Regeringskansliets rättsdatabaser

Allmänna bestämmelser 1 § Denna kungörelse skall tillämpas vid användning av skrivmateriel i statlig verksamhet. Om tillämpning av kungörelsen i avseende på utrikes skriftväxling samt vid beskickningar och konsulat stadgas särskilt. 2 § Med skrivmateriel förstås i denna kungörelse: a) underlag för skrift, ritning, karta eller bild, såsom papper, väv, plast; b) blyerts-, anilin- och kritpennor, bläck, färger och pastor till pennor samt till kontorsmaskiner och stämplar, karbonpapper, färgband; samt c) kontorsmaskiner för kopiering eller duplicering. Vad i kungörelsen stadgas beträffande papper skall gälla i fråga om skrivpapper, ritpapper och kartong, avsedd för skrift. Med skrivpapper avses jämväl kopieringspapper och dupliceringspapper samt med ritpapper även papper för upprättande av kartor. 3 § Skrivmateriel skall användas på ett från arkivvårdssynpunkt ändamålsenligt sätt samt med beaktande av kraven på rationell kontorsorganisation och nödig sparsamhet. Poststyrelsen skall följa utvecklingen inom kontorsmaterielområdet och i samarbete med riksarkivet och statens provningsanstalt verka för att skrivmateriel användes i överensstämmelse med vad som sägs i första stycket. Standardiserad materiel 4 § Standardiserad materiel skall användas, om lämplig sådan finnes. 5 § Papper skall ha format enligt de standardiserade formatens A- serie. Detsamma skall gälla beträffande plast, väv och annan skrivmateriel, som användas i stället för papper. A-serien har ett grundformat A 0 med sidmåtten 841 x 1189 mm. Övriga format erhållas genom att närmaste större format halveras parallellt med kortsidan. Varje format betecknas med bokstaven A och en siffra, som anger det antal delningar av seriens grundformat, varigenom formatet erhållits. De för skrivpapper vanligaste formaten äro A 2 (420 x 594 mm), A 3 (297 x 420 mm) och A 4 (210 x 297 mm). 6 § För papper skall vikten per ytenhet, uttryckt i gram per kvadratmeter, överensstämma med gällande svensk standard. Vikten av skrivpapper skall vara för de i 8 § angivna handlingarna 80, 100 eller 112 och i övriga fall 45, 60, 70 eller 80 gram per kvadratmeter. Vid val mellan papper av olika vikt skall hänsyn tagas till den upprättade handlingens betydelse, papperets format samt den nötning, för vilken handlingen kan komma att utsättas. Skrivpapper med vikten 112 gram per kvadratmeter må brukas endast för kyrkoböcker och fastighetsböcker samt andra handlingar av motsvarande betydelse, vilka kunna antagas bli utsatta för särskilt stor nötning. 7 § Avvikelser från vad som stadgas i 5 och 6 §§ må, om särskilda skäl föreligga, medgivas av riksarkivet, i fråga om myndigheter lydande under försvarsdepartementet efter samråd med krigsarkivet. Användning av godkänd skrivmateriel 8 § Till följande slag av handlingar skall användas skrivmateriel, som godkänts jämlikt 12 § och , såvitt gäller under 2 § a) och b) angiven materiel, försetts med märkning härom: a) skrivelse till Kungl. Maj:ts eller chef för statsdepartement; b) skrivelser till annan myndighet, vilka äro av särskild vikt; c) expeditioner till enskild person, vilka äga varaktig rättslig betydelse eller eljest äro av stor vikt; samt d) protokoll, koncept, diarier, matriklar, räkenskaper, kartor och andra handlngar, som myndighet upprättar för sitt eget bruk och som icke skola utgallras. Om lämpliga anordningar vidtagas för att handlingarnas innehåll bevaras för framtiden, må även icke godkänd skrivmateriel brukas efter medgivande av riksarkivet, i fråga om myndigheter under försvarsdepartementet efter samråd med krigsarkivet. Om godkännande och märkning av skrivmateriel 9 § För godkännande av papper fordras, att avslitningslängden uppgår till minst följande värden: 5 500 m för skrivpapper med större vikt än 100 gram per kvadratmeter och 4 500 m för andra skrivpapper, 4 000 m för ritpapper samt 4 500 m för kartong. I fråga om skrivpapper fordras jämväl, att vikningstalet - bestämt med Köhler-Molins apparat - uppgår till minst 200 dubbelvikningar. Angivna värden utgöra medeltal för prov tagna i maskinriktning och tvärriktning. Föreligga särskilda skäl, må godkännande meddelas, även om dessa värden icke skulle uppnås. Avvikelse må dock utgöra högst 10 procent av föreskrivet värde. Därjämte skall iakttagas: a) att skrivpapper äger erforderlig vattenresistens, ytjämnhet, opacitet, likformighet, raderbarhet, renhet och vithet; b) att ritpapper äger erforderlig vattenresistens, opacitet, dimensionsstabilitet, raderbarhet och renhet; samt c) att kartong äger erforderlig vattenresistens, ytjämhet, likformighet, dimensionsstabilitet, raderbarhet, renhet och styvhet. I fråga om egenskaper, som bedömas vara av betydelse för pappers beständighet, skall papper motsvara de krav, som föreskrivas av statens provningsanstalt. 10 § För godkännande av bläck fordras, att därmed framställd skrift motstår inverkan av dagsljus, luft, vatten och alkohol i samma grad som skrift av ett bläck med följande beståndsdelar: 23,4 gram vattenfri garvsyra (tannin), 7,7 gram kristalliserad gallussyra, 30 gram järnvitriol, 10 gram gummi arabicum, 1 gram karbolsyra och saltsyra motsvarande 2,5 gram klorväte, allt per liter, samt att bläcket jämväl i övrigt befinnes lämpligt för framställning av handling, som sägs i 8 §. 11 § Annan skrivmateriel än papper och bläck må godkännas, om därmed framställd skrift, ritning, karta eller bild blir beständig och materielen jämväl i övrigt befinnes lämplig för framställning av handling, som sägs i 8 §. 12 § Godkännande meddelas av statens provningsanstalt för viss tid och kan förenas med särskilda villkor. Ärende om godkännande av papper, som framställts av annat material än bomull, hampa eller lin, skall provningsanstalten dock avgöra i samråd med riksarkivet. Godkännande kan återkallas av provningsanstalten, om skäl äro därtill. 13 § Statens provningsanstalt skall årligen i januari månad kungöra förteckning över de slag av skrivmateriel, som äro godkända. Återkallas godkännande, skall kungörelse utfärdas jämväl härom. 14 § Statens provningsanstalt äger fastställa de provningsmetoder, som skola tillämpas vid godkännande av skrivmateriel. I denna kungörelse angivna mått på egenskaper hos papper äro hänförda till en temperatur av 20 grader C och en relativ luftfuktighet av 65 procent. Provningsanstalten äger dock föreskriva, att undersökning av papper skall ske vid annan temperatur och relativ luftfuktighet, varvid i 5, 6 och 9 §§ fastställda värden skola modifieras i motsvarande mån. 15 § Märkning av godkänt papper skall ske meddelst vattenmärke. Detta skall innehålla orden svenskt arkiv, namnet på den, som erhållit godkännandet, samt papperets tillverkningsår. Vattenmärke och skrivpapper skall efter orden svenskt arkiv därjämte angiva papperets vikt i gram per kvadratmeter. Vattenmärket skall återfinnas fullständigt, om än avbrutet, på papper av A 3 eller större format. Förkortning av firma är tillåten, om otydlighet ej uppstår därigenom. Vid märkning av annan godkänd skrivmateriel skola angivas orden svenskt arkiv samt bokstäverna SP och det kontrollnummer, som använts vid godkännandet. Statens provningsanstalt äger meddela närmare bestämmelser om märkning av godkänd skrivmateriel samt medgiva, att papper må märkas på annat sätt än meddelst vattenmärke, om skäl äro därtill. Ansvarsbestämmelser 16 § har upphävts genom lag (1990:783). 17 § har upphävts genom lag (1990:783). Övergångsbestämmelser 1964:504 Denna kungörelse träder i kraft den 1 januari 1965; dock må godkännande av skrivmateriel enligt kungörelsen meddelas redan före nämnda dag. Genom kungörelsen upphävas: förordningen den 12 juli 1907 (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlingar användas; skrivelsen till kontrollstyrelsen den 17 november 1911 (bihang nr 68 s. 1) angående bemyndigande att utfärda godkännande av normalbläck för ett år i sänder; kungörelsen den 3 maj 1918 (nr 286) angående rätt att medgiva undantag från vissa bestämmelser i förordningen den 12 juli 1907 angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlingar användas; cirkuläret den 24 januari 1941 (nr 42) till de myndigheter, vilka hava att verkställa upphandling för statens behov, angpende upphandling av visst standardpapper i stället för normalpapper av klass nr 4; brevet till statens provningsanstalt den 30 januari 1942 (nr 28) angående vissa undantag från förordningen den 12 juli 1907 (nr 55) angående de slag av papper, bläck, skrivmaskin- och stämpelfärger, som må till vissa offentliga handlngar användas; cirkuläret den 14 september 1946 (nr 614) med bestämmelser rörande inköp och användning av vissa slag av papper, kuvert och läskpapper för statens behov; samt kungörelsen den 12 maj 1961 (nr 133) angående upprättande av allmänna handlingar medelst fotografisk reproduktion eller liknande framställningssätt. Sådan skrivmateriel, som framställts före den 1 januari 1965 och av statens provningsanstalt godkänts enligt nu gällande bestämmelser, må användas och förbrukas utan hinder av vad som stadgas i denna kungörelse.