Regeringskansliets rättsdatabaser

Riksrevisionsverket meddelar med stöd av 17 § upphandlingsförordningen (1986:366) följande föreskrifter för verkställigheten av förordningen. Till 1 § Beställer en myndighet en vara eller en tjänst från en leverantör enligt villkor angivna i ett avtal som tecknats med en annan statlig myndighet enligt förordningens bestämmelser (avropsavtal), behöver den avropande myndigheten inte tillämpa förordningen. Till 3 § Myndigheten skall utnyttja möjligheterna att samverka med andra myndigheter, såsom att upphandla gemensamt, teckna avropsavtal som får utnyttjas av andra myndigheter och dra fördel av andra myndigheters sakkunskap. Myndigheten skall utnyttja tillgängliga avropsavtal och andra former av inköpssamordning, om myndigheten inte finner att en separat upphandling eller någon annan lösning ger förmånligare villkor. Vid bedömningen av om en separat upphandling eller annan lösning är förmånligare skall myndigheten även beakta de särskilda kostnader som följer av att inte utnyttja inköpssamordningen, t. ex. administrativa merkostnader och kostnader för att skaffa sig sakkunskap. Myndigheten skall överväga att med leverantören sluta sådant avtal som ger myndigheten erforderlig kontroll över kostnaderna för varan eller tjänsten, om myndigheten vid en upphandling bedömer att affärsmässigt godtagbara villkor inte kan uppnås som en direkt följd av att konkurrens saknas eller är otillräcklig eller att ett utvecklings- eller produktionsuppdrag måste läggas ut, trots att stor osäkerhet föreligger beträffande kostnaderna. Till 4 § Sluten upphandling skall användas då förfrågningsunderlaget kan specificeras så klart att det kan ligga till grund för en reell tävlan mellan anbudsgivare och förhandlingar inte behövs. Myndigheten får, om det finns särskilda skäl, av anbudsgivaren begära sådant förtydligande eller tillägg som behövs för att anbudet skall bli jämförbart med andra ingivna anbud. Sådan begäran skall normalt vara skriftlig. Muntlig begäran skall dokumenteras. Myndigheten skall även se till att anbudsgivaren antingen svarar skriftligt eller skriftligen bekräftar muntligt svar. Förhandlingsupphandling skall användas då det klart framgår att affärsmässigt godtagbara villkor inte kan erhållas genom sluten upphandling. Förhandlingsupphandling skall användas även då myndighetens kostnader för att utarbeta förfrågningsunderlag för sluten upphandling inte skulle bli rimliga med hänsyn till upphandlingens storlek och karaktär. Förhandlingar får inte föras förrän myndigheten infordrat anbud och anbud ingivits samt anbudstiden gått ut. Direktupphandling får användas endast om upphandlingen avser mindre belopp och myndighetens administrativa kostnader vid sluten upphandling eller förhandlingsupphandling därför inte skulle stå i rimlig proportion till upphandlingens värde eller om myndigheten vid brådskande och oförutsedda behov inte hinner tillämpa någon annan upphandlingsform eller om synnerliga skäl talar för att direktupphandling skall användas. Till 5 § Förfrågningsunderlaget skall vara så tydligt och fullständigt som möjligt samt innehålla en kravspecifikation i form av beskrivningar eller programhandlingar uttryckt företrädesvis i funktions- eller prestandatermer, de kommersiella villkor som gäller för den aktuella upphandlingen, såsom betalnings- och leveransvillkor m.m., samt de administrativa bestämmelser som gäller vid upphandlingen. I de administrativa bestämmelserna skall alltid anges -- upphandlingsform -- dag då anbud senast skall vara inkommet -- dag till och med vilken anbudet skall vara bindande -- sätt för märkning av anbud -- att upphandlingsförordningen tillämpas av myndigheten -- att anbudsgivaren skall uppge företagsform, län där företaget har sitt säte samt person- eller organisationsnummer -- att myndigheten enligt 9 § förordningen får anta anbud endast från sådan anbudsgivare som är registrerad för betalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt eller arbetsgivaravgifter, om han är skyldig till det -- att det enligt 8 § förordningen åligger myndigheten att kontrollera dessa registreringar och att inhämta uppgift om anbudsgivaren står i skuld för några skatter eller allmänna avgifter -- tillåtna sätt för att lämna anbud. Myndigheten skall ange att anbudet skall lämnas antingen skriftligen i tillslutet omslag eller också med telefax (telecopy), telegram eller telex. Myndigheten får dock vid förhandlingsupphandling tillåta att anbudet lämnas även på annat sätt, om inte annat är särskilt föreskrivet i lag eller förordning. Myndigheten skall också ange att anbud som inte lämnats skriftligen omgående skall bekräftas genom skriftliga anbudshandlingar. Anbudsgivarna skall ges skälig tid för att lämna anbud. Vid förhandlingsupphandling skall det framgå att anbud kan antas utan föregående förhandling. Gör myndigheten förtydligande av eller tillägg till förfrågningsunderlaget under anbudstiden, skall det ske skriftligen till samtliga leverantörer som fått förfrågningsunderlaget eller redan lämnat anbud. Har anbudsinfordran skett muntligen, får leverantörerna upplysas muntligen. Till 6 § Vid anbudsinfordran utan annonsering skall anbud begäras från så många leverantörer som behövs med hänsyn till upphandlingens storlek och karaktär samt möjligheten att få till stånd tillfredsställande konkurrens. När det finns särskilda skäl och under förutsättning att kravet på affärsmässighet och objektiv behandling inte åsidosätts får myndigheten tillfråga endast en leverantör. Motivet härtill skall dokumenteras. En leverantör som inte särskilt tillfrågats har rätt att på begäran få förfrågningsunderlaget på samma villkor som en tillfrågad leverantör. Innehållet i förfrågningsunderlaget skall alltid dokumenteras, även om anbud infordras på annat sätt än genom annonser eller skrivelser. Muntlig anbudsinfordran får användas endast om särskilda skäl föreligger. Till 7 § Ankomstdag skall vid mottagandet av anbud antecknas på anbudets omslag eller på annat lämpligt sätt. Öppnar myndigheten anbuden allteftersom de kommer in, skall anledningen härtill antecknas. Anbuden skall vid anbudsöppningen föras upp i en förteckning som skall bestyrkas av de personer som deltagit i öppningen. Även anbudens ankomstdag skall anges i denna förteckning. Till 8 § Om ett anbud i anbudsprövningen har visat sig vara förmånligt men lämnats av en anbudsgivare som inte är registrerad trots att han är skyldig till det eller som har skatte- eller avgiftsskulder, skall anbudsgivaren beredas möjlighet att yttra sig över uppgifterna samt informeras om vilka upphandlingsregler som gäller. Lämnar anbudsgivaren redogörelse som inte stämmer överens med de uppgifter som kommit fram vid kontrollen, skall förnyad kontroll företas innan beslut fattas i upphandlingsärendet. Till 11 § Om samtliga anbud förkastas skall anbudsgivarna underrättas om detta. Till 12 § Vid prövning av anbud som innehåller begäran om förskott skall myndigheten beakta de räntekostnader för staten som är förknippade med förskottet. Vid jämförelse mellan konkurrerande anbud skall anbudspriset därför räknas upp med ett belopp som motsvarar ränta på förskottet. Denna förskottsränta skall motsvara riksgäldskontorets ränta på den rörliga krediten, om de verkliga kapitalkostnaderna inte uppgår till annat belopp. Om anbudsgivaren skall betala ränta på förskottet, skall denna beaktas vid jämförelse enligt första stycket. I de fall en myndighet medger förskott som inte begärts i anbudet skall leverantören betala ränta på förskottet motsvarande riksgäldskontorets ränta på den rörliga krediten. Förskott får inte lämnas om beställningen avser produkter som finns färdiga, om leveranstiden är kort eller om beställningen är av mindre omfattning för leverantören. Förskott får inte lämnas vid beställning av tjänster, om inte särskilda skäl föreligger. Myndigheten skall avtala om ränta på förskott vid leveransförsening. Till 13 § Underrättelsen till den anbudsgivare vars anbud antagits skall vara skriftlig. För att vinna tid får myndigheten dock lämna underrättelse på annat sätt. I sådant fall skall underrättelsen utan dröjsmål bekräftas skriftligen. Om myndigheten antar anbud men gör ändring, tillägg eller förbehåll som inte överensstämmer med anbudet, skall myndigheten begära skriftlig bekräftelse från anbudsgivaren på att ändringen, tillägget eller förbehållet antas. Till 15 § Vid överlåtelse av avtal skall myndigheten iaktta bestämmelserna i 9 § första stycket förordningen.