Regeringskansliets rättsdatabaser

Regeringens skrivelse 2016/17:54 Riksrevisionens rapport om den offentliga förvaltningens digitalisering Skr. 2016/17:54 Regeringen överlämnar denna skrivelse till riksdagen. Stockholm den 14 december 2016 Stefan Löfven Ardalan Shekarabi (Finansdepartementet) Skrivelsens huvudsakliga innehåll I skrivelsen redovisar regeringen sin bedömning av Riksrevisionens iakttagelser i granskningsrapporten Den offentliga förvaltningens digitalisering - En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RiR 2016:14). Riksrevisionen drar i sin granskningsrapport slutsatsen att de offentliga aktörerna huvudsakligen inte driver utvecklingen av e-förvaltningen i enlighet med regeringens mål och att de själva kan göra mer för att utveckla förvaltningen. Enligt myndigheten har vidare utvecklingen av e-förvaltningen inte varit kostnadseffektiv, vilket berott på att styrningen varit kortsiktig, delegerad och präglad av ett bristande helhetsansvar. Riksrevisionen anser mot denna bakgrund att regeringen behöver stärka sitt grepp om utvecklingen av e-förvaltningen och styra denna mer långsiktigt. Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att e-förvaltning är ett område där styrningen bör stärkas. Regeringen presenterade därför i budgetpropositionen för 2015 en fyraårig satsning på att förstärka styrningen och samordningen av e-förvaltningen (prop. 2014/15:1 utg. omr. 22). Regeringen har inom ramen för denna satsning vidtagit en rad åtgärder. I och med denna skrivelse anser regeringen att granskningsrapporten är slutbehandlad. Innehållsförteckning 1 Ärendet och dess beredning 3 2 Styrning och finansiering 3 3 Regelverk 4 4 Mina meddelanden 5 5 E-arkiv 6 6 Öppna data 6 7 Regeringens åtgärder med anledning av Riksrevisionens iakttagelser och riksdagens tillkännagivanden 7 Bilaga Den offentliga förvaltningens digitalisering - En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RiR 2016:14) Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 14 december 2016 10 1 Ärendet och dess beredning Riksrevisionen har granskat e-förvaltningen och digitaliseringen i den offentliga förvaltningen. Resultatet av granskningen har överlämnats till riksdagen i form av rapporten Den offentliga förvaltningens digitalisering - En enklare, öppnare och effektivare förvaltning? (RiR 2016:14), se bilaga. Riksdagen överlämnade rapporten till regeringen den 1 juli 2016. Riksdagen tillkännagav den 21 april 2016 för regeringen som sin mening att regeringen bör verka för att statliga myndigheter samverkar bättre över myndighetsgränser kring e-förvaltningsprojekt. Riksdagen tillkännagav även att regeringen bör verka för att öka utbudet av och tillgängligheten till öppna data (bet. 2015/16:FiU25, rskr. 2015/16:208). I denna skrivelse behandlar regeringen de iakttagelser och rekommen-dationer som Riksrevisionen har redovisat i sin rapport samt tillkänna-givandena från riksdagen. 2 Styrning och finansiering Riksrevisionens iakttagelser och riksdagens tillkännagivande Riksrevisionen bedömer i sin granskningsrapport att de offentliga aktörerna huvudsakligen inte driver utvecklingen av e-förvaltningen i enlighet med regeringens mål och att de själva kan göra mer för att utveckla denna. Myndigheten drar även slutsatsen att regeringen inte har skapat de institutionella förutsättningar som krävs för att statliga myndigheter, kommuner och landsting ska kunna ta sitt ansvar på området. Utvecklingen av e-förvaltningen har enligt myndigheten inte varit kostnadseffektiv, vilket berott på att styrningen varit kortsiktig, delegerad och präglad av ett bristande helhetsansvar. Riksrevisionen anser mot denna bakgrund att regeringen behöver stärka sitt grepp om utvecklingen av e-förvaltningen och styra denna mer långsiktigt. Inom ramen för myndighetens granskning har det vidare framkommit att många offentliga aktörer efterfrågar en starkare styrning av den offent-liga förvaltningens digitalisering. Som anförts i avsnitt 1 har riksdagen tillkännagett som sin mening att regeringen bör se till att statliga myndigheter på ett bättre sätt samverkar över myndighetsgränser med e-förvaltningsprojekt (bet. 2015/16:Fi25, rskr. 2015/16:208). Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser Den svenska förvaltningsmodellen ger statliga myndigheter samt kommuner och landsting stor frihet att själva välja hur de ska fullgöra sina uppgifter. Detta är viktiga grundstenar i den framgångsrika svenska förvaltningen. Samtidigt finns det områden där behovet av helhetssyn ställer högre krav på regeringens samordning och styrning. Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att e-förvaltning är ett område där regeringen bör stärka sitt inflytande samt ta ställning till vilka frågor som är strategiskt viktiga och bör prioriteras. Regeringen bedömer vidare att styrningen av och kraven på de offentliga aktörerna behöver bli tydligare för att skapa bättre förutsättningar för utvecklingen på området. Även samverkan behöver utvecklas, inte minst mellan statliga myndigheter, samt mellan dessa och andra aktörer i den offentliga förvaltningen. Detta är viktigt då enskilda, företag och andra organisationer i vissa fall har behov som bäst tillgodoses genom ökad samverkan. 3 Regelverk Riksrevisionens iakttagelser och rekommendation Riksrevisionen konstaterar att ett antal utredningar och studier sedan tidigt 2000-tal pekat på problemen i mötet mellan digital teknik och gällande lagstiftning. Granskningen visar att dessa problem kvarstår. Myndigheten framhåller bl.a. att hindren mot införandet av den nationella tjänsten Mina meddelanden, e-arkiv och öppna data är kopplade till regleringen om personuppgiftsansvar och sekretess. Riksrevisionen anför att den gällande lagstiftningen begränsar möjlig-heterna för myndigheter att utbyta information med varandra. Enligt Riksrevisionen skapar detta problem vid utvecklingen av digitala tjänster, där effektiviseringsvinsterna finns i ett förenklat informationsutbyte. Riksrevisionen bedömer att det ofta föreligger en konflikt mellan å ena sidan de positiva aspekterna av digitaliseringen och å andra sidan be-hovet av skydd av den personliga integriteten och behovet av sekretess. Riksrevisionen rekommenderar regeringen att utreda vilka författnings-ändringar som behövs för att kunna skapa en digital förvaltning. Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att det är svårt för statliga myndigheter, kommuner och landsting att driva den digitala utvecklingen framåt om det finns rättsliga hinder som i onödan omöjliggör eller åtminstone påtagligt försvårar för myndigheterna att ta tillvara den digitala teknikens möjligheter. Regeringen har i budgetpropositionen för 2017 framhållit vikten av att säkerställa att lagstiftningen ger tillräckligt stöd för digitaliseringen av den offentliga sektorn och en samverkande förvaltning (prop. 2016/17:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.4.2). Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att ett förenklat in-formationsutbyte kan leda till effektiviseringsvinster. Regeringen anser också att detta kan bidra till att uppfylla målet att skapa en enklare vardag för privatpersoner och företag. Regeringen har i budget-propositionen för 2017 konstaterat att uppgifter, där det är möjligt och relevant, bara ska behöva lämnas en gång (prop. 2016/17:1 utg.omr 22 avsnitt 4.5.1). Samtidigt är det angeläget att skyddet för den personliga integriteten upprätthålls i den digitala förvaltningen. Regeringen instämmer delvis i Riksrevisionens bedömning att det finns en konflikt mellan å ena sidan de positiva effekterna av digitalisering och å andra sidan behovet av skydd av den personliga integriteten och be-hovet av sekretess. Regeringen vill dock framhålla att en ökad digi-talisering även kan skapa nya förutsättningar för att stärka den personliga integriteten, t.ex. i form av ökade möjligheter till insyn i den offentliga förvaltningens hantering av personuppgifter samt genom tekniska behörighetsbegränsningar och bättre möjligheter att kontrollera vilka personer som får tillgång till digitala uppgiftssamlingar. Ett förenklat digitalt informationsutbyte behöver vidare inte i sig innebära en för-sämring av skyddet för de uppgifter som behandlas. 4 Mina meddelanden Riksrevisionens iakttagelser och rekommendation Riksrevisionen drar med anledning av sin granskning slutsatsen att det finns en hittills outnyttjad potential i flera gemensamma tjänster inom den offentliga förvaltningen, t.ex. i tjänsten Mina meddelanden. Myndig-heten konstaterar bl.a. att regeringen inte möjliggjort för privata välfärds-utförare att kunna sända digital post genom Mina meddelanden. Riksrevisionen rekommenderar vidare regeringen att ställa krav på att offentlig posthantering ska ske digitalt. Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser och rekommendation Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att det finns en outnyttjad potential i tjänsten Mina meddelanden. En hög anslutningsgrad till tjänsten innebär stor nytta för såväl avsändare som mottagare. I budget-propositionen för 2015 konstaterade också regeringen att förvaltnings-gemensamma tjänster, som t.ex. Mina meddelanden, är viktiga för att göra det enklare för medborgare och företag (prop. 2014/15:1 utg.omr. 22 avsnitt 5.4.2). Regeringen satte därför upp ett mål om att mellanstora och större statliga myndigheter senast 2017 ska ansluta relevanta meddelandeflöden till Mina meddelanden. Skatteverket fick vidare i uppdrag att följa upp dessa myndigheters anslutning. Skatteverkets uppföljning visar dock på att myndigheterna inte ansluter sig i en takt som regeringen bedömer som tillräckligt hög för att tjänsten ska vara effektiv (N2016/01819/EF). Regeringen instämmer i Riksrevisionens bedömning att det från effektivitetssynpunkt kan vara fördelaktigt att offentlig posthantering sker digitalt. Regeringen anser att en viktig förutsättning för att öka anslutningen till Mina meddelanden och nyttan med tjänsten för mottagarna, är att möjliggöra för privata utförare av offentligfinansierad verksamhet att ansluta sig till och använda Mina meddelanden. 5 E-arkiv Riksrevisionens iakttagelser och rekommendation Riksrevisionen bedömer att det finns en hittills outnyttjad samhälls-ekonomisk potential i e-tjänster som t.ex. e-arkiv. Myndigheten konsta-terar att frånvaron av fastslagna och utpekade standarder har försvårat införandet av e-arkiv och att det krävs gemensamma standarder för att förenkla införandet. Riksrevisionens rekommenderar mot denna bakgrund att Riksarkivet ges i uppdrag att ta fram en nationell strategi för införande av e-arkiv i den offentliga förvaltningen. Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att frånvaron av fastslagna och utpekade standarder har försvårat införandet av e-arkiv. Regeringen bedömer vidare att ett sådant införande kommer att kräva omfattande arbete med att utveckla tekniska standarder och informationsspecifikationer. För enskilda statliga myndigheter på-verkar införandet av e-arkiv kärnverksamheten och kräver därför ett betydande engagemang, inte minst på ledningsnivå. E-arkiv skulle dock möjliggöra en mer effektiv informationshantering och regeringen anser därför att det är viktigt att arbetet prioriteras på ledningsnivå. Regeringen vill också framhålla att det är viktigt att säkerställa att den information som lagras i e-arkiv förvaras på ett säkert sätt. 6 Öppna data Riksrevisionens iakttagelser och riksdagens tillkännagivande Riksrevisionen bedömer i sin rapport att öppna data kan skapa samhällsekonomisk nytta genom att ge förutsättningar för innovation och ekonomisk tillväxt. Riksrevisionen framhåller att det saknas formella krav och incitament för de offentliga aktörerna att publicera öppna data. Det är därför få aktörer som publicerar data av detta slag, trots att riksdagen och regeringen bedömt att det är angeläget. Som anförts i avsnitt 1 har riksdagen tillkännagett som sin mening att regeringen bör verka för att öka utbudet av och tillgängligheten till öppna data (bet. 2015/16:Fi25, rskr. 2015/16:208). Riksrevisionen rekommenderar regeringen att ta fram en nationell strategi för arbetet med öppna data som tydligt anger vilken typ av information som är strategiskt viktig att publicera som öppna data, hur arbetet ska finansieras och i vilket format som datan ska publiceras. Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser Regeringen delar Riksrevisionens bedömning att öppna data kan skapa samhällsekonomisk nytta genom att ge bättre förutsättningar för innovation och ekonomisk tillväxt. Information från den offentliga för-valtningen är en hittills till stor del outnyttjad resurs som kan ha ett stort värde för olika aktörer i samhället. Ett av regeringens mål med e-för-valtningen är en öppnare förvaltning som stödjer innovation och tillväxt. 7 Regeringens åtgärder med anledning av Riksrevisionens iakttagelser och riksdagens tillkännagivanden Styrning I budgetpropositionen för 2015 presenterade regeringen en fyraårig satsning 2015-2018 på att förstärka styrningen och samordningen av e-förvaltningen (prop. 2014/15:1 utg.omr. 22 avsnitt 5.5.1). Den fyraåriga satsningen 2015-2018 hålls ihop i programmet Digitalt först och dess delar: * digital förnyelse - styrning och digital mognad, * ett smartare Sverige - innovativa digitala lösningar, och * en stabil bas - en digital infrastruktur. Som följd av regeringsombildningen i maj 2016 har ansvaret för övergripande frågor om digitalisering och it i offentlig förvaltning flyttats till Finansdepartementet. Detta departement ansvarar sedan tidigare även för allmänna frågor om statsförvaltningen samt för övergripande frågor om styrning, ledning och organisation av statlig verksamhet. Om-organisationen kommer enligt regeringens bedömning att ge utökade möjligheter att samordna utvecklingen på e-förvaltningsområdet med annan förvaltningsutveckling. I budgetpropositionen för 2017 aviserade regeringen åtgärder för att öka incitamenten till att digitalisera förvaltningen. Bland annat föreslås en ny finansieringsmodell för förvaltningen av nationella grunddata och nationella digitala tjänster (prop. 2016/17:1 utg.omr. 22 avsnitt 4.5.1). Regeringen har vidare gett en särskild utredare i uppdrag att analysera och lämna förslag till effektiv styrning av utveckling, införande och för-valtning av nationella digitala tjänster (dir. 2016:39). Utredningen har antagit namnet Utredningen om effektiv styrning av nationella digitala tjänster i en samverkande förvaltning (N 2016:01). För att stärka styrningen av samarbetet och samverkan över myndighetsgränserna på det aktuella området har utredningen genom tilläggsdirektiv också fått i uppdrag att analysera hur digitaliseringen i den offentliga sektorn kan stärkas genom att, inom ramen för den befintliga myndighetsstrukturen, samla ansvaret för dessa frågor till en myndighet (dir. 2016:97). Ut-redaren ska med utgångspunkt i analysen lämna förslag till nödvändiga författningsändringar och övriga åtgärder som krävs för att en myndighet så snart som möjligt ska kunna ges den aktuella uppgiften. Uppdraget ska i denna del redovisas senast den 15 mars 2017. Genom att samla ansvaret i en myndighet kan styrningen av digitaliseringen i den offentliga sektorn effektiviseras, samtidigt som förutsättningarna för en medborgar-centrerad, innovativ och effektiv verksamhetsutveckling förbättras. Regeringen har 2016 gett ett antal statliga myndigheter i uppdrag att leda utvecklingen inom fyra utvecklingsområden: ett förenklat före-tagande, en smartare livsmedelskedja, en smartare samhällsbyggnads-process och smartare miljöinformation (N2016/01182/FF, N2016/01646/EF, N2016/01419/EF, N2016/02035/EF). Uppdragen omfattar bl.a. att skapa förutsättningar för nya digitala tjänster och att verka för gemensamma gränssnitt, specifikationer och standarder för digital samverkan. Regeringen har också förlängt Ekonomistyrningsverkets uppdrag att följa de statliga myndigheternas effektivitet vid användningen av it-teknik och hur de tar tillvara digitaliseringens möjligheter (N2016/01642/EF). Regeringen bedömer att de vidtagna åtgärderna kommer att ge förutsättningar för att stärka styrningen och samordningen på området. Regelverk Regeringen har gett en utredare i uppdrag att kartlägga och analysera i vilken utsträckning det förekommer lagstiftning som i onödan försvårar digital utveckling och samverkan inom den offentliga förvaltningen (dir 2016:98). Utredaren ska lämna förslag till de författningsändringar som bedöms ha störst potential att stödja den fortsatta digitaliseringen av förvaltningen. Författningsförslagen ska vara motiverade utifrån en sammantagen bedömning, där samtliga relevanta intressen och perspektiv har beaktats och vägts mot varandra. Utredaren ska särskilt analysera sådan lagstiftning som i onödan försvårar digitalt informations-utbyte inom den offentliga förvaltningen och genomförandet av regeringens målsättning om att digitala tjänster, så långt det är möjligt och när det är relevant, ska vara förstahandsval vid den offentliga sektorns kontakter med medborgare, organisationer och företag. Upp-draget ska redovisas senast den 31 mars 2018. Regeringen bedömer att utredarens betänkande kan bidra till att skapa förutsättningar för en lagstiftning som ger stöd för digitaliseringen av den offentliga sektorn och inte i onödan hindrar digitalisering och samverkan. Mina meddelanden Genom att ansluta sig till tjänsten Mina meddelanden kan privatpersoner och företag ta emot post från offentliga aktörer på ett säkert sätt i en digital brevlåda som är åtkomlig oavsett var mottagaren befinner sig. Utredningen om effektiv styrning av nationella digitala tjänster i en samverkande förvaltning har getts i uppdrag att i ett delbetänkande senast den 15 mars 2017 bl.a. lämna förslag till hur en övergång till digital myndighetspost för privatpersoner och företag kan genomföras i praktiken. Utredningen ska även lämna förslag till hur privata utförare av offentligfinansierad verksamhet som avsändare av information ska kunna ansluta sig till Mina meddelanden. Utredningen har vidare getts i uppdrag att lämna förslag till en reglering som innebär en skyldighet för lämpliga statliga och kommunala myndigheter att ansluta sig till Mina meddelanden. Det senare förslaget ska redovisas i utredningens slutbetänkande senast den 31 december 2017 (dir. 2016:97). Regeringen bedömer att utredningens förslag kan skapa förutsättningar att realisera en hittills outnyttjad potential i Mina meddelanden. Öppna data I juni 2016 gav regeringen Riksarkivet i uppdrag att främja statliga myndigheters arbete med att tillgängliggöra information och öppna data (Fi2016/01537/SFÖ). I uppdraget ingår att ta ställning till vilka format som myndigheterna bör publicera sin information och stimulera dem att publicera öppna data enligt gemensamma riktlinjer. Uppdraget omfattar även att förvalta webbplatsen ÖppnaData.se, som Verket för innovations-system tidigare ansvarat för, samt att ansvara för vägledningen för vidareutnyttjande av offentlig information på webbsidan vidare-utnyttjande.se, som E-delegationen har tagit fram. Riksarkivet får med uppdraget en ledande och samordnande roll på området. Uppdraget ska genomföras i samarbete med Lantmäteriet och pågår t.o.m. den 31 december 2018. I budgetpropositionen för 2017 har regeringen anfört att den senast 2018 avser återkomma till riksdagen i frågan om modeller för långsiktig finansiering av förvaltningsuppgifter för digital infrastruktur, så som t.ex. öppna geodata (prop. 2016/17:1 utg.omr. 22). Sammanfattande bedömning Riksrevisionens granskning av området har gett en nyanserad bild av nuläget när det gäller den offentliga förvaltningens arbete med digitalisering. Granskningsrapporten kommer utgöra ett värdefullt underlag för det fortsatta arbetet på området. Regeringen har redan vidtagit ett antal åtgärder på området som är i linje med Riksrevisionens rekommendationer. I och med denna skrivelse anser regeringen att granskningsrapporten är slutbehandlad. Finansdepartementet Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 14 december 2016 Närvarande: statsminister Löfven, ordförande, och statsråden Lövin, Wallström, Y Johansson, M Johansson, Baylan, Bucht, Hultqvist, Andersson, Hellmark Knutsson, Ygeman, A Johansson, Bolund, Damberg, Bah Kuhnke, Strandhäll, Shekarabi, Fridolin, Eriksson, Linde, Skog, Ekström Föredragande: statsrådet Ardalan Shekarabi Regeringen beslutar skrivelse 2016/17:54 Riksrevisionens rapport om den offentliga förvaltningens digitalisering