Regeringskansliets rättsdatabaser

Allmänna bestämmelser 1 § Denna stadga äger tillämpning på arkiv hos statlig myndighet, som är förlagd inom riket, med undantag för arkiv hos regeringskansliet, riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven. Förordning (1976:1106). 2 § Kyrkoarkiv samt arkiv hos allmän försäkringskassa, notarius publicus och dispaschör anses i denna stadga vara arkiv hos statsmyndighet. Såsom arkiv hos statsmyndighet anses i denna stadga även arkiv som har bildats hos den som särskilt förordnats att föra handelsregister för stad samt hos kronokamrerare (uppbördsverk). Förordning (1980:392). 3 § Riksarkivet äger, i förekommande fall efter samråd med myndighet, som enligt vad därom är särskilt stadgat är central statsmyndighet, medgiva de undantag från stadgans bestämmelser, som betingas av arkivs storlek eller av andra särskilda förhållanden. 4 § Riksarkivet har att, utöver vad om utgallring av arkivhandlingar är föreskrivet i författning eller av regeringen eljest meddelade bestämmelser, utfärda erforderliga föreskrifter om gallring, vad gäller under försvarsdepartementet lydande myndigheter efter förslag av krigsarkivet. Förordning (1976:1106). 5 § Riksarkivet skall efter samråd med krigsarkivet meddela allmänna anvisningar rörande tillämpningen av denna stadga. De närmare föreskrifter, som må fordras rörande stadgans tillämpning på visst slags arkiv eller arkivhandling, utfärdas av central statsmyndighet efter samråd med riksarkivet eller, där sådan myndighet icke finnes, av riksarkivet. Förordning (1978:181). 6 § Riksarkivets befogenheter enligt 3 §, 5 § andra stycket, 14 § första stycket, 15 § andra stycket, 23 § tredje stycket, 26 § andra stycket samt 31 och 33 §§ skola i fråga om myndighet, som lyder under försvarsdepartementet, ankomma på krigsarkviet. Vad nedan i denna stadga är föreskrivet om landsarkiv skall gälla jämväl för Stockholms stadsarkiv och stadsarkivet i Malmö. Arkivmyndighet 7 § Varje arkiv står under tillsyn av arkivmyndighet. 8 § Riksarkivet är, om ej annat följer av 9 §, arkivmyndighet för 1. centrala ämbetsverk, kommissioner och kommittér samt övriga myndigheter, vilkas verksamhetsområde är hela riket, 2. hovrätter, kammarrätter och försäkringsrätter, 3. högskoleenheter med tillhörande institutioner samt andra inrättningar för vetenskaplig forskning eller undervisning. Förordning (1978:778). 9 § Krigsarkivet är arkivmyndighet för de under försvarsdepartementet lydande myndigheterna. 10 § Varje landsarkiv är, om ej annat föjer av 8 och 9 §§, arkivmyndighet för myndighet inom dess verksamhetsområde. Är myndighet hänförlig till flera landsarkivs verksamhetsområden och är ej arkivtillhörigheten bestämd i särskild ordning, beslutar riksarkivet, vilket landsarkiv som skall vara arkivmyndighet. Angående landsarkivs verksamhetsområde är särskilt stadgat. 11 § Arkivmyndighet skall noga följa tillämpningen av denna stadga och i övrigt gällande föreskrifter angående arkiv samt tillse, att arkiv ordnas och handhaves ändamålsenligt. Till fullgörande av sin uppgift åligger det arkivmyndighet särskilt att tillse att föreskriven utgallring av arkivhandlingar äger rum, mottaga arkivhandlingar samt tillse att dessa avlämnas i föreskriven ordning, infordra och granska arkivförteckningar, lämna råd och upplysningar rörande arkivbildning och arkivvård samt biträda vid gallring och andra arkivarbeten, inspektera arkiv samt granska förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokaler. Arkivbildning och gallring 12 § Det hos myndighet bildade beståndet av arkivhandlingar utgör myndighetens arkiv. Förordning (1978:181). 13 § När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras skall myndighetens arkivbildning ses över. Den inverkan som ändringen kan få på arkivbildningen och på förutsättningarna för gallring skall beaktas. Innan ändringen sker skall, om så fordras, samråd äga rum med arkivmyndigheten. Vad som sägs i första stycket om översyn av arkivbildningen och samråd med arkivmyndigheten skall även gälla när en myndighets arkiv flyttas från en lokal till en annan. Förordning (1983:413). 14 § Myndighet, som övertager arkiv eller del därav från annan myndighet eller enskild, skall, i den mån ej riksarkivet annorlunda bestämmer, hålla det övertagna beståndet av arkivhandlingar orubbat och skilt från eget och annat hos myndigheten förvarat arkiv. De åligganden myndighet enligt denna stadga har med avseende å eget arkiv skola, om ej annat följer av 30 §, jämväl avse arkiv eller del därav som myndigheten övertager. 15 § Utgallring av arkivhandlingar skall ske i enlighet med vad därom föreskrivits i författning eller av regeringen eljest meddelade bestämmelser eller med stöd av denna stadga. Utöver vad som följer av första stycket må myndighet ej avhända sig arkivhandling utan medgivande av riksarkivet eller myndighet riksarkivet bestämmer. Om återställande av vissa ansökningshandlingar så ock om rätt för sökande eller annan att återfå handling är särskilt stadgat. Förordning (1976:1106). 16 § Utgallrade arkivhandlingar skola omedelbart försäljas eller förstöras. Försäljning skall ske under villkor, att arkivhandlingarna - där så anses erforderligt under nödig kontroll - förmalas eller på annat sätt förstöras. Uppgift, som ingår i upptagning för automatisk databehandling eller annan upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, utgallras genom att uppgiften utplånas eller genom att upptagningen förstöres. Beträffande förstöring av hemliga handlingar är särskilt föreskrivet. Inflytande försäljningsmedel skola, såvitt angår statsmyndighet, tillgodoföras myndighetens expensanslag för att i mån av behov av myndigheten disponeras. Förordning (1978:181). Förvaring av arkiv 17 § Arkiv skall vårdas omsorgsfullt, handhas aktsamt och förvaras på betryggande sätt; särskilt skall tillses, att arkivet är skyddat för fukt och brand samt oåtkomligt för obehöriga. För en betryggande förvaring av magnetband krävs dessutom att banden skyddas mot elektromagnetisk påverkan. Förordning (1986:93). 18 § Arkiv skall om möjligt vara uppställt i enlighet med upprättad arkivförteckning samt förvaras så, att alla dess delar äro lätt åtkomliga. Hemliga arkivhandlingar böra förvaras för sig. 19 § Är arkiv av större omfattning, skall särskild arkivvårdare utses att utöva den närmaste tillsynen över arkivet. 20 § Förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokal skall genom myndighetens försorg före antagandet underställas arkivmyndigheten för granskning. Vid förhyrning av lokal avsedd för arkivförvaring skall, där så kan ske, yttrande inhämtas från arkivmyndigheten. 21 § Arkivmyndigheten skall av myndigheten i god tid underrättas om tidpunkten för avsyning av byggnadsföretag, som omförmäles i 20 § första stycket. Vid inflyttning av arkiv i ny eller ombyggd arkivlokal skall anmälan göras till arkivmyndigheten. Arkivförteckning 22 § Över varje arkiv skall föras förteckning. Hemliga arkivhandlingar böra förtecknas särskilt. Arkivförteckning skall årligen genomgås och fullständigas med hänsyn till uppkomna förändringar i arkivet. 23 § Arkivförteckning skall upptaga arkivets samtliga serier och inom varje serie de volymer och andra arkivaliska enheter, varav den består, förtecknade var för sig i tidsföljd eller i annan av seriens beskaffenhet given ordning. De olika serierna skola i arkivförteckningen vara sammanförda till huvud- och underavdelningar enligt gällande förteckningsplan. Förteckningsplan fastställes och ändras av riksarkivet. 24 § Upprättas ny arkivförteckning, skola erforderliga hänvisningar göras i den nya och den gamla förteckningen. 25 § Avskrift av arkivförteckning skall ingivas till arkivmyndigheten. Denna äger medgiva, att avskriften ersättes med ett sammandrag. Uppgift över förändringar i arkivet skall därjämte efter anmodan vart tionde år lämnas till arkivmyndigheten i form av utdrag ur arkivförteckningen. Utlån av arkivhandlingar 26 § Upptagning som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel och som är arkivhandling får ej utlånas utan riksarkivets medgivande. Annan arkivhandling får utlånas för tjänsteändamål till departement, statlig förvaltningsmyndighet eller domstol ävensom till myndighet, som avses i 2§, samt för vetenskapligt ändamål till myndighet, som riksarkivet bestämmer. I övrigt får arkivhandling som avses i andra stycket utlånas endast med riksarkivets medgivande. Förordning (1978:181). 27 § Beträffande utlånad arkivhandling skola bestämmelserna i 17 § gälla i tillämpliga delar. Utlånad arkivhandling må ej, i annat fall än då det är erforderligt för måls eller ärendes handläggning, utlånas vidare utan medgivande av den långivande myndigheten. Avlämning av arkivhandlingar 28 § Arkivhandlingar hos myndighet, som omförmäles i 8 och 9 §§, må avlämnas till arkivmyndigheten vid den tidpunkt och i den omfattning, som överenskommes mellan myndigheten och arkivmyndigheten. I fråga om arkivhandlingar hos de under 8 § 2. och 3. angivna myndigheterna må, enligt riksarkivets bestämmande och efter landsarkivets hörande, avlämning ske jämväl till landsarkiv, vars verksamhetsområde myndigheten tillhör. 29 § 1 mom. Arkivhandlingar hos myndighet, för vilken landsarkiv är arkivmyndighet, skola avlämnas till landsarkivet. Avlämningsskyldighet inträder vart tionde år och avser de arkivhandlngar, som då äro äldre än etthundra år. Avlämning skall ske efter anmodan av landsarkivet. Leveranserna skola fördelas på högst tio år, räknat från inträdet av avlämningsskyldigheten. 2 mom. Myndighet äger efter medgivande av landsarkivet avlämna arkivhandling, som är yngre än i 1 mom. sägs och som ej kan hos myndigheten förvaras på tillfredsställande sätt. Upptagning, som kan uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel, får även i annat fall avlämnas efter sådant medgivande om myndighetens behov av upptagningen har upphört. Förordning (1978:181). 30 § Överlämnar myndighet, som lyder under central statsmyndighet, arkivhandlingar till denna, skall i 29 § föreskriven avlämningsskyldighet fullgöras av den centrala myndigheten. 31 § Vårdas ej arkiv på tillfredsställande sätt, äger riksarkivet föreskriva, att arkivet i den omfattning omständigheterna föranleda skall avlämnas till arkivmyndigheten. 32 § Upphör myndighet med sin verksamhet skall, om ej regeringen eller, efter regeringens bemyndigande, riksarkivet eller krigsarkivet annorlunda föreskriver, dess arkiv inom tre månader efter verksamhetens upphörande avlämnas till arkivmyndigheten eller, i fråga om myndighet som omförmäles i 8 § 2. och 3., efter riksarkivets bestämmande till landsarkiv. Förordning (1976:1106). 33 § Arkiv, som vid förvärv av egendom eller eljest kommit i statens ägo, skall enligt riksarkivets bestämmande överlämnas till myndighet eller avlämnas till arkivmyndighet. 34 § Försändelse av arkivhandlingar skall ske på betryggande sätt. Transport- och andra kostnader vid avlämning till landsarkiv skola, om de ej annorledes bestridas, ersättas av landsarkivet. Vad nu sagts gäller ej vid avlämning av arkivhandlingar till de i 6 § andra stycket angivna stadsarkiven. Inspektion och inventering av arkiv 35 § Arkiv skall regelbundet inspekteras av arkivmyndigheten. Riksarkivet äger förrätta inspektion jämväl hos myndighet, för vilken landsarkiv är arkivmyndighet. 36 § Arkivmyndigheten äger i anledning av inspektion vidtaga de åtgärder, som anses erforderliga. Vid inspektion skall föras protokoll. 37 § Inventering av arkiv skall äga rum, då ombyte sker av arkivvårdare eller då eljest särskilda skäl äro därtill. Arkivmyndigheten skall, där så kan ske, underrättas om inventeringen och äger vara företrädd vid förrättningen. Inventering skall förrättas av den som därtill förordnas av myndigheten eller, beträffande myndighet som lyder under central myndighet, av denna. Över förättningen skall upprättas instrument. Avskrift av instrumentet skall inom en månad efter förrättningen tillställas arkivmyndigheten. 38 § Är i författning eller eljest särskild föreskrift meddelad om inventering av arkiv, skall den bestämmelsen gälla.