Regeringskansliets rättsdatabaser

Regeringens proposition 1998/99:24 Ett sekretariat i Stockholm för Östersjöstaternas råd Prop. 1998/99:24 Regeringen överlämnar denna proposition till riksdagen. Stockholm den 29 oktober 1998 Göran Persson Leif Pagrotsky (Utrikesdepartementet) Propositionens huvudsakliga innehåll Östersjöstaternas råd har beslutat att förlägga sitt sekretariat till Stockholm. Sverige har undertecknat ett avtal med sekretariatet om den rättsliga ställningen i Sverige för sekretariatet och dess personal. I propositionen föreslås att riksdagen godkänner avtalet. Vidare föreslås att lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall även skall omfatta institutet och dess tjänstemän. Innehållsförteckning 1 Förslag till riksdagsbeslut 3 2 Förslag till lag om ändring i lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall 4 3 Ärendet och dess beredning 5 4 Östersjöstaternas råd 5 5 Inrättande av sekretariatet 6 6 Avtalets innehåll 7 7 Godkännande av avtalet 9 8 Ändring i lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall 9 9 Kostnader 10 Bilaga 1 Beslut om inrättande av sekretariatet 11 Bilaga 2 Avtal om immunitet och privilegier för sekretariatet 19 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 29 oktober 1998 30 1 Förslag till riksdagsbeslut Regeringen föreslår att riksdagen 1. godkänner avtalet om immunitet och privilegier för sekretariatet för Östersjöstaternas råd, 2. antar regeringens förslag till lag om ändring i lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall. 2 Förslag till lag om ändring i lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall Härigenom föreskrivs att bilagan till lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall skall ha följande lydelse. Föreslagen lydelse Bilaga ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Immunitet och/eller privilegier gäller för följande Tillämplig internatio- nell överenskommelse ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Internationella organ Fysiska personer ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – 61. Sekretariatet för Östersjöstaternas råd Sekretariatets tjänste- män Avtal den 23 oktober 1998 mellan Sverige och sekretariatet för Östersjöstaternas råd om immunitet och privilegier för sekretariatet ____________ Denna lag träder i kraft den dag regeringen bestämmer. 3 Ärendet och dess beredning Östersjöstaternas råd har beslutat att förlägga sitt sekretariat till Stockholm. Beslutet fattades genom skriftväxling mellan Danmarks utrikesminister, som då innehade ordförandeskapet i rådet, och övriga medlemsstaters utrikesministrar. Beslutet finns i bilaga 1. Efter förhandlingar mellan representanter för den svenska regeringen och sekretariatet har enighet nåtts om lydelsen av ett avtal om immunitet och privilegier för sekretariatet. Östersjöstaternas råds ämbetsmanna- kommitté har beretts tillfälle att lämna synpunkter på dess innehåll. Avtalet finns i bilaga 2. Regeringen beslutade den 22 oktober 1998 att avtalet skulle undertecknas, vilket skedde den 23 oktober 1998. Under ärendets beredning har samråd skett med närmast berörda myndigheter, dvs. Riksåklagaren, Rikspolisstyrelsen, Generaltull- styrelsen och Riksskatteverket. Lagrådet Den föreslagna lagändringen är av enkel beskaffenhet. Regeringen anser därför att Lagrådets yttrande inte behöver inhämtas. 4 Östersjöstaternas råd Östersjöstaternas råd – the Council of the Baltic Sea States - bildades 1992. Medlemmar i rådet är Danmark, Estland, Finland, Island, Lettland, Litauen, Norge, Polen, Ryssland, Sverige, Tyskland och den europeiska kommissionen. Tanken bakom Östersjöstaternas råd var att skapa ett forum för att knyta samman det framväxande samarbetet mellan länderna kring Östersjön efter de genomgripande förändringarna i Östeuropa. Syftet med samarbetet är att åstadkomma en genuint demokratisk utveckling i Östersjöregionen och större sammanhållning mellan medlemsländerna samt att säkerställa en gynnsam ekonomisk utveckling. Ett utökat samarbete för att förbättra miljön i regionen är en viktig del. Rådet skall fungera som ett forum för vägledning och samordning av samarbetet i flertalet frågor av gemensamt intresse för medlemsländerna i regionen – utom när det gäller de rent säkerhetspolitiska frågorna. Samarbetets form Östersjöstaternas råd är ett samarbetsorgan för medlemsländernas utrikesministrar och kommissionären för yttre förbindelser vid Europeiska kommissionen. Rådet sammanträder en gång om året. I samband därmed utfärdas en kommuniké som anger samarbetets inriktning under det därpå följande året. Ordförandeskapet roterar varje år mellan medlemsländerna utan någon särskilt fastställd ordning. Sverige innehade ordförandeskapet 1995/96. Mellan ministermötena utförs arbetet av en ämbetsmannakommitté som har ett övergripande ansvar för att samordna genomförandet av rådets beslut. Östersjöstaternas råd har vidare tre permanenta arbetsgrupper som under ämbetsmannakommitténs överinseende svarar för genomförandet av handlingsprogrammet inom sina respektive områden. De tre områden handlingsprogrammen omfattar är demokratistöd, medborgerlig säkerhet och mänskliga rättigheter, ekonomiskt samarbete och kärnsäkerhet. Östersjöstaternas råd har också tillsatt en särskild kommissarie för demokratiska institutioner och mänskliga rättigheter som har sitt sekretariat i Köpenhamn. Kommissarien granskar aktivt utvecklingen av demokratiska förhållanden och mänskliga rättigheter i regionen. Östersjöstaternas råd är inte baserat på en formell internationell överenskommelse utan på beslut fattade av ministrarna. Organisationen har hittills saknat ett sekretariat. Insikten har emellertid vuxit fram bland medelmsstaterna om att ett permanent sekretariat vore av stor vikt för den fortsatta utvecklingen av samarbetet. 5 Inrättande av sekretariatet Östersjöstaternas råd har nu fattat beslut om att inrätta ett permanent sekretariat i Stockholm. Sekretariatets huvudsakliga uppgift är att ge tekniskt stöd till ordförandeskapet. Detta innefattar bland annat stöd vid förberedelse av möten samt vid genomförande av de beslut som fattas vid dessa möten. Vidare skall sekretariatet sprida information om verksamheten i Östersjöstaternas råd till allmänheten, massmedierna och andra organ som arbetar med östersjöfrågor. Syftet med inrättandet är att stärka samarbetet i rådet liksom den regionala identiteten, säkerställa kontinuiteten mellan de växlande ordförandeskapen och erhålla ett instrument för uppföljning av de beslut som fattas vid ministermöten. Chefen för sekretariatet utses av medlemsstaterna i Östersjöstaternas råd. Chefen skall under ordförandeskapets ledning samordna sekretariatets verksamhet och rapportera härom till ämbetsmanna- kommittén. Sekretariatet påbörjade sin verksamhet den 15 augusti 1998 i lokaler som regeringen tillhandahållit i Strömsborg, Stockholm. Sekretariatet inrättas inledningsvis för en tidsperiod om fem år varefter ämbetsmannakommittén skall utvärdera dess verksamhet. 6 Avtalets innehåll Allmänt om högkvartersavtal Mellan en internationell organisation och regeringen i det land där organisationen är permanent representerad ingås regelmässigt ett högkvartersavtal. Sverige har ingått tre högkvartersavtal som är i kraft idag. Det är ett avtal med Internationella sjöfartsorganisationen (IMO) angående världssjöfartsuniversitetet i Malmö (prop. 1982/83:104), en överenskommelse med Förenta nationernas Höge Kommissarie för flyktingar om ett kontor i Stockholm för UNHCR:s representant för de nordiska länderna (prop. 1985/86:14) och en överenskommelse med Internationella institutet för demokrati och fria val (IDEA) om immunitet och privilegier för institutet och dess anställda (prop. 1995/96:41). Vidare avser regeringen att även ingå ett högkvartersavtal med Förenta nationernas miljöprogram om ett samordningskontor i Kalmar för projektet Globala utvärderingen av internationella vatten (prop. 1998/99:23). Sekretariatet (artikel 2-7) I avtalet definieras inledningsvis vissa uttryck som används i avtalstexten. Härefter anges att sekretariatet skall tillerkännas den rättskapacitet som krävs för att det skall kunna utföra sin verksamhet, vilket innebär att sekretariatet är en juridisk person. Sekretariatets lokaler i Stockholm skall vara okränkbara. För att svenska myndigheter skall få tillträde till lokalerna krävs att sekretariatets chef lämnat sitt tillstånd. Vid en eldsvåda eller annan olycka som påkallar omedelbara skyddsåtgärder anses dock ett sådand medgivande finnas. Svenska myndigheter skall vidta nödvändiga åtgärder för att ge sekretariatets lokaler och personal säkerhet och skydd. Dess arkiv skall vara okränkbart. Sekretariatet skall åtnjuta immunitet mot alla slags rättsliga förfaranden utom i fråga om dels tredje mans krav på skadestånd på grund av trafikolycka, dels genkäromål som har direkt anknytning till en talan som väckts av sekretariatet. Vidare kan sekretariatet besluta att i ett visst fall avstå från att åberopa sin immunitet. Sekretariatet skall vara befriat från alla direkta skatter. Sekretariatet skall också, vid betydande inköp av varor eller tjänster inom ramen för dess verksamhet, vara befriat från indirekta skatter i den utsträckning som medges internationella organisationer i Sverige enligt lagen (1994:200) om mervärdesskatt. Befrielsen omfattar dock inte skatter som snarare är att betrakta som avgifter för utförda tjänster från det allmännas sida. Tjänstemännen vid sekretariatet (artikel 8-10) Tjänstemännen skall åtnjuta immunitet mot rättsliga förfaranden som grundas på muntliga eller skriftliga uttalanden de gjort i egenskap av tjänstemän vid sekretariatet eller åtgärder de vidtagit i denna egenskap. Alla dokument som finns i tjänstemannens besittning skall vara okränkbara. Tjänstemän som inte är svenska medborgare eller bosatta i Sverige när anställningen påbörjas skall vara befriade från skatt och sociala avgifter på lön och annan ersättning som betalas ut av sekretariatet. Dessa tjänstemän skall vidare, liksom familjemedlemmar som ingår i deras hushåll, vara undantagna från de svenska reglerna om invandrings- restriktioner. De skall också ha rätt att utan tull och införselavgifter föra in möbler och personliga tillhörigheter, inklusive ett motorfordon, i samband med att de tillträder sin befattning vid sekretariatet. Sekretariatets chef skall härutöver, såvida han eller hon inte är svensk medborgare eller bosatt i Sverige när anställningen påbörjas, åtnjuta de förmåner som vanligen tillkommer diplomatiska sändebud i motsvarande ställning enligt Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser. Övriga bestämmelser (artikel 11-16) Det land som är värd för sekretariatet skall inte ha någon ekonomisk fördel av dess lokalisering gentemot andra medlemsländer i Östersjöstaternas råd. I den utsträckning tjänstemän, som är svenska medborgare eller bosatta i Sverige när anställningen påbörjas, betalar inkomstskatt på sin lön från sekretariatet skall sekretariatet kompenseras genom att dessa intäkter återbetalas till sekretariatets allmänna budget. Om inte så skedde, skulle Sverige de facto komma att ge ett lägre nettobidrag till sekretariatets verksamhet än den andel som slagits fast i beslutet om inrättande av sekretariatet. På samma sätt som i andra avtal om immunitet och privilegier gäller att dessa förmåner beviljas endast för att sekretariatets arbete skall kunna bedrivas på ett effektivt sätt och inte för att gynna den enskilde. Immuniteten för en tjänsteman kan därför hävas, om den anses hindra rättvisans gång. Beslut om hävande av immuniteten fattas i fråga om tjänstemännen av chefen för sekretariatet i samråd med ordföranden i Östersjöstaternas råd, och i fråga om chefen för sekretariatet av ordföranden i Östersjöstaternas råd i samråd med ämbetsmanna- kommittén. De personer som åtnjuter immunitet och privilegier enligt avtalet är givetvis skyldiga att iaktta svensk lagstiftning, om det inte inkräktar på de förmåner som har beviljats enligt avtalet. Avtalet träder i kraft den första dagen i månaden efter det att regeringen underrättat sekretariatet att riksdagen godkänt avtalet, dock att bestämmelserna i artikel 5, 9 och 11 skall tillämpas från och med den 15 augusti 1998 då sekretariatet påbörjade sin verksamhet. 7 Godkännande av avtalet Regeringens förslag: Riksdagen godkänner avtalet om immunitet och privilegier för sekretariatet. Skälen för regeringens förslag: Inom ramen för det vidare östersjösamarbetet spelar det svenska engagemanget i Östersjöregionen en central roll och är av hög prioritet. Genom att Östersjöstaternas råd beslutat förlägga sitt sekretariat till Stockholm har Sverige blivit värdland för ett viktigt internationellt organ. Sekretariatet är ett internationellt organ med fast institutionell struktur upprättat genom en internationell överenskommelse i skriftlig form. Internationella organ av sådan karaktär betraktas som folkrättsliga subjekt och anses böra tillerkännas rättskapacitet liksom viss immunitet och vissa andra förmåner för att på ett från värdlandet oberoende sätt kunna fullgöra de uppgifter staterna lämnat organet. Immunitet innebär att en talan inför domstol eller en ansökan om verkställighet skall avvisas. Privilegier innebär vissa undantag från nationell lagstiftning. Genom avtalets bestämmelser erhåller sekretariatet och dess tjänstemän immunitet och privilegier motsvarande vad som gäller för andra internationella organisationer av liknande karaktär. 8 Ändring i lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall Regeringens förslag: Lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall skall även omfatta sekretariatet och dess tjänstemän. Skälen för regeringens förslag: För att avtalets bestämmelser skall bli gällande inför svenska myndigheter måste de införlivas med svensk rätt. Frågor om immunitet och privilegier för internationella organ och personer med anknytning till sådana organ regleras i lagen (1976:661) om immunitet och privilegier i vissa fall. Enligt 4 § åtnjuter vissa i en bilaga till lagen angivna organ och personer med anknytning till sådana organ immunitet och privilegier enligt vad som bestämts i stadga eller avtal som är i kraft i förhållande till Sverige. Bilagan bör kompletteras så att den också omfattar sekretariatet och dess tjänstemän. Immuniteten och privilegierna gäller i den utsträckning som framgår av avtalet. Avtalet träder i kraft den första dagen i månaden efter det att regeringen underrättat sekretariatet att riksdagen godkänt avtalet, dock att bestämmelserna i artikel 5, 9 och 11 skall tillämpas från och med den 15 augusti 1998. Med hänsyn till att det inte säkert kan anges när avtalet blir bindande för Sverige bör den föreslagna lagändringen träda i kraft den dag regeringen bestämmer. 9 Kostnader Enligt regeringens bedömning torde de enda kostnader som uppkommer som en direkt följd av denna proposition vara den kompensation som Sverige skall lämna till sekretariatets budget för att täcka de inkomstskatter som betalas av svenskar som är anställda vid sekretariatet. Sveriges allmänna bidrag till sekretariatet är budgeterat i anslaget B1, Bidrag till vissa internationella organisationer, inom utgiftsområde 5, Utrikesförvaltning och internatinell samverkan. Beslut om inrättande av sekretariatet Skrivelse från Danmarks utrikesminister i egenskap av ordförande i Östersjöstaternas råd till de övriga utrikes- ministrarna i Östersjöstaternas råd, däribland Sveriges utrikesminister Översättning Copenhagen, 2 February 1998 Köpenhamn den 2 februari 1998 Dear Lena Hjelm-Wallén, Kära Lena Hjelm-Wallén At our CBSS Ministerial Session in Riga on 2-3 July 1997, we instructed the Committee of Senior Officials (CSO) to consider the question of the need for a permanent international secretariat of the CBSS and to submit the appropriate recommendations to ministers for decision by written procedure. Vid ministermötet i Östersjö- staternas råd i Riga den 2–3 juli 1997 uppmanade vi ämbets- mannakommittén att behandla frågan om behovet av ett permanent internationellt sekretariat för Östersjöstaternas råd och att inkomma med vederbörliga rekommendationer till ministrarna för beslut genom skriftligt förfarande. It has been reported to me by the Chairman of the CSO that there is now consensus on a set of recom- mendations on the establishment of a secretariat in Stockholm. Ämbetsmannakommitténs ordför- ande har meddelat mig att det nu föreligger enighet om ett antal rekommendationer för inrättande av ett sekretariat i Stockholm. Please confirm, if possible before 20 February 1998, that you agree on the establishment of a CBSS secretariat according to the enclo- sed modalities, and that you agree to decide in written procedure. Var vänlig att bekräfta, om möjligt före den 20 februari 1998, att Ni samtycker till inrättandet av ett sekretariat för Östersjöstaternas råd enligt bifogade villkor och att Ni samtycker till att fatta beslut genom skriftligt förfarande. Yours Sincerely, Niels Helveg Petersen Er tillgivne Niels Helveg Petersen Villkor för inrättandet av sekretariatet Establishment of a CBSS Secretariat Inrättande av ett sekretariat för Östersjöstaternas råd The Governments of the Council of the Baltic Sea States decide to establish a permanent international secretariat of the CBSS and they agree on the following elements in this report: Regeringarna i Östersjöstaternas råd beslutar härmed att inrätta ett permanent internationellt sekre- tariat för Östersjöstaternas råd och är överens om följande delar i denna rapport. 1. Aims and Functions of the Secretariat 1. Sekretariatets syfte och uppgifter a. The main function of the secretariat is to provide technical assistance to the CBSS presidency. a. Sekretariatets huvudsakliga uppgift skall vara att ge ordförandeskapet i Östersjöstater- nas råd tekniskt stöd. Technical assistance shall i.a. include Detta stöd skall bl.a. innefatta följande: - under the guidance of the presidency assistance in the preparation of: – under ordförandeskapets ledning stöd vid förberedelse av – the CBSS Ministerial Sessions, and Heads of Government meetings, and – other meetings within the CBSS at officials or experts level, – Östersjöstaternas råds minis- termöten och regeringschefsmöten, samt – andra möten inom Öster- sjöstaternas råd på tjänstemanna- nivå eller expertnivå; - – support to the presidency for the implementation of decisions made above mentioned meetings and sessions. – – stöd till ordförandeskapet för genomförande av beslut som fattats vid ovannämnda möten och sammanträden. It shall also – in the context of an information policy to be decided upon – provide support to the efforts of the presidency to increase public awareness of the signific- ance and activities of the CBSS, increase the visibility of the Baltic Sea States co-operation, support the Council Presidency in its role as spokesman and inform, under the guidance of the presidency, the public, media and other bodies in this region about the Council's activities. Inom ramen för en informa- tionspolitik som senare skall fastställas, skall sekretariatet också stödja ordförandeskapets strävan att höja allmänhetens medvetande om betydelsen av Östersjöstaternas råd och verksamhet, öka synligheten av samarbetet mellan Östersjöstaterna, stödja rådets ordförandeskap i dess roll som talesman och, under ordförandeskapets ledning, inform- era allmänheten, massmedierna och andra organ i området om rådets verksamhet. Furthermore, it shall assist the troika in ensuring continuity between rotating presidencies. Sekretariatet skall även biträda trojkan med att säkerställa kontinuitet mellan de växlande ordförandeskapen. b. in particular, the secretariat shall b. Sekretariatet skall särskilt - carry out tasks under the guidance of the presidency, including maintaining continu- ous contact with the working groups of the Council, creating links between the Council and other government and non- government institutions active in cross-border co-operation in the Baltic Sea area, and if necessary co-ordinating with expert bodies; - utföra uppgifter under ordför- andeskapets ledning, däribland hålla fortlöpande kontakt med rådets arbetsgrupper, upprätta förbindelse mellan rådet och andra statliga institutioner och frivilligorganisationer som ägnar sig åt gränsöverskridande sam- arbete inom Östersjöområdet och vid behov samordna med expertorgan, - support the CSO and its working groups in transmitting informa- tion on projects of all kinds (economics, transport, environ- ment, infrastructure, justice and home affairs); to this end the secretariat shall maintain close contact with all government, intergovernmental and NGO actors in the region; - stödja ämbetsmannakommittén och dess arbetsgrupper i att sprida information om projekt av alla slag (ekonomi, transport, miljö, infrastruktur, rättsliga och inrikes frågor); i detta syfte skall sekretariatet hålla nära kontakt med alla statliga och mellan- statliga aktörer och frivillig- organisationer i området, - in the context of an information policy, the secretariat shall serve as a focal point of information, including the preparation of the CBSS newsletter, preparing and maintaining an archive of CBSS documents and other documen- tation on co-operation in the Baltic Sea area and creating greater transparency by distribu- ting i.a. information material relevant to the work of the CBSS and other institutions and formations active in Baltic Sea Region co-operation. - i fråga om informationspolitik tjäna som sammanhållande or- gan för information, vilket inne- fattar framställning av Östersjö- staternas råds nyhetsbrev, inrätta och vidmakthålla ett arkiv för Östersjöstaternas råds handlingar och annan dokumentation om samarbetet i Östersjöområdet och skapa större öppenhet bl.a. genom att sprida informationsmaterial som är relevant för den verksamhet som bedrivs av Östersjöstaternas råd och andra institutioner och organ som ägnar sig åt samarbete i Östersjöområdet. 2. Review Clause 2. Översynsklausul Five years after the secretariat has taken up its duties, the CSO shall examine the need for its continued activity, and report its findings to the first coming Council meeting. Fem år efter det att sekretariatet har inlett sin verksamhet skall ämbets- mannakommittén pröva behovet av dess fortsatta verksamhet och rapportera sina slutsatser till nästkommande rådsmöte. 3. Structure of the Secretariat 3. Sekretariatets struktur The head will be nominated by the Council members through consen- sus (title: Head or Director of the Secretariat for the CBSS). Under the guidance of the presidency, the Head of secretariat determines and co-ordinates the work of the secretariat. He/she reports to the CSO through the presidency. Chefen skall utses av råds- medlemmarna med enhällighet. (Titeln skall vara: chef eller direktör för sekretariatet för Östersjöstaternas råd). Han eller hon skall under ordförandeskapets ledning bestämma och samordna sekretariatets verksamhet och rapportera till ämbetsmanna- kommittén via ordförandeskapet. The Head of secretariat is assisted by three staff members. Chefen för sekretariatet skall biträdas av tre tjänstemän. All staff members will be nominated on the basis of merits in a manner which takes account of geographical balance and of the principle of rotation. Alla tjänstemän skall utnämnas på grundval av sina meriter med beaktande av den geografiska balansen och rotationsprincipen. The Head of secretariat establishes an appropriate (modest) adminis- trative substructure. Chefen för sekretariatet skall upprätta en lämplig (måttlig) administrativ organisation. Acceptance of seconded personnel is subject to approval of the CSO and on condition that the sending Government or sponsoring institu- tion contributes to the overhead costs (travel, communication etc.). Antagandet av sekonderad personal skall vara föremål för ämbets- mannakommitténs godkännande och vara underställt villkoret att den sändande regeringen eller den sponsrande institutionen bidrar till att täcka allmänna omkostnader (såsom resor och korrespondens). Contracts for all staff, professional and technical, shall be offered for a period of up to three years with possibility of prolongation. Kontrakt för all personal, den handläggande såväl som den biträdande, skall erbjudas för en tid om högst tre år med möjlighet till förlängning. Classification and salaries shall be established according to practice in international organisations such as The Council of Europe. Klassificering och löner skall fastställas i enlighet med praxis i internationella organisationer så- som Europarådet. 4. Seat of the Secretariat 4. Sekretariatets säte The seat of the secretariat shall be Stockholm. Sekretariatet skall ha sitt säte i Stockholm. 5. Working Language 5. Arbetsspråk The working language of the secretariat will be English. Sekretariatets arbetsspråk skall vara engelska. 6. Establishment of the Budget of the Secretariat 6. Upprättande av sekretariatets budget The first budget of the secretariat shall be kept within a yearly limit of 2 MIO. DEM. Sekretariatets första budget skall hållas inom en årlig ram av 2 miljoner tyska mark. The Head of secretariat submits a draft budget for the following year to the chairman of the CSO. Chefen för sekretariatet skall förelägga ordföranden i ämbets- mannakommittén ett budgetförslag för det påföljande året. CSO considers the draft and decides upon the budget before the end of the year. Ämbetsmannakommittén skall behandla budgetförslaget och anta budgeten före årets utgång. Financial regulations shall be those of the host country. Värdlandets ekonomiska före- skrifter skall tillämpas. State auditor of host country is responsible for auditing. State audi- tor of other member countries shall have access to accounts. Värdlandets statliga revisorer skall vara ansvariga för revisionen. De statliga revisorerna i de övriga medlemsländerna skall ha tillgång till räkenskaperna. Premises will be provided by the host country free of charge. Costs, other than rent, are covered by the budget. Värdlandet skall kostnadsfritt tillhandahålla lokaler. Alla andra kostnader än hyreskostnader skall täckas av budgeten. 7. Financing of the Secretariat 7. Finansiering av sekretariatet Contributions by member countries are paid according to the following scale: Medlemsländernas bidrag skall betalas enligt följande skala: Denmark 12 % Danmark 12 % Estonia 4 % Estland 4 % Finland 12 % Finland 12 % Germany 12 % Tyskland 12 % Iceland 4 % Island 4 % Latvia 4 % Lettland 4 % Lithuania 4 % Litauen 4 % Norway 12 % Norge 12 % Poland 12 % Polen 12 % Russia 12 % Ryssland 12 % Sweden 12 % Sverige 12 % 8. Legal Status 8. Rättslig ställning The secretariat shall have such legal capacity as is necessary for the exercise of its functions. In particular it shall possess the capacity to contract, to acquire and dispose of movable and immovable property, and to institute and participate in legal proceedings. Sekretariatet skall ha den rättsliga ställning som är nödvändig för att det skall kunna utöva sin verksamhet. Det skall särskilt ha behörighet att hyra, förvärva och avyttra lös och fast egendom samt att inleda och vara part i rättsliga förfaranden. 9. Start of Operation 9. Inledande av verksamheten The secretariat shall start opera- tions no later than 1 April 1998. Sekretariatet skall inleda sin verk- samhet senast den 1 april 1998. Svarsskrivelse från Sveriges utrikesminister till Danmarks utrikesminister Översättning Stockholm, 17 February 1998 Stockholm den 17 februari 1998 Dear Niels Helveg Petersen, Bäste Niels Helveg Petersen, I have the honour to acknowledge receipt of your letter of 2 February 1998 regarding the establishment of a permanent international secre- tariat of the Council of the Baltic Sea States in Stockholm. Jag har äran att bekräfta mot- tagandet av Er skrivelse av den 2 februari 1998 om inrättande av ett permanent internationellt sekre- tariat för Östersjöstaternas råd i Stockholm. Hereby I confirm, through this written procedure, that I agree on the establishment of a permanent international secretariat of the Council of the Baltic Sea States according to the modalities en- closed with your letter. Jag bekräftar genom detta skriftliga förfarande att jag samtycker till inrättandet av ett permanent inter- nationellt sekretariat för Östersjö- staternas råd enligt de villkor som föreslås i Er skrivelse. Yours sincerely, Lena Hjelm-Wallén Er tillgivna, Lena Hjelm-Wallén Avslutande skrivelse från Danmarks utrikesminister till Sveriges utrikesminister Översättning Copenhagen, 29 April 1998 Köpenhamn den 29 april 1998 Dear Lena Hjelm-Wallén, Kära Lena Hjelm-Wallén, Further to my letter on the establishment of a permanent secretariat of the Council of the Baltic Sea States, it is my pleasure to inform you that all members of the Council have responded posi- tively in the written procedure. I anslutning till min skrivelse om inrättande av ett permanent sekretariat för Östersjöstaternas råd har jag nöjet att meddela Er att alla rådsmedlemmarna har svarat jakande genom skriftligt förfarande. Hence, the formal decision on the establishment of the secretariat in Stockholm has been reached. A reference to the decision will also be included in the conclusions of the up-coming Ministerial Session in Nyborg, Denmark. Sålunda har det formella beslutet att inrätta sekretariatet i Stockholm fattats. En hänvisning till beslutet kommet också att ingå i sammanfattningen till det kom- mande ministermötet i Nyborg i Danmark. Yours sincerely, Niels Helveg Petersen Er tillgivne, Niels Helveg Petersen Avtal om immunitet och privilegier för sekretariatet Agreement between the Government of the Kingdom of Sweden and the Secretariat of the Council of the Baltic Sea States on the Privileges and Immunities of the Secretariat Översättning Avtal mellan Konungariket Sveriges regering och Östersjöstaternas råds sekretariat om immunitet och privilegier för sekretariatet The Government of the Kingdom of Sweden and the Secretariat of the Council of the Baltic Sea States Konungariket Sveriges regering och sekretariatet för Östersjö- staternas råd, Considering that the Ministers of Foreign Affairs of Denmark, Estonia, Finland, Germany, Iceland, Latvia, Lithuania, Norway, Poland, the Russian Federation and Sweden, members of the Council of the Baltic Sea States, by written procedure have agreed on the estab- lishment of a permanent inter- national Secretariat of the Council of the Baltic Sea States in Stock- holm according to the modalities proposed by the Presidency on 2 February 1998; som beaktar att utrikesministrarna i Danmark, Estland, Finland, Island, Lettland, Litauen, Norge, Polen, Ryska Federationen, Sverige och Tyskland, som är medlemmar i Östersjöstaternas råd, genom skriftligt förfarande har beslutat att inrätta ett permanent internationellt sekretariat för Östersjöstaternas råd i Stockholm i enlighet med ordförandeskapets förslag den 2 februari 1998, Considering that it is necessary to regulate further certain matters in relation to the establishment of the Secretariat of the Council of the Baltic Sea States in Stockholm; som beaktar att det är nödvändigt att ytterligare reglera vissa frågor i anslutning till inrättandet av Östersjöstaternas råds sekretariat i Stockholm, Have agreed as follows: har kommit överens om följande: Article 1 Definitions Artikel 1 Definitioner For the purposes of this Agreement: I detta avtal avses med a) "Secretariat" means the Secretariat of the Council of the Baltic Sea States in Stockholm; a) sekretariatet: Östersjöstaternas råds sekretariat i Stockholm, b) "Government" means the Government of the Kingdom of Sweden; b) regeringen: Konungariket Sveriges regering, c) "CBSS" means the Council of the Baltic Sea States; c) CBSS: Östersjöstaternas råd, d) "CSO" means the Committee of Senior Officials of the Council of the Baltic Sea States; d) CSO: Östersjöstaternas råds ämbetsmannakommitté, e) ”Head of the Secretariat” means the person appointed as Head of the Secretariat and during his or her absence any other staff member specially designated to act on his or her behalf; e) chefen för sekretariatet: den som utnämnts till chef för sekretariatet och under hans eller hennes frånvaro varje annan tjänsteman som särskilt utsetts att företräda honom eller henne, f) "Officials of the Secretariat” means the Head of the Secretariat and all members of the staff of the Secretariat; f) tjänstemän vid sekretariatet: chefen för sekretariatet och varje medlem av dess personal, g) "Official functions" means activities carried out by the Secretariat in pursuance of its purpose as defined in the modalities enclosed in the written procedure establishing the Secretariat, includ- ing its administrative activities. g) officiella uppgifter: verksamhet som utförs av sekretariatet för att genomföra dess ändamål som detta definieras i de villkor som bifog- ades det skriftliga förfarande genom vilket sekretariatet inrätta- des, inbegripet dess administrativa verksamhet. Article 2 Legal Capacity Artikel 2 Rättslig ställning The Secretariat shall have such legal capacity as is necessary for the exercise of its functions. In particular it shall possess the capacity to contract, to acquire and dispose of movable and immovable property, and to institute and participate in legal proceedings. Sekretariatet skall ha den rättsliga ställning som är nödvändig för att det skall kunna utöva sin verksamhet. Det skall särskilt ha behörighet att hyra, förvärva och avyttra lös och fast egendom samt att inleda och vara part i rättsliga förfaranden. Article 3 Inviolability and Immunity of the Secretariat Artikel 3 Okränkbarhet och immunitet för sekretariatet 1. The premises of the Secretariat shall be inviolable. Swedish authorities may not gain access to the same without consent of the Head of the Secretariat. Such consent may, however, be deemed to have been given in the event of an outbreak of fire or some other severe accident necessitating im- mediate measures. 1. Sekretariatets lokaler skall vara okränkbara. Svenska myndigheter skall inte äga tillträde till dessa utan medgivande av sekretariatets chef. Sådant medgivande skall dock anses vara lämnat i händelse av brand eller annan allvarlig olycka som kräver omedelbar åtgärd. 2. The competent Swedish author- ities shall take appropriate measures for the safety and protection of the premises and personnel of the Secretariat. 2. Behöriga svenska myndigheter skall vidta nödvändiga åtgärder för att trygga säkerhet och skydd för sekretariatets lokaler och dess personal. 3. The archives of the Secretariat, which includes all correspondence, documents, manuscripts, photo- graphs, films, recordings, graphic presentations and computer programmes, shall be inviolable wherever located and by whomsoever held. 3. Sekretariatets arkiv, vilket inbegriper all korrespondens, alla dokument, manuskript, fotografier, filmer, upptagningar, grafiska framställningar och dataprogram, skall vara okränkbart var det än finns och oberoende av innehavare. 4. The Secretariat and its property, wherever located and by whom- soever held, shall enjoy immunity from every form of legal process, except in the case of: 4. Sekretariatet och dess egendom, var det än finns och oberoende av innehavare, skall åtnjuta immunitet mot varje slags rättsligt förfarande, utom i fall av: a) an express waiver of immunity in a particular case by the Head of Secretariat; a) ett uttryckligt hävande av immuniteten i ett visst fall av sekretariatets chef, b) a civil action by a third party for damages arising out of an accident caused by a motor vehicle or other means of transport belonging to, or operated on behalf of, the Secretariat; b) talan i tvistemål av tredje man om skadestånd på grund av olyckshändelse förorsakad av motorfordon eller annat transport- medel som tillhör sekretariatet eller framförs för dess räkning, c) a counter-claim directly con- nected with a legal process initiated by the Secretariat. c) genkäromål som har direkt anknytning till ett rättsligt förfar- ande som inletts av sekretariatet. Article 4 Flag and Emblem Artikel 4 Flagga och emblem The Secretariat shall be entitled to display its flag and emblem, or the flag and emblem of the CBSS, on the premises and means of transport of the Secretariat. Sekretariatet skall ha rätt att föra sin flagga och anbringa sitt emblem eller Östersjöstaternas råds flagga och emblem på sina lokaler och transportmedel. Article 5 Exemption from Taxes and Duties Artikel 5 Befrielse från skatter och avgifter 1. Within the scope of its official functions, the Secretariat shall be exempt from all direct national and municipal taxes. The Secretariat shall also be exempt from value added tax and all other indirect taxes which form part of the price to be paid on important purchases of goods made by the Secretariat and services rendered for official use, to the extent which Swedish law permits for international organ- izations in Sweden. 1. Inom ramen för sina officiella uppgifter skall sekretariatet vara befriat från alla direkta nationella och kommunala skatter. Sekre- tariatet skall också vid betydande inköp av varor eller utnyttjande av tjänster för officiellt ändamål vara befriat från mervärdesskatt och alla andra indirekta skatter som ingår i priset i den utsträckning som svensk lag tillåter internationella organisationer i Sverige. 2. No exemption shall be accorded in respect of taxes and duties which represent charges for public utility services rendered. 2. Ingen befrielse skall ges i fråga om skatter och avgifter som utgör vederlag för allmännyttiga tjänster. Article 6 Funds and Currency Artikel 6 Penningmedel och valuta The Secretariat may receive and hold any kind of funds or currency and dispose of them freely for any of its official functions. Sekretariatet skall ha rätt att för sina officiella uppgifter ta emot och inneha alla typer av penningmedel eller valutor och att fritt förfoga över dem. Article 7 Communications Artikel 7 Kommunikationer The competent Swedish authorities shall take appropriate measures in order to ensure that the Secretariat obtains access to necessary public services and that these services are provided on reasonable terms. The Secretariat shall enjoy telephone, radio/telegraph, telex and mail services that are usually accorded to diplomatic representations. Behöriga svenska myndigheter skall vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att sekretariatet på skäliga villkor har tillgång till de allmännyttiga tjänster det behöver. Sekretariatet skall åtnjuta samma förmåner i fråga om telefon, radio/ telegraf, telex och post som diplo- matiska representationer vanligen åtnjuter. Article 8 Immunity of Officials of the Secretariat Artikel 8 Immunitet för tjänstemän vid sekretariatet 1. The Officials of the Secretariat shall be accorded: 1. Tjänstemännen vid sekretariatet skall åtnjuta: a) immunity from personal arrest or detention and from seizure of personal luggage; a) Immunitet mot frihetsberövande och annan form av kvarhållande till sin person och mot beslag av sitt personliga resgods, b) immunity from legal process in respect of words spoken or written or acts done by them in the performance of their official functions for the Secretariat; b) Immunitet mot rättsliga förfaranden med avseende på muntliga och skriftliga uttalanden samt åtgärder som de vidtagit i tjänsten för sekretariatet, c) inviolability of all papers and documents relating to the work for which he or she is engaged by the Secretariat; c) Okränkbarhet för alla handlingar och dokument som hänför sig till det arbete för vilket de har anställts av sekretariatet, d) facilities in respect of currency or exchange regulations as necessary for the effective exercise of his or her functions. d) De lättnader i fråga och valuta och växling som erfodras för att vederbörande skall kunna fullgöra sina uppgifter. 2. In addition to the privileges and immunities indicated in paragraph 1, the Head of the Secretariat, provided that he or she is not a Swedish citizen or permanently resident in Sweden immediately prior to his or her employment by the Secretariat, and members of his or her family forming part of the household, shall enjoy the privileges and immunities accorded to heads of diplomatic missions by the Vienna Convention on Diplomatic Relations of 18 April 1961. 2. Utöver privilegier och immunitet som anges i stycke 1 skall sekretariatets chef, såvida han eller hon inte är svensk medborgare eller stadigvarande bosatt i Sverige omedelbart före anställningen vid sekretariatet och familjemedlemmar som ingår i hushållet åtnjuta privilegier och immunitet som tillerkänns beskickningschefer enligt Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser av den 18 april 1961. 3. No immunity from legal process shall apply in case of a motor traffic offence committed by an Official of the Secretariat, or in the case of damage caused by a motor vehicle belonging to or driven by such person. 3. Immunitet mot rättsliga förfaranden skall inte gälla vid trafikförseelser som en tjänsteman vid sekretariatet gjort sig skyldig till eller skada förorsakad av ett motorfordon som tillhör eller framförs av en tjänsteman. Article 9 Exemptions for Officials of the Secretariat Artikel 9 Undantag för tjänstemän vid sekretariatet Officials of the Secretariat who are not Swedish citizens or permanently resident in Sweden immediately prior to their employment by the Secretariat shall enjoy: Tjänstemän vid sekretariatet som inte är svenska medborgare eller stadigvarande bosatta i Sverige omedelbart före anställningen vid sekretariatet skall åtnjuta: a) The right to import for personal use, free from customs and other import duties, in one or more separate shipments, their furniture and personal belongings, including one motor vehicle. a) Rätt att för personligt bruk utan tull och andra införselavgifter i en eller flera separata sändningar införa möbler och personliga tillhörigheter, inklusive ett motor- fordon. b) Exemption, with respect to themselves and members of their families forming part of the household, from immigration restrictions; b) Undantag för egen del och för medlemmar av deras familjer som ingår i hushållet från invandrings- restriktioner. c) Exemption from income tax and general social security contributions on salaries and emoluments paid to them by the Secretariat. c) Befrielse från inkomstskatt och sociala avgifter på lön och ersätt- ning som utbetalas av sekretariatet. Article 10 Entry, Stay and Departure Artikel 10 Inresa, vistelse och utresa 1. The Government shall facilitate, if necessary, the entry, stay and departure of the Officials of the Secretariat and members of their families forming part of the household, and the persons invited to the Secretariat by the Head of the Secretariat in connection with the official work and activities of the Secretariat. 1. Regeringen skall om nödvändigt underlätta inresa, vistelse och utresa för tjänstemän vid sekre- tariatet och de familjemedlemmar som ingår i deras hushåll samt för personer som inbjudits till sekretariatet av dess chef i anslutning till dess officiella arbete och verksamhet. 2. Visas which may be required by persons referred to in this Article shall be granted without charge and as promptly as possible. 2. Viseringar som erfordras för personer som avses i denna artikel skall utfärdas avgiftsfritt och så skyndsamt som möjligt. 3. The Head of the Secretariat shall promptly notify the Government of the name of the Officials of the Secretariat and of the members of their families forming part of the household, their arrival and their final departure, or the termination of their functions with the Secretariat. 3. Chefen för sekretariatet skall skyndsamt underrätta regeringen om namnen på tjänstemännen vid sekretariatet och på de familje- medlemmar som ingår i deras hushåll samt om dessas ankomst och slutliga avresa och vid vilken tidpunkt deras funktioner vid sekretariatet upphör. Article 11 Additional Financial Contribution Artikel 11 Tilläggsbidrag The Government shall make an additional financial contribution to the budget of the Secretariat equal to the amount of tax paid by Officials of the Secretariat who do not enjoy exemption from tax on salaries and emoluments paid to them by the Secretariat. Regeringen utfäster sig att utöver sina andra bidrag lämna ett ekonomiskt bidrag till sekretari- atets budget uppgående till ett lika stort belopp som den skatt som betalas av de tjänstemän vid sekretariatet som inte är befriade från skatt på lön och ersättningar som betalas ut av sekretariatet. Article 12 Operation of the Agreement Artikel 12 Avtalets tillämpning 1. This Agreement shall be interpreted in the light of its primary purpose of enabling the Secretariat to discharge its duties fully and efficiently and achieve its purpose. 1. Detta avtal skall tolkas med hänsyn till dess grundläggande syfte att göra det möjligt för sekretariatet att till fullo och effektivt uppnå sitt ändamål. 2. The privileges and immunities provided for in this Agreement are conferred in the interest of the Secretariat and not for the personal benefit of individuals themselves. It is the duty of the Secretariat and all persons enjoying such privileges and immunities to observe in all respects the laws and regulations of the Kingdom of Sweden. 2. De privilegier och den immunitet som tillerkänns enligt detta avtal beviljas i sekretariatets intresse och inte för den enskildes personliga nytta. Det åligger sekretariatet och alla som åtnjuter privilegier och immunitet att i alla avseenden iaktta Konungariket Sveriges lagar och bestämmelser. 3. The Secretariat shall co-operate at all times with the appropriate authorities of the Kingdom of Sweden to facilitate the proper administration of justice and shall prevent any abuse of the privileges and immunities granted under the provisions of this Agreement by Officials of the Secretariat. 3. Sekretariatet skall vid varje tillfälle samarbeta med Konunga- riket Sveriges behöriga myndig- heter för att underlätta korrekt rättsskipning och förhindra miss- bruk av privilegier och immunitet som tillerkänts sekretariatets tjänstemän enligt detta avtal. 4. If the immunity provided for in this Agreement is likely to impede the course of justice, and can be waived without prejudice to the purposes for which it was accorded, the Head of the Secretariat in consultation with the Chairman of the CBSS has the right and the duty to waive the immunity of any Official of the Secretariat, and the Chairman of the CBSS in consultation with the CSO in respect of the Head of the Secretariat. 4. Om den immunitet som tillerkänns enligt detta avtal anses kunna hindra rättvisans gång och kan hävas utan förfång för de ändamål för vilka den har beviljats, har chefen för sekretariatet i samråd med ordföranden i Öster- sjöstaternas råd rätt och skyldighet att häva immuniteten för en tjänsteman vid sekretariatet; ord- föranden i Östersjöstaternas råd i samråd med ämbetsmanna- kommittén har denna rätt och skyldighet med avseende på chefen för sekretariatet. Article 13 Settlement of Disputes Artikel 13 Tvistlösning Any dispute arising between the Secretariat and the Government concerning the interpretation or application of this Agreement or any question affecting the Secretariat or the relation between the Secretariat and the Government, which is not settled amicably, shall be referred for final decision to a panel of three arbitrators. One of the arbitrators shall be chosen by the Chairman of the CBSS, one shall be chosen by the Government and the third, who shall be the chairman of the arbitration panel, shall be chosen by the first two arbitrators. Should the first two arbitrators fail to agree upon the third within six months following their appointment, the third arbitrator, at the request of the Chairman of the CBSS or the Government, shall be chosen by the President of the International Court of Justice. Tvister som uppkommer mellan sekretariatet och regeringen om tolkningen eller tillämpningen av detta avtal och frågor som rör förhållandet mellan sekretariatet och regeringen som inte kan lösas i godo skall hänskjutas till en skiljenämnd med tre skiljemän för slutligt avgörande. En av dessa skiljemän skall utses av ordföranden i Östersjöstaternas råd, en skall utses av regeringen och den tredje, som skall vara domstolens ordförande, skall utses av de två första skiljemännen. Kan de båda förstnämnda inte enas om den tredje inom sex månader från sin egen utnämning, skall den tredje skiljemannen på begäran av endera parten utses av presidenten i Internationella domstolen. Article 14 Amendments Artikel 14 Ändringar 1. This Agreement may be amended at any time. 1. Detta avtal kan när som helst ändras. 2. Any such amendment of the Agreement shall be made by mutual consent and shall be effected by an Exchange of Notes. 2. Varje sådan ändring i avtalet skall ske med ömsesidigt samtycke och verkställas genom skrift- växling. 3. Consultations with respect to amendment of this Agreement may be entered into by the Secretariat and the Government at the request of either Party. 3. Samråd i fråga om ändringar av detta avtal kan hållas mellan sekretariatet och regeringen på begäran av endera parten. Article 15 Termination Artikel 15 Uppsägning This Agreement may be terminated by mutual consent. In the event of the Secretariat being transferred from the territory of Sweden, the Agreement shall cease to be in force after a period reasonably required for such relocation and for the disposal of the Secretariat’s property in Sweden. Detta avtal upphör att gälla efter ömsesidig överenskommelse. I händelse sekretariatet flyttas från svenskt territorium skall avtalet upphöra att gälla efter den tidsrymd som skäligen erfordras för sådan omlokalisering och för avyttring av sekretariatets egendom i Sverige. Article 16 Entry into Force Artikel 16 Ikraftträdande The Government shall notify the Secretariat in writing when the Swedish Parliament, the Riksdag, has approved the Agreement. The Agreement shall enter into force on the first day of the month following the date of the said notification. The provisions of Article 5, 9 and 11 shall apply from 15 August 1998. Regeringen skall skriftligen noti- fiera sekretariatet när Sveriges Riksdag godkänt avtalet. Avtalet träder i kraft den första dagen i den månad som följer efter dagen för notifieringen. Bestämmelserna i artiklarna 5, 9 och 11 skall gälla från och med den 15 augusti 1998. In witness whereof the undersigned, being duly authorised thereto, have signed this Agreement. Till bekräftelse härav har under- tecknade, därtill vederbörligen bemyndigade, undertecknat detta avtal. Done at Stockholm on 23 October 1998 in duplicate in the English language. Upprättat i Stockholm den 23 oktober 1998 i två exemplar på engelska språket. For the Government of the Kingdom of Sweden Lars Magnuson För Konungariket Sveriges regering Lars Magnuson For the Secretariat of the Council of the Baltic Sea States Jacek Starosciak För sekretariatet för Östersjöstaternas råd Jacek Starosciak Utrikesdepartementet Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 29 oktober 1998 Närvarande: statsministern Persson, ordförande, och statsråden Hjelm-Wallén, Åsbrink, Ulvskog, Sahlin, von Sydow, Pagrotsky, Östros, Messing, Engqvist, Rosengren, Larsson, Wärnersson, Lejon Föredragande: Statsrådet Pagrotsky Regeringen beslutar proposition 1998/99:24 Ett sekretariat i Stockholm för Östersjöstaternas råd. Lagen omtryckt 1994:717. Senaste lydelse 1998:937. Ändring föreslagen i prop. 1998/99:14 och 23. Prop. 1998/99:24 3 1 Prop. 1998/99:24 30 30 4 30 30 30 5 30 30 30 30 30 6 30 30 30 7 30 30 30 9 30 30 30 30 30 30 30 10 30 30 30 30 30 30 30 17 30 Prop. 1998/99:24 Bilaga 1 Prop. 1998/99:24 Bilaga 1 29 30 Prop. 1998/99:24 Bilaga 2 Prop. 1998/99:24 Bilaga 2 30 30 Prop. 1998/99:24 Prop. 1998/99:24