det råder tydlighet och transparens kring de kärnstöd som Sverige ger till multilaterala organisationer. Under det senaste året har ett omfattande översynsarbete bedrivits, där rapporten Översyn av Utrikesdepartementets bidragshantering UF2014/30098/UD/EKO, 2015-02-06, utgör en väsentlig del, för att förbättra Utrikesdepartementets bidragshantering i sin helhet. Ett antal åtgärder som går i linje med Riksrevisionens observationer har redan börjat genomföras. Riksrevisionen menar att bristande insyn i det multilaterala utvecklingssamarbetet gör att det inte har varit möjligt att bedöma om statens medel under den granskade perioden använts på bästa sätt. Bland annat nämns att bristande insyn i beslutsprocessen, med beslut om kärnstöd som ofta saknar information som beskriver motiv och förväntade resultat, har gjort det svårt att påvisa att svenskt bistånd förmedlas via de organisationer som bedömts vara mest effektiva och relevanta för svenskt bistånd. Därmed, anser Riksrevisionen, har det inte heller gått att bedöma om budgetlagens krav på hög effektivitet och god hushållning uppfyllts. Hög effektivitet och relevans är centrala vid bedömning av multilaterala organisationer. Samtidigt ska det framhållas att en av de principer som anges i Svensk strategi för multilateralt utvecklingssamarbete är att inte bara premiera hög effektivitet eller relevans, utan också premiera förbättringar. Omvänt kan uteblivna förbättringar få finansiella konsekvenser i andra riktningen. Således finns det exempelvis utrymme att ge stöd till organisationer som har haft sämre effektivitet men tagit tydliga steg för att förbättra den. Frågan om relevans och effektivitet ska således inte ses statiskt, utan dynamiskt. Biståndet har och ska fortsatt kunna ha en pådrivande roll. Avvägningar och bedömningar om stöd följer dessutom utvecklingspolitiska prioriteringar. Dessa överväganden och prioriteringar ska vara transparenta och förklaras. Regeringen noterar att så inte tidigare har skett i tillräcklig utsträckning i beslut om kärnstöd och i rapporteringen till riksdagen och ämnar åtgärda detta. Riksrevisionens granskning fokuserar på beslut i fem multilaterala organisationer över tre år. Riksrevisionen anser att besluten inte innehåller tydliga och uppföljningsbara resultatkrav. Samtidigt framhåller Riksrevisionen att det "inte helt" saknas resultatuppföljning för Sveriges kärnstöd till multilaterala organisationer. Utrikesdepartementet för en löpande och mycket nära dialog med organisationerna, där Sverige verkar för en hög men fortfarande realistisk ambitionsnivå för resultatarbetet. Detta täcker centrala delar av för Sverige prioriterade områden och följs upp på ett ändamålsenligt sätt. Att Riksrevisionen anser att omfattningen och inriktningen på detta resultat- och styrningsarbete inte tydligt redogörs för till riksdagen är något som regeringen noterar och avser förbättra. Regeringen delar Riksrevisionens uppfattning att det finns inslag av onödig administration som skapar ineffektivitet. Riksrevisionens hänvisning till avslutningspromemorior är ett tydligt exempel. En särskild process för att ta om hand bidragsöversynens förslag, inklusive det som Riksrevisionens granskning identifierar, har initierats. Regeringen instämmer även i Riksrevisionens observationer kring ärendehantering och arkivering. Alltför många separata ärenden försvårar möjligheten att följa den löpande verksamheten. Bidragsöversynen har gjort liknande konstateranden. Regeringens avsikt är att Utrikesdepartementet ska ha ett system med färre akter och längre ledtider, och på så vis bättre och mer överskådligt kunna dokumentera det löpande arbetet. Riksrevisionen påpekar att utrikesutskottet har efterfrågat en utvecklad resultatanalys som kan ligga till grund för omprioriteringar och omprövningar i utvecklingssamarbetet. Det konstateras att det finns begränsade möjligheter att expandera rapporteringen inom ramen för budgetpropositionen, varför en samlad resultatskrivelse om det multilaterala utvecklingssamarbetet, till exempel vartannat år, föreslås. Regeringen erinrar om att den tidigare regeringen under fyra år, fram till och med 2012, lämnade särskilda resultatskrivelser till riksdagen för det samlade utvecklingssamarbetet, inklusive det arbete som bedrevs via multilaterala organisationer (skr. 2008/09:189, 2009/10:214, 2010/11:167 och 2011/12:164). I samband med budgetpropositionen 2013 avslutades dessa skrivelser och resultatredovisningen, i en mindre omfattande skala, fördes in i budgetpropositionen. Riksdagen ges vidare vartannat år en skrivelse om arbetet i de internationella finansieringsinstitutionerna, inklusive de multilaterala utvecklingsbankerna (skr. 2004/05:54, 2009/10:153, 2011/12:154 och 2013/14:139). Riksrevisionen anser att riksdagen inte får den information som den behöver om det multilaterala utvecklingssamarbetet. Regeringen välkomnar således en diskussion med riksdagen (utrikesutskottet) för att bättre kunna svara mot dessa behov. 4 Åtgärder med anledning av Riksrevisionens rekommendationer Regeringen välkomnar Riksrevisionens granskning. Granskningens rekommendationer utgör ett viktigt bidrag till arbetet med att förbättra Utrikesdepartementets processer för bidragshantering. Flera av dem sammanfaller med åtgärder som Utrikesdepartementet redan planerat för. I det följande återges Riksrevisionens sju rekommendationer i underrubriker, var och en åtföljd av de åtgärder som regeringen avser att genomföra. Åtgärderna kommer att utvärderas via Utrikesdepartementets ordinarie processer för verksamhetsuppföljning och sammanställas i en utvärderingsrapport senast den 31 januari, 2017. I och med denna skrivelse anser regeringen att granskningsrapporten är slutbehandlad. 4.1 Regeringens åtgärder Formella beslut om fördelningen av kärnstöd bör fattas Riksrevisionen föreslår att regeringen fattar formella beslut om nivåerna för samtliga kärnstöd. Detta, anser Riksrevisionen, skulle skapa bättre förutsättningar för ansvarsutkrävande samt insyn och öppenhet i beslutsprocessen. Regeringen delar allmänt denna uppfattning och avser med start budgetåret 2015 att fatta beslut om Utrikesdepartementets kärnstöd. Införandet av en samlad rapportering av Sveriges multilaterala utvecklingssamarbete bör övervägas Riksrevisionens granskning har visat att riksdagen bör få bättre information om bevekelsegrunderna för svenskt multilateralt utvecklingssamarbete och det resultat som stödet bidrar till. Regeringen delar Riksrevisionens uppfattning att det finns begränsat med utrymme för detta i budgetpropositionen, men att periodiskt återkommande skrivelser om det samlade svenska påverkansarbetet och resultaten av verksamheten i multilaterala organisationer kan vara ett bra sätt att fylla informationsbehovet. Regeringen avser att under innevarande riksmöte föra en dialog med utrikesutskottet om dess informationsbehov och hur behovet lämpligen kan tillgodoses. Redovisningen i budgetpropositionen bör utvecklas Riksrevisionen anser att även om en särskild redovisning av det multilaterala utvecklingssamarbetet införs finns det ett behov av att utveckla redovisningen i budgetpropositionen. Även om det inte är föremål för riksdagsbeslut, menar Riksrevisionen exempelvis att det är värdefullt för riksdagen att bli informerad om fördelningen av Sveriges kärnstöd till olika multilaterala organisationer. Regeringen instämmer i att dessa siffror bör rapporteras samlat för riksdagen. När det gäller redan utbetalda stöd kan budgetpropositionen vara en lämplig form för detta. Vad gäller planerade kärnstöd är budgetpropositionen dock inte rätt plats för detta. Riksdagen tar beslut på anslagsnivå, inte på enskilda anslagsposter eller för enskilda mottagare. Vidare skulle information om indikativ medelstilldelning i budgetpropositionen, innan påfyllnadsförhandlingar inletts/avslutats, inverka negativt på Sveriges förmåga att förhandla fram bättre villkor i processerna och bör således undvikas. Alternativa former för att ge riksdagen den översikt den efterfrågar ska dock diskuteras med utrikesutskottet under innevarande riksmöte. Andra förbättringar i budgetpropositionen ska också undersökas. 4.2 Regeringskansliets åtgärder En effektiv ärendehantering och arkivering som främjar insyn i det multilaterala utvecklingssamarbetet bör säkerställas Riksrevisionen efterlyser en ärendehantering och arkivering som förenklar för omvärlden att ta del av dokumentationen, vilket underlättar arbetet och minskar administrationen. Enhetlig arkivering lyfts särskilt fram. Regeringen instämmer i rekommendationen. Som en konsekvens av den nyligen avslutade översynen av bidragshanteringen har ett arbete påbörjats i syfte att förenkla arkivsystemet och att återinföra årsakter. Detta skulle innebära ett väsentligen färre antal ärenden som följer en löpande verksamhet, vilket är i enlighet med Riksrevisionens förslag. Effektivitetsarbetet kommer att pågå under 2015. 4.3 Regeringens och Regeringskansliets åtgärder Dokumentation av beslut på ett tydligt och informativt sätt bör säkerställas I syfte att skapa ökad tydlighet kring motiv till beslut anser Riksrevisionen att bedömningar av relevans och effektivitet bör redovisas mer utförligt i besluten. Riksrevisionen anser också att storleken på stödet tydligare bör kopplas till dessa bedömningar. Regeringskansliet har intensifierat arbetet med att ta fram nya bedömningar av- och strategier för multilaterala organisationer. Arbetet kommer att fortsätta parallellt med översynen av den förra regeringens biståndspolitiska plattform. I och med att den struktur som byggdes upp i samband med Svensk strategi för multilateralt utvecklingssamarbete ska uppdateras och vidareutvecklas kommer såväl organisationsbedömningar som strategier att kunna användas på ett tydligare sätt i beslutsprocesser, inklusive uppföljning, och strategiskt agerande. En ny UD-specifik vägledning, med tillhörande mallar, för bidragshanteringen kommer även att utarbetas under 2015. Detta kommer att innebära att frågor kring relevans och effektivitet får ökad synlighet i beslutsprocessen, något som även fortsättningsvis kommer att reflekteras i den revidering som ska genomföras av ovan nämnda strategi. I och med att organisationsbedömningar och strategier kommer att tas fram finns även förutsättningar för att tydligare relatera storleken på stöden till dessa. Samtidigt är enskilda beslut om stöd till multilaterala organisationer en politisk process där olika typer av överväganden görs och olika aspekter ställs mot varandra. Det är inte önskvärt att på förhand vikta de olika komponenter som kan ligga till grund för den slutliga kärnstödsnivån. Besluten ska dock utgå från målet för utgiftsområdet och överväganden ska tydliggöras i beslutsdokumentationen. En fungerande resultatuppföljning av det multilaterala utvecklingssamarbetet bör säkerställas Riksrevisionen anser att om de gällande riktlinjerna följs finns goda förutsättningar för en förbättrad resultatuppföljning. Regeringen och Utrikesdepartementet verkar redan i dag i sin pågående dialog med de multilaterala organisationerna för ambitiösa men verklighetsförankrade resultatramverk samt för god och tillförlitlig uppföljning. Resultatet av detta arbete ska fortsättningsvis redovisas bättre till riksdag och allmänhet för att säkerställa transparens och öppenhet. Som nämnts ovan är en viktig dimension av resultatarbetet ett intensifierat arbete med organisationsbedömningar och strategier för multilaterala organisationer, samt arbetsplaner för att följa upp dessa. Framtagandet av nya bedömningar av och strategier för multilaterala organisationer kommer att ske parallellt med framtagandet av ett nytt policyramverk för det svenska utvecklingssamarbetet. När nya bedömningar och strategier finns kommer även arbetet med att följa upp verksamheten i multilaterala organisationer att underlättas. Med detta som underlag kan Utrikesdepartementet ge bättre referenser i beslut och andra centrala styrdokument. Processen för detta kommer även att tydliggöras i en UD-specifik vägledning, med tillhörande mallar, som ska utarbetas under 2015. Effektiviteten i Utrikesdepartementets hantering av det multilaterala utvecklingssamarbetet bör öka. Den administrativa bördan kan minska. Riksrevisionen identifierar några möjligheter till att effektivisera handläggningen av det multilaterala utvecklingssamarbetet och föreslår att vissa administrativa uppgifter förenklas eller tas bort. Detta välkomnas. En översyn av Utrikesdepartementets bidragshantering avslutades nyligen, vilket resulterade i förslag till förbättringar. Liknande förslag omnämns i Riksrevisionens rapport, till exempel en övergång till årsvisa akter. Översynens rekommendationer kommer att prövas och genomföras på ett ändamålsenligt sätt. 4.4 Utrikesdepartementet Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 26 mars 2015 Närvarande: Statsministern S Löfven, ordförande, och statsråden Å Romson, M Wallström, Y Johansson, M Johansson, I Baylan, S-E Bucht, P Hultqvist, H Hellmark Knutsson, I Lövin, Å Regnér, M Andersson, A Ygeman, A Johansson, P Bolund, M Kaplan, M Damberg, A Bah Kuhnke, A Shekarabi, G Fridolin, G Wikström, Föredragande: statsrådet I Lövin Regeringen beslutar skrivelse 2014/15:92 Riksrevisionens rapport om bistånd genom internationella organisationer