Regeringskansliets rättsdatabaser

Regeringens skrivelse 2011/12:72 Riksrevisionens rapport om it-stödet i rättskedjan Skr. 2011/12:72 Regeringen överlämnar denna skrivelse till riksdagen. Stockholm den 9 februari 2012 Jan Björklund Beatrice Ask (Justitiedepartementet) Skrivelsens huvudsakliga innehåll I skrivelsen redovisar regeringen sin bedömning av de iakttagelser som Riksrevisionen har gjort i rapporten It-stödet i rättskedjan (RiR 2011:25). Regeringen instämmer i huvudsak i Riksrevisionens övergripande iakttagelse av problem i samband med utvecklingen av ett effektivt it-stöd i rättskedjan. Under de senaste åren har dock regeringen tagit flera initiativ och vidtagit ett antal åtgärder för att skapa förbättrade förutsättningar för den utvecklingen, inte minst när det gäller arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Regeringen instämmer i Riksrevisionens iakttagelser av hur arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning bedrevs under 1996-2009 och av regeringens styrning av arbetet under dessa år. Regeringen instämmer delvis i Riksrevisionens iakttagelser av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning från 2009 och framåt. Regeringen vill emellertid framhålla att under denna relativt korta tid har en projektorganisation skapats för samordning av arbetet vilket har medfört att det har gått från planering till genomförande och att konkreta resultat har uppnåtts. Regeringen avser vidare att inom kort fatta beslut om arbetets fortsatta inriktning för att på så sätt ge myndigheterna möjligheter att mer långsiktigt planera det arbete som behövs för ett effektivt genomförande. I likhet med Riksrevisionen anser regeringen att det är en viktig förutsättning för att kunna utveckla it-stödet i rättskedjan att myndigheternas registerförfattningar möjliggör ett effektivt utnyttjande av modern teknik. Regeringen har tillsatt en utredning för att göra en allmän översyn av den s.k. registerlagstiftningen och vissa därmed sammanhängande frågor (Ju 2011:11) och avser att initiera en utredning som ska utreda behovet av författningsändringar inför kommande etapper av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Vidare bereds inom Regeringskansliet förslag till ny lagstiftning för åklagarväsendets personuppgiftsbehandling (SOU 2008:87). Det pågår också inom Regeringskansliet en översyn av den rättsliga regleringen av domstolarnas behandling av personuppgifter. Huvudregeln i den svenska förvaltningsmodellen är att varje myndighet ansvarar för helheten i sitt uppdrag gentemot regeringen. Myndighetschefen har ett ansvar att se till att de uppgifter myndigheten är ålagd att utföra också genomförs. I det uppdraget ingår t.ex. att myndighetschefen prioriterar och styr verksamheten internt, däribland it-projekt. Regeringens styrning av myndigheterna i frågor som rör effektivitet, samverkan och kompetensförsörjning sker normalt på en övergripande nivå. Regeringen följer på sådan nivå myndigheternas arbete och kan vid behov överväga ytterligare åtgärder. Regeringens bedömning är att det, vid sidan av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning, för närvarande inte bör ställas krav på ökad samordning och samverkan mellan Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten, Domstolsverket och Kriminalvården i frågor som gäller it-stöd. I och med denna skrivelse anser regeringen att Riksrevisionens rapport är slutbehandlad. Innehållsförteckning 1 Ärendet och dess beredning 4 2 Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer 4 2.1 Riksrevisionens slutsatser 4 2.2 Riksrevisionens rekommendationer till regeringen och myndigheterna 5 3 Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser 7 3.1 Regeringens bedömning av Riksrevisionens övergripande slutsats 7 3.2 Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer 7 3.2.1 Arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning 7 3.2.2 Rättsliga förutsättningar för it-stödet i rättskedjan 10 3.2.3 Regeringens styrning av myndigheterna 12 4 Regeringens åtgärder med anledning av Riksrevisionens iakttagelser 13 5 Pågående arbete vid myndigheterna 14 6 Vidare behandling av Riksrevisionens rapport 15 Bilaga Rapport från Riksrevisionen It-stödet i rättskedjan 16 Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 9 februari 2012 136 1 Ärendet och dess beredning Riksrevisionen lämnar löpande granskningsrapporter från effektivitetsrevisionen. Syftet med den rapport som behandlas i denna skrivelse har varit att granska vilka åtgärder regeringen och myndigheterna samlat har vidtagit för att säkerställa att it-stödet bidrar till ett effektivt ärendeflöde i rättskedjan. Granskningen har resulterat i rapporten It-stödet i rättskedjan (RiR 2011:25), se bilagan. Riksrevisionens rapport överlämnades av riksdagen till regeringen den 14 oktober 2011. 2 Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer 2.1 Riksrevisionens slutsatser Riksrevisionen har granskat hur Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten, Domstolsverket och Kriminalvården har skapat förutsättningar för utveckling av ett effektivt it-stöd i rättskedjan. Riksrevisionen har även granskat hur regeringen styr detta område. Riksrevisionens övergripande slutsats är att regeringen och myndigheterna samlat, trots vissa tydliga förbättringar och insatser, ännu inte har skapat tillräckliga förutsättningar för utveckling av ett effektivt it-stöd i rättskedjan. Riksrevisionen menar att det fortfarande finns väsentliga brister som behöver åtgärdas och som sammantaget medför en risk för ökade kostnader för it-verksamheten i rättskedjan och för att nytt it-stöd inte utvecklas i den takt som krävs. De totala kostnaderna för myndigheternas it-verksamheter är betydande och har hittills ökat varje år. Riksrevisionen konstaterar att i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning har hittills få konkreta resultat uppnåtts, och planeringen för kommande etapper är oklar. Riksrevisionen noterar att den första etappen i arbetet för närvarande är försenad med ett år. Granskningen visar även att flera kritiska it-projekt på myndigheterna är försenade och fördyrade. Samtidigt vill Riksrevisionen framhålla det positiva i att regeringen och myndigheterna i rättskedjan har intensifierat arbetet med informationsförsörjningen och att regeringen har avsatt särskilda medel för detta under 2010-2012. Sedan Justitiedepartementet övertog ordförandeskapet i Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning har trycket ökat på myndigheterna att arbeta mer fokuserat med it-verksamheterna. Trots att arbetet har fått en tydligare samordning från Justitiedepartementet sedan nystarten 2009 menar Riksrevisionen att det fortfarande finns oklara ansvarsförhållanden mellan regeringen och myndigheterna som behöver klaras ut, exempelvis Rådet för rättsväsendets informationsförsörjnings roll och befogenheter. Sammantaget menar Riksrevisionen att det är viktigt att regeringen och myndigheterna arbetar långsiktigt och uthålligt för att åstadkomma ett effektivt it-stöd i rättskedjan. Riksrevisionen menar vidare att en viktig förutsättning för att kunna utveckla it-stödet i rättskedjan är att myndigheternas registerförfattningar möjliggör ett effektivt utnyttjande av modern teknik och att de är anpassade till kommande etapper i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Riksrevisionens slutsats är att myndigheternas registerförfattningar inte ger tillräckliga förutsättningar för att utveckla it-stödet i rättskedjan. För att kunna utveckla nya system och it-stöd och få ned kostnaderna för drift och förvaltning är det nödvändigt att avveckla gamla och omoderna system samt föråldrad infrastruktur inom framför allt Polisen och Kriminalvården. Riksrevisionen menar att det finns en risk för att avvecklingen av gamla system och it-stöd försenas eller drar ut på tiden på grund av komplexiteten i denna typ av större projekt med många integrationer mellan systemen. Riksrevisionens slutsats är att det finns en risk för att myndigheternas omställningsarbete inte påbörjas eller genomförs i tid, vilket kan leda till ökade kostnader och att utvecklingen av ett nytt it-stöd försenas. Riksrevisionen menar också att arbetet med behovs- och riskanalyser behöver utvecklas i rättskedjan för ökad insyn i verksamheterna. Riksrevisionens slutsats är att myndigheterna inte i tillräcklig utsträckning har samverkat för att analysera behovet av it-stöd och relaterade risker. I frågan om planering och rutiner för it-projekt är Riksrevisionens slutsats att det fortfarande finns brister i myndigheternas arbete för att realistiskt planera, budgetera och genomföra it-projekt. Granskningen visar att brister i ekonomiadministrativa rutiner får konsekvenser för tillförlitligheten i myndigheternas planering och för möjligheten att genomföra it-projekt till rätt kostnad. Riksrevisionen noterar att det saknas aktuella statliga ramavtal för vissa it-konsulttjänster, vilket försvårar för myndigheterna att genomföra samordnade upphandlingar inom området. Riksrevisionens slutsats är att kompetensförsörjningen är en kritisk faktor och att myndigheterna har svårt att säkerställa kompetensförsörjningen på kort och lång sikt. 2.2 Riksrevisionens rekommendationer till regeringen och myndigheterna Riksrevisionen lämnar följande rekommendationer till regeringen. * För en långsiktig och effektiv ledning och samordning av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning bör regeringen överväga vilka möjligheter som finns att ännu tydligare styra och samordna utvecklingsarbetet efter den första etappens genomförande. I det sammanhanget bör regeringen även pröva om Rådet för rättsväsendets informationsförsörjnings nuvarande verksamhetsform och mandat för att åstadkomma samverkan behöver ändras. * För att säkerställa utvecklingen av ett modernt och effektivt it-stöd i rättskedjan bör regeringen: * ta fram en långsiktig plan för det fortsatta arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning efter den första etappens genomförande, * säkerställa en fungerande informationsförsörjning i rättskedjans huvudflöde innan en utvidgning sker av fler aktiva myndigheter i arbetet samt * utreda behovet av en anpassning av gällande registerförfattningar för kommande etapper i arbetet. * Regeringen bör löpande och långsiktigt följa upp myndigheternas arbete och planering för avveckling och ombyggnation av gamla system och it-stöd. * Regeringen bör ställa krav på ökad samverkan mellan myndigheterna i arbetet med behovs- och riskanalyserna samt ställa krav på ökad samverkan för kompetensförsörjningen, exempelvis genom gemensamma upphandlingar för it-tjänster och bättre samordning av personalresurser. Regeringen bör även följa upp hur denna samverkan fungerar. * Regeringen bör säkerställa att det finns en fungerande upphandlingssamordning för it-utvecklingsområdet för ett modernt it-stöd i rättskedjan. Riksrevisionen rekommenderar att myndigheterna, utifrån behov och identifierade brister, bör tydliggöra och förbättra sin styrning och kontroll av it-verksamheten genom att * utveckla och förankra behovsanalysen internt för it-stöd, * säkerställa att det finns en tydlig koppling mellan it-strategin och verksamhetsutvecklingen, * utveckla den långsiktiga planeringen av olika it-insatser vad gäller handlingsplaner, avveckling av system och tekniska plattformar, budgetprognoser och finansieringsplaner, * se över riskanalysen som utgår från förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll med avseende på myndighetens styrning och kontroll av it-verksamheten, * förbättra de ekonomiadministrativa rutinerna för styrningen av it-verksamheten, särskilt vad gäller it-projekten samt * ta fram en strategi och plan för kompetensförsörjningen samt i samverkan med andra myndigheter överväga gemensamma lösningar, exempelvis upphandling av it-konsulter och bättre utnyttjande av befintlig it-kompetens mellan myndigheterna. 3 Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser 3.1 Regeringens bedömning av Riksrevisionens övergripande slutsats Regeringen instämmer i huvudsak i Riksrevisionens övergripande iakttagelse av problem i samband med utvecklingen av ett effektivt it-stöd i rättskedjan. Under de senaste åren har dock regeringen vidtagit ett antal åtgärder för att skapa förbättrade förutsättningar för den utvecklingen. Regeringen har tagit flera initiativ till att effektivisera och tydligare samordna frågor som är av strategisk betydelse för utvecklingen av elektronisk förvaltning. Bland annat har regeringen beslutat en digital agenda för Sverige och en handlingsplan för elektronisk förvaltning samt tillsatt en delegation för e-förvaltning. Vidare bedrivs flera myndighetsgemensamma e-förvaltningsprojekt. Arbetet med att samordna och utveckla rättsväsendets informationsförsörjning utgör ett sådant projekt. Det arbetet är högt prioriterat av regeringen. Huvudregeln i den svenska förvaltningsmodellen är att varje myndighet ansvarar för helheten i sitt uppdrag gentemot regeringen. Myndigheter ska verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet (6 § andra stycket myndighetsförordningen [2007:515]). Myndighetschefen har ett ansvar att se till att de uppgifter myndigheten är ålagd att utföra också genomförs. I det uppdraget ingår t.ex. att myndighetschefen prioriterar och styr verksamheten internt, däribland it-projekt. It-projekt tar en stor del av myndigheternas resurser i anspråk och det är därför viktigt att hitta former för ett så effektivt resursutnyttjande som möjligt. 3.2 Regeringens bedömning av Riksrevisionens iakttagelser och rekommendationer 3.2.1 Arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning Allmänt om arbetet Regeringen instämmer i Riksrevisionens iakttagelser av hur arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning bedrevs under 1996-2009 och av regeringens styrning av arbetet under dessa år. Under senare år har dock regeringen förstärkt arbetet med att förbättra informationsförsörjningen i rättsväsendet. Som ett första steg i arbetet har regeringen gett Rikspolisstyrelsen, Skatteverket, Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten, Domstolsverket och Kriminalvården i uppdrag att, i samverkan med Brottsförebyggande rådet, genomföra en första etapp av arbetet senast den 31 december 2012. Etappen innebär att det införs ett elektroniskt huvudflöde mellan dessa myndigheter. Arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning kommer att ge väsentligt förbättrade möjligheter att analysera informationen och kan därmed bidra till ny kunskap om brottsligheten och verksamhetsresultaten. Detta skapar i sin tur förbättrade förutsättningar för brottsbekämpningen och för möjligheterna att bedöma effektiviteten av de åtgärder som vidtas. Regeringen instämmer mot denna bakgrund endast delvis i Riksrevisionens iakttagelser av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning från 2009 och framåt. Regeringen vill framhålla att under denna relativt korta tid har en projektorganisation skapats för samordning av arbetet vilket har medfört att det har gått från planering till genomförande och att konkreta resultat har uppnåtts. Regeringens bedömning är att den nuvarande projektorganisationen bör ges möjlighet till fortsatt arbete med genomförandet och att det i detta skede inte är lämpligt att återigen överväga en ny organisationsform för samordning av arbetet. Konkreta resultat av arbetet Som Riksrevisionen konstaterar i rapporten har myndigheternas sätt att arbeta med informationsförsörjningsfrågorna intensifierats under de senaste åren. Att arbetet nu samordnas av en projektorganisation har lett till en effektivare hantering. Nödvändiga delprojekt har identifierats och det har skapats en gemensam informationsstruktur samt ett enhetligt sätt att utbyta information mellan myndigheterna. Vidare har en leveransplan tagits fram med angivande av datum för när myndigheterna ska genomföra närmare beskrivna åtgärder. Genomförandet av den första etappen sker successivt. Sedan det första införandet i november 2011 sker överföring från polis till åklagare av viss information om misstänkta brott och om involverade personer på det sätt som myndigheterna har kommit överens om. Konkreta resultat av arbetet har således redan uppnåtts. Under 2012 ska ytterligare överföringar av information mellan myndigheterna ske enligt den framtagna leveransplanen. Arbetet med etappen ska vara genomfört senast den 31 december 2012. Ansvarsförhållanden Regeringen delar inte Riksrevisionens bedömning att ansvarsförhållandena mellan regeringen och myndigheterna i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning är oklara. Myndigheterna ansvarar för genomförandet av de åtgärder som beslutats när det gäller arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Det är samordningen av detta arbete som nu bedrivs inom Justitiedepartementet. När expeditionschefen i Justitiedepartementet utsågs till ordförande i Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning vidtogs inga förändringar i rådets förvaltningsmässiga status. Rådet består fortfarande av myndigheter vars representanter för respektive myndighets räkning fattar beslut i gemensamma frågor. I rådet belyses och tillvaratas rättskedjans behov samtidigt som myndighetsföreträdarna har kunskap om respektive myndighets verksamhet och utmaningar. För att uppnå en funktion där rådet ges befogenhet att styra myndigheternas arbete med informationsförsörjningen förefaller det enda alternativet ur förvaltningsmässig synpunkt vara att omforma rådet till en ny myndighet med sådant mandat. Regeringen ser inte en sådan lösning som vare sig genomförbar eller önskvärd. Planering av det fortsatta arbetet Regeringens övergripande målsättning för arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning är en effektivare och mer kvalitativ ärendehantering samt förbättrad medborgarservice och ökad kunskap. Att ange något visst slutdatum för ett sådant arbete låter sig inte göras. Det konkreta arbetet behöver i stället även framöver bedrivas i etapper där omfattningen av arbetet får bestämmas inför varje etapp. Det bör noteras att det, när arbetet nu samordnas av Justitiedepartementet, tillkommer vissa faktorer som måste beaktas vid planeringen, såsom mandatperiodernas längd och budgetprocessen. Liksom Riksrevisionen anser dock regeringen att det behövs en långsiktig planering för arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Regeringen avser att - sedan myndigheterna i Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning nu tagit ställning till omfattning och programplan för den andra etappen - inom kort fatta beslut om arbetets fortsatta inriktning för att på så sätt ge myndigheterna möjligheter att mer långsiktigt planera det arbete som behövs för ett effektivt genomförande. Utökning av antalet myndigheter som deltar aktivt i arbetet Regeringen instämmer i huvudsak i Riksrevisionens bedömning att en fungerande informationsförsörjning i rättsväsendets huvudflöde behöver säkerställas innan en utvidgning sker till fler aktiva myndigheter i arbetet. Regeringen anser dock att en bedömning av lämpligheten av att involvera fler myndigheter måste göras i varje enskilt fall. Det är naturligtvis av vikt att de myndigheter som handlägger de största mängderna ärenden i brottmålsprocessen, och som redan aktivt deltar i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning, ges möjlighet att nyttja sina resurser till att genomföra beslutade åtgärder. Intresset av att fler myndigheter får tillfälle att aktivt delta i arbetet och därigenom kan utnyttja de möjligheter som ges till en effektivare och mer kvalitativ ärendehandläggning måste emellertid också beaktas. När det gäller beslutet att Ekobrottsmyndigheten och Skatteverket aktivt ska delta i arbetet gjordes bedömningen att det, sedan förseningen av genomförandet av den första etappen hade konstaterats, fanns ett utökat utrymme att hantera det arbete som skulle tillkomma utan att äventyra genomförandet av redan beslutade åtgärder. Vidare bedömdes Ekobrottsmyndigheten och Skatteverket uppfylla de tekniska förutsättningar som krävdes för att ansluta sig. Dessa myndigheter ställde sig även bakom de vägval som gjorts samt de arbetssätt som används i arbetet. Rättsmedicinalverket, Brottsoffermyndigheten, Tullverket och Kustbevakningen deltar ännu inte aktivt i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Som konstaterats i Riksrevisionens rapport är det regeringens ambition att även dessa myndigheter ska involveras i genomförandet. Beslut om utvidgning kommer dock givetvis att föregås av noggranna avvägningar i enlighet med det ovan anförda. Riskanalyser Som en konsekvens av förseningen med genomförandet av den första etappen av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning vidtog projektorganisationen inom Justitiedepartementet en rad åtgärder för att minska riskerna för ytterligare förseningar. Under våren 2011 arbetades en s.k. mognadsmodell fram i samarbete med myndigheterna. Modellen har till syfte att tydliggöra och följa upp myndigheternas arbetssätt gentemot projektorganisationen. Vidare skapades gemensamma kriterier för riskbedömning. En gemensam form för statusredovisning och riskhantering togs fram, som nu ligger till grund för myndigheternas rapportering av status och riskhantering i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. 3.2.2 Rättsliga förutsättningar för it-stödet i rättskedjan Allmänt Utökad elektronisk informationsöverföring mellan myndigheter effektiviserar beslutsprocesserna och medför fördelar för enskilda, eftersom insamlandet av korrekta och aktuella uppgifter underlättas och snabbare besked kan ges. Elektronisk informationsöverföring är också ekonomiskt effektiv i förhållande till uppgiftslämnande på annat sätt, t.ex. per telefon eller fax. För att kunna effektivisera förvaltningen med hjälp av modern informationsteknik är det viktigt att regelverket är väl genomtänkt och så enkelt som möjligt att tillämpa. Samtidigt är intresset av skydd för den personliga integriteten för de medborgare som möter förvaltningen av central betydelse. Detta intresse måste dock vägas mot allmänhetens intresse av insyn i myndigheternas verksamhet. Vidare måste Sveriges internationella åtaganden gällande personuppgiftsbehandling och dataskydd beaktas. Det finns således andra hänsyn än effektivitet som påverkar regelverket för informationsöverföring mellan myndigheterna. Liksom Riksrevisionen anser dock regeringen att en viktig förutsättning för att kunna utveckla it-stödet i rättskedjan är att myndigheternas registerförfattningar möjliggör ett effektivt utnyttjande av modern teknik. I syfte att skapa rättsliga förutsättningar för en mer effektiv e-förvaltning, där såväl den enskildes rätt till personlig integritet som allmänhetens berättigade anspråk på insyn i den offentliga verksamheten tillgodoses, har regeringen tillsatt en utredning för att göra en allmän översyn av den s.k. registerlagstiftningen och vissa därmed sammanhängande frågor (Ju 2011:11). Utredaren ska bl.a. överväga om definitionen av begreppet "allmän handling" i tryckfrihetsförordningen är lämpligt utformad när det gäller sådana uppgifter som en myndighet har tillgång till genom s.k. direktåtkomst hos en annan myndighet eller genom liknande former av elektroniskt utlämnande och, om utredaren anser att definitionen bör ändras, lämna förslag till ändring av denna. Utredaren ska också överväga om det finns skäl att i registerförfattningar bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande. Vidare ska utredaren göra en översiktlig inventering av registerförfattningarna och närmare analysera hur dessa fungerar inom tre olika verksamhetsområden samt, med beaktande av utvecklingen inom EU och Europarådet, utarbeta en generell modell för reglering av registerfrågor. Med modellen som mall ska utredaren lämna konkreta förslag till registerförfattningar inom de tre verksamhetsområdena. Utredaren ska även överväga vilka typer av allmänna handlingar inom de tre verksamhetsområdena som den eller de aktuella myndigheterna ska ha skyldighet att lämna ut elektroniskt och lämna de förslag som dessa överväganden föranleder. Förslagen ska syfta till att regleringen i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt registerregleringen tillsammans inom respektive område ska utgöra en tydligare och mer lättillämpad helhet. De delar av uppdraget som avser frågan om definitionen av "allmän handling" bör ändras respektive om det finns skäl att i registerförfattningarna även fortsättningsvis bibehålla åtskillnaden mellan olika former av elektroniskt utlämnande ska redovisas i ett delbetänkande senast den 1 december 2012. I den förstnämnda delen ska utredaren samråda med en parlamentarisk referensgrupp. Regeringen kommer, efter att ha inhämtat synpunkter från utredaren, att i tilläggsdirektiv precisera tre verksamhetsområden för vilka utredaren ska lämna förslag till registerförfattningar. Uppdraget i den delen ska slutredovisas senast den 1 december 2014. En utredning med uppdrag att göra en översyn av behandling av personuppgifter inom åklagarväsendets brottsbekämpande verksamhet har i betänkande lämnat förslag till ny lagstiftning (SOU 2008:87). Förslaget bereds inom Regeringskansliet. Det pågår även inom Regeringskansliet en översyn av den rättsliga regleringen av domstolarnas behandling av personuppgifter. Arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning I arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning görs fortlöpande rättsliga analyser. Redan vid avgränsningen av vilket arbete som skulle ingå i den första etappen gjordes en intresseavvägning med beaktande av bl.a. integritetsaspekter. En utgångspunkt för denna etapp var vidare att arbetet skulle kunna genomföras inom ramen för gällande lagstiftning. Som en del i arbetets första etapp ingår att stämningsansökan samt förundersökningsprotokoll ska kunna skickas elektroniskt från åklagare till domstol. För att nå effektivitet och undvika en parallell pappershantering har Åklagarmyndigheten i framställan till regeringen föreslagit att rättegångsbalkens formkrav beträffande dessa handlingar anpassas till elektroniska rutiner. Framställan bereds inom Regeringskansliet. Riksrevisionen har bedömt att behovet av en anpassning av gällande registerförfattningar bör utredas inför kommande etapper i arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Regeringen instämmer i den bedömningen och har, utöver den utredning som redogörs för ovan, för avsikt att initiera en utredning som ska utreda behovet av författningsändringar inför kommande etapper av arbetet. 3.2.3 Regeringens styrning av myndigheterna Det samordningsarbete som utförs av projektorganisationen inom Justitiedepartementet avser enbart det särskilda e-förvaltningsprojekt som arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning utgör. Övriga it-projekt på myndigheterna samordnas inte på det sätt som ovan framgått. Huvudregeln i den svenska förvaltningsmodellen är att varje myndighet ansvarar för helheten i sitt uppdrag gentemot regeringen. Regeringens styrning av myndigheterna i frågor som gäller effektivitet, samverkan och kompetensförsörjning sker normalt på en övergripande nivå. Detsamma gäller regeringens uppföljning av myndigheternas arbete. Styrningen och uppföljningen ska vara tydlig och inriktad mot verksamhetens resultat. Verksamheterna har olika karaktär och olika behov av styrning respektive uppföljning, vilket innebär att såväl styrningen som uppföljningen måste verksamhetsanpassas. Regeringen instämmer endast delvis i Riksrevisionens bedömningar om ökad samverkan mellan myndigheterna i frågor rörande it-stöd. Sådan ökad samverkan har bedömts vara eftersträvansvärd när det gäller arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Beträffande it-stödet i rättskedjan finns det dock i detta sammanhang skäl att framhålla myndigheternas oberoende, liksom deras ansvar för att planera och styra den egna verksamheten. Regeringens bedömning är att det, vid sidan av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning, för närvarande inte bör ställas krav på ökad samordning och samverkan mellan Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten, Domstolsverket och Kriminalvården i frågor som gäller it-stöd. Något generellt uppdrag om samverkan i dessa frågor har därför inte givits. Regeringen följer myndigheternas arbete och kan vid behov överväga ytterligare åtgärder. Regeringen instämmer i Riksrevisionens iakttagelse att kompetensförsörjning är en kritisk faktor i myndigheternas arbete med utveckling av it-stöd. Regeringen har föreskrivit Kammarkollegiet att ansvara för den statliga inköpssamordningen och ingå ramavtal om varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Därutöver ansvarar myndigheten för upphandlingen av ramavtal för den offentliga förvaltningen inom området informationsteknik (8 a § förordningen [2007:824] med instruktion för Kammarkollegiet). Regeringen har således sett till att det finns en upphandlingssamordning för it-utvecklingsområdet. Kammarkollegiet arbetar aktivt med att ingå ramavtal. En faktor bakom att det i några fall inte är möjligt att nå sådana avtal är att det saknas ett adekvat utbud av tjänster. Ramavtal i sig avhjälper inte alltid myndigheternas problem med att rekrytera eller anlita lämpliga konsulter i lägen då utbudet av dessa tjänster och kompetenser är begränsat. 4 Regeringens åtgärder med anledning av Riksrevisionens iakttagelser Som Riksrevisionen konstaterar i sin rapport övertog Regeringskansliet 2009 ledningen av samordningen av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Denna åtgärd vidtogs för att säkerställa ett effektivt genomförande av arbetet. För att nå goda resultat har regeringen byggt upp en ny projektorganisation inom Justitiedepartementet för att leda samordningsarbetet. Projektorganisationen arbetar löpande med att utveckla och förbättra formerna för samordningen. Regeringen överväger hur uppdrag till myndigheterna inför kommande etapper i arbetet kan utformas på ett sätt som ger myndigheterna förbättrade möjligheter till långsiktig planering. Riksrevisionens första rekommendation angående långsiktig och effektiv ledning och samordning av arbetet kommer på detta sätt att beaktas i det fortsatta utvecklingsarbetet. Någon ytterligare åtgärd med anledning av rekommendationen avser regeringen inte att vidta. Regeringen avser inte heller, av skäl som närmare framgår i avsnitt 3.2.1, att vidta förändringar i verksamhetsformen för Rådet för rättsväsendets informationsförsörjning. Som framgår av Riksrevisionens rapport arbetar Justitiedepartementet för närvarande med att ta fram ett underlag till en långsiktig plan för arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Under 2011 och inledningen av 2012 har planering av den andra etappen i arbetet genomförts i samråd med myndigheterna. Regeringen avser, som tidigare nämnts, att inom kort fatta beslut om arbetets fortsatta inriktning. De överväganden regeringen gör när det gäller frågan om en utvidgning till fler aktiva myndigheter i arbetet redovisas i avsnitt 3.2.1. Av avsnitt 3.2.2 framgår också att regeringen dels har tillsatt en utredning för att göra en allmän översyn av den s.k. registerlagstiftningen och vissa därmed sammanhängande frågor (Ju 2011:11), dels avser att initiera en utredning som ska utreda behovet av författningsändringar inför kommande etapper av arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Genom dessa planerade åtgärder beaktas Riksrevisionens andra rekommendation som gäller långsiktig planering, utvidgning och rättsliga förutsättningar för arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning. Mot bakgrund av vad som anförs i avsnitt 3.2.3 avser inte regeringen att nu, vid sidan om arbetet med rättsväsendets informationsförsörjning, vidta ytterligare åtgärder avseende samverkan mellan myndigheterna i frågor om it-stöd. Övergripande frågor om såväl samverkan som effektivitet och kompetensförsörjning ingår dock i regeringens styrning av myndigheterna. Regeringen följer myndigheternas arbete och kan vid behov överväga ytterligare åtgärder. På så sätt beaktas Riksrevisionens tredje och fjärde rekommendationer om uppföljning av myndigheternas arbete och ökad samverkan mellan myndigheterna. Som framgår av avsnitt 3.2.3 har regeringen föreskrivit Kammarkollegiet att ansvara för upphandlingen av ramavtal för den offentliga förvaltningen inom området informationsteknik (8 a § förordningen [2007:824] med instruktion för Kammarkollegiet). Regeringen har således sett till att det finns en upphandlingssamordning för it-utvecklingsområdet. En faktor bakom att det i några fall inte är möjligt att nå ramavtal är att det saknas ett adekvat utbud av tjänster. Regeringen avser mot bakgrund av detta och vad som framgår i avsnitt 3.2.3 inte att nu vidta någon särskild åtgärd med anledning av Riksrevisionens femte rekommendation om upphandlingssamordning för it-utvecklingsområdet. 5 Pågående arbete vid myndigheterna Polisen har, som Riksrevisionen beskriver i rapporten, antagit en långsiktig it-strategi och arbetar med att utveckla it-planering och it-styrning. Vad avser avvecklingen av gamla system och it-stöd har Rikspolisstyrelsen genomfört ett antal åtgärder, bl.a förändringar i projektstyrningsmodellen för att främja avveckling. Sedan 2011 finns avveckling också definierad i Polisens it-plan, där den 2011 och 2012 representerar drygt 10 procent av utvecklingsbudgeten. Under 2011 avslutades projektet Ren-IT som syftade till att migrera 24 it-system från en föråldrad driftplattform och avveckla den till förmån för en ny modern driftplattform. Ren-IT var ett av de större projekten som bedrevs inom Rikspolisstyrelsen under 2009-2011 och förbrukade totalt ca 170 000 resurstimmar. Under 2011 startades också ett antal avvecklingsaktiviteter, där avveckling av anmälansrutinen (RAR) samt utredningsstödet (DurTvå) är de största. Båda ska ersättas av polisens utredningssstöd (PUST). Polisens it-plan för 2012 innehåller 18 direkta avvecklingsinitiativ liksom ett antal inom ramen för utveckling. Avveckling av Polisens stora verksamhetssystem kommer att ta tid eftersom systemen inte kan avvecklas förrän motsvarande verksamhetsfunktionalitet har utvecklats i ersättningssystem. Åklagarmyndigheten bedriver, som Riksrevisionen beskriver i rapporten, ett arbete med att förbättra styrningen av it-verksamheten. Åklagarmyndigheten planerar bland annat att under 2012 vidta ett antal åtgärder för att på så sätt kunna utveckla styrningen av it-verksamheten och stödet till verksamheten. Vid Domstolsverket pågår en generell verksamhetsöversyn, där styrningen av it-verksamheten är ett av de områden som har särskilt fokus. Beslut om eventuella förändringar med anledning av översynen planeras under våren 2012. Vidare har en riskanalys genomförts utifrån målet om effektiva verksamhetsstöd i den verksamhetsstrategi som antogs under 2011. Domstolsverkets projektstyrningsmodell är föremål för revidering för förbättrad styrning och kontroll och har bl.a. kompletterats med en gemensam metod för nytto- och kostnadsanalys. Även i Kriminalvården pågår en generell översyn av it-verksamheten ur ett effektivitetsperspektiv. Översynen förväntas bl.a. resultera i en it-strategi baserad på de behov som ställs utifrån en planerad utveckling av verksamheten. En handlingsplan planeras också att tas fram för att möta den nya it-strategin. 6 Vidare behandling av Riksrevisionens rapport Regeringen anser att Riksrevisionens rapport i och med skrivelsen är slutbehandlad. Rapport från RiksrevisionenIt-stödet i rättskedjan Justitiedepartementet Utdrag ur protokoll vid regeringssammanträde den 9 februari 2012 Närvarande: Statsråden Björklund, ordförande, Bildt, Ask, Larsson, Erlandsson, Carlsson, Borg, Sabuni, Adelsohn Liljeroth, Tolgfors, Ohlsson, Attefall, Engström, Kristersson, Hatt, Ek, Lööf Föredragande: statsrådet Ask Regeringen beslutar skrivelse 2011/12:72 Riksrevisionens rapport om it-stödet i rättskedjan Skr. 2011/12:72 Skr. 2011/12:72 2 15 1 136