Regeringskansliets rättsdatabaser

I Undantag från stadgans tillämpning Enligt 3 § allmänna arkivstadgan (Aas) medger riksarkivet följande undantag från stadgans tillämpning. 1. Följande bestämmelser i stadgan skall ej tillämpas på arkiv hos nedan angivna myndigheter och institutioner. 18 § första stycket, 19-25, 28-31, 35-37 §§: kungl. biblioteket, universitetsbiblioteken och högskolors bibliotek; fastighetsbildningsmyndigheter; kommittéer. 18 § första stycket, 20-25, 37 §§: arbetsmarknadsstyrelsens under regionkontoren för beredskapsarbete lydande platskontor och arbetsplatser; postverkets, televerkets och statens järnvägars lokala förvaltningsorgan; statens vattenfallsverks lokala kontor och stationer med följande undantag: kraftverksförvaltningars huvudkontor, distriktskontor och driftkontor, kanalförvaltningens huvudkontor samt värmekraftproduktionens lokala verk; flygplatser, lokala flygtrafikledningsorgan samt luftfartsinspektionens distriktskontor; tullexpeditioner; lotsplatser, fyrplatser och lotsdistriktsfartyg; statens vägverks under vägförvaltningarna och byggnadsdistrikten lydande organisationsenheter. 22-25 §§: besiktningsveterinärorganisationen. 29, 37 §§: överlantmätarmyndigheter och länsstyrelsernas lantmäterienheter. Cirkulär (1979:679). 2. Vad som sägs i 14 § andra stycket Aas skall ej tillämpas på arkiv eller del därav, som kungl. biblioteket, universitetsbibliotek, högskolas bibliotek eller museum övertar och som tillförs dess handskriftsamling. Cirkulär (1979:679). II Tillämpningsanvisningar Enligt 5 § allmänna arkivstadgan (Aas) meddelar riksarkivet, efter samråd med krigsarkivet, följande allmänna anvisningar om tillämpningen av nämnda stadga. 1 § Kyrkoarkiv (2 § Aas) Med kyrkoarkiv avses såväl pastorsämbetes och kyrkas som församlings, pastorats och kyrklig samfällighets arkiv, som pastorsämbete enligt ämbetsåliggande har i sin vård. Anmärkning. Rörande kyrkoarkiv se lag om församlingsstyrelse (1961:436). 2 § Arkivmyndigheter (9-10 §§ Aas) 1 mom. Riksarkivet är arkivmyndighet även för sådana kommittéer och sakkunnigutredningar, som tillsätts genom försvarsdepartementet. 2 mom. Enligt särskilt stadgande är Stockholms stadsarkiv och stadsarkivet i Malmö arkivmyndighet för sådana i 10 § Aas avsedda myndigheter, vilkas verksamhet huvudsakligen avser Stockholm respektive Malmö. I övrigt gäller, där ej annat är särskilt föreskrivet, för myndigheter som avses i 10 § Aas följande: För myndighet, vars verksamhetsområde helt ligger inom visst landsarkivs verksamhetsområde (landsarkivdistrikt), är detta landsarkiv arkivmyndighet. Hör myndighets verksamhetsområde till två eller flera landsarkivdistrikt eller är myndighets verksamhet icke begränsad till visst område, är det landsarkiv arkivmyndighet, inom vars distrikt myndighetens förläggningsort ligger. Har sådan myndighet ej fast förläggningsort, bestämmer riksarkivet i särskild ordning, vilket landsarkiv som skall vara arkivmyndighet. Anmärkning. Rörande landsarkivdistriktens omfattning se instruktionen för landsarkiven (1965:743). Cirkulär (1979:679). 3 § Arkivhandlingar (12 § Aas) För bedömande om en handling skall anses vara arkivhandling meddelas följande riktlinjer. A. Till en myndighets arkivhandlingar räknas sådana handlingar, som upprättats hos myndigheten för dess eget bruk (t.ex. protokoll, arkivexemplar av utgående skrivelser, olika slags ämbetsböcker och register såsom diarier, matriklar, räkenskapsböcker ävensom minnesanteckningar, föredragningspromemorior och liknande arbetspapper samt interna skrivelser, vilka tillfört ärendet sakuppgift eller i övrigt innehåller uppgifter av värde för förvaltningen) eller i upprättat skick inkommit dit för fortsatt förande (t.ex. personakter hos pastorsämbeten); inkommit till myndigheten för efterrättelse, handläggning eller kännedom och stannat kvar där (t.ex. skrivelser, rapporter, räkenskapsverifikationer); återställts till myndigheten efter handläggning hos annan myndighet (t.ex. reviderade räkenskaper, remisshandlingar). Om handling som avses ovan hör till mål eller ärende, blir den arkivhandling först då målet eller ärendet slutbehandlats hos myndigheten. Hör handling inte till särskilt mål eller ärende, blir den arkivhandling när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Observeras bör att en till myndighet inkommen skrivelse är allmän handling från det att den avlämnats dit, men blir arkivhandling först i och med att den vid avslutad handläggning läggs till förvaring. En ämbetsbok och ett register blir arkivhandling i och med att någon anteckning införts däri. Till arkivhandlingar räknas även sådana handbrev, som är att anse som allmänna handlingar. Materialet i en handling och det sätt på vilket den framställts, är i och för sig utan betydelse för frågan, om den är arkivhandling eller icke. Arkivhandlingar är icke blott skriftliga framställningar utan även exempelvis kartor, ritningar, diagram eller andra bilder, elstatkopior och andra fotografiska kopior samt upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel, exempelvis upptagningar för ADB och mikrofilm. B. Till arkivhandlingar räknas icke anteckningar och meddelanden av endast tillfällig betydelse samt sådana utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphör i och med att slutligt arkivexemplar upprättats eller arbete fullbordats. Upptagningar för ADB, vilka tillkommit vid olika moment av en bearbetning och endast utgjort mellanled i arbetsprocessen och vilkas betydelse upphört, när den färdiga produkten framställts, är ej att anse som arkivhandlingar. Till arkivhandlingar räknas icke heller regelbundet inkommande allmänna författningar och likartade publikationer samt sådana trycksaker av annat slag, som varken påkallar någon åtgärd eller eljest tillhör mål eller ärende. Utgående expeditioner, som ligger kvar hos myndigheten; sådana inkomna handlingar, som skall återställas viss tid efter det att handläggning avslutats (t.ex. vissa ansökningshandlingar); såsom lån eller deposition mottagna handlingar; inlösliga eller utbytbara värdehandlingar och andra säkerhetshandlingar, som under viss förutsättning skall återställas (t.ex. kvitton på utlånade förmål), är ej att anse som arkivhandlingar. Anmärkning. En myndighets lager av egna för utdelning avsedda redogörelser, cirkulär o.d. utgör ej arkivhandlingar. Cirkulär (1979:679). 4 § Arkivbildning (12 § Aas) 1 mom. För att skapa en sådan ordning i arkivet att handlingar med lätthet kan återfinnas måste myndigheten ägna särskild uppmärksamhet åt arkivläggningen, dvs. placeringen av inkomna skrivelser och upprättade handlingar sedan ett ärende avgjorts, av inkomna uppgifter efter granskning och registrering, av kort och registerblad efter första notering osv. Arkivläggning kan ske så, att handlingarna kommer i kronologisk ordning, i bokstavsordning, i nummerordning eller i ordning efter sak (ämne) enligt ett visst system (t.ex. decimalsystem, alfadecimalsystem). Om upptagning är tillgänglig för myndighet för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas, ansvarar myndigheten för arkivbildningen även om upptagningen är placerad annorstädes (t.ex. hos dataservicebyrå). Om upptagning är tillgänglig för flera myndigheter, åvilar ansvaret för arkivbildningen den myndighet, som jämlikt 11 § 11 mom. nedan svarar för vården av upptagningen. Handling skall arkivläggas omedelbart efter avslutad handläggning. Dessförinnan bör akten ha rensats från sådana anteckningar, meddelanden, utkast, kladdar och liknande arbetspapper, vilkas betydelse upphört genom att arbetet fullbordats, liksom sådana avskrifter och kopior som är övertaliga eller obehövliga för förståelsen av akten (aktrensning). Vid arkivläggningen skall såvitt möjligt utgallringsbara arkivhandlingar skiljas från de handlingar, som skall bevaras. Myndigheter med mera omfattande arkivbildning bör fastställa bestämmelser om sättet för arkivläggningen (arkivbildningsplan). Vid uppläggning av system som bygger på mikrofilmning eller ADB bör ställning på ett tidigt stadium tas till frågan, på vilket medium information som skall bevaras på längre sikt lämpligen bör bevaras och till den därmed sammanhängande gallringsfrågan. Vid bestämmande av medium för bevarandet bör hänsyn tas till beständighet, framställnings- och förvaringskostnader, återvinningsmöjligheter m.m. Särskilt bör, när det gäller mikrofilmning, beaktas möjligheten att vid utarbetande av blanketter och eljest underlätta filmning och skapa förutsättningar för god bildkvalitet. Vid ändringar av rutiner enligt vad som beskrivits ovan skall kontakt tas med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679). 2 mom. Lösa handlingar skall i regel sammanföras till volymer, t.ex. genom inbindning eller kapsling (se härom vidare 11 § 2 mom.). Oftast kan volymbildningen ske utan omplacering av handlingarna. I vissa fall är det emellertid nödvändigt, att från ett arkivlagt bestånd (dossiéer, kort- eller lösbladsregister) avställa inaktuella handlingar, dvs. utta dem och placera dem för sig för slutlig inbindning eller kapsling. Avställning kan ske efter hand, årligen eller med längre tidsmellanrum. Exempel: Persondossiéer (en mapp för varje tjänsteman) i bokstavsordning avställs successivt allt eftersom tjänstemännen lämnar tjänsten. De avställda dossiéerna placeras i bokstavsordning under förslagsvis en femårsperiod, varefter kapsling sker. En ny bokstavsföljd avställda dossiéer läggs upp för att i sin tur kapslas efter fem år. Inaktuella uppgifter på upptagning för automatisk databehandling kan avställas genom överföring till annan maskinläsbar databärare. Vid volymbildningen skall tillses, dels att volymernas innehåll blir komplett, dels att utgallringsbara handlingar och handlingar, som skall bevaras, så vitt möjligt kommer i olika volymer. Regler för volymbildning inklusive avställning från dossi30esystem och register bör fastställas av myndigheten, för avställning redan vid uppläggningen av dossi30esystemet eller registret. Cirkulär (1979:679). 3 mom. Genom den successiva tillkomsten av volymer av ensartat innehåll (t.ex. protokoll, koncept till/kopior av utgående handlingar, diarier, inkomna skrivelser, akter, dossiéer, huvudböcker, verifikationer) framväxer arkivets serier(seriebildning). Serierna skall hållas åtskilda och ordnas systematiskt (se nedan 12 §). Vid seriebildningen bör iakttas att utgallringsbara volymer samlas i särskilda serier (i förekommande fall parallellserier till sådana som skall bevaras). Cirkulär (1979:679). Anmärkningar. 1. Med konceptmenas egentligen en handling, efter vilken ett protokoll, en utgående skrivelse, en räkenskap m.m. renskrivs. Sådant koncept ersätts numera oftast med en genomslags- (genomskrifts-) kopia av den renskrivna handlingen eller med första exemplaret av denna. Sådana genomslagskopior eller första exemplar behandlas i arkivbildningshänseende efter de för koncept gällande reglerna. Akt är under ett ärendes handläggning sammanlagda handlingar rörande ärendet; akten är färdigbildad, då ärendet slutligt avgjorts hos arkivbildaren. (Ex.: akt i mål hos domstol, upphandlingsakt, anmärkningsakt.) Dossiéeär handlingar rörande samma ämne, vilka efter hand vid arkivläggningen sammanläggs. Dossiéen kan växa så länge ämnet är föremål för arkivbildarens behandling. (Ex.: persondossiée, fastighetsdossiée.) 2. Om arkivläggning och volymbildning hos domstolar se protokollskung. (1971:1066) för de allmänna domstolarna, kung. (1971:974) om protokollföring m.m. vid de allmänna förvaltningsdomstolarna, förordning (1975:520) om protokollföring m.m. vid arrendenämnd och hyresnämnd samt förordning (1947:774) om dagbok och aktbildning m.m. i mål om lagsökning och betalningsföreläggande; hos länsstyrelser se riksarkivets föreskrifter och anvisningar den 24 februari 1972; hos lokala skattemyndigheter se riksarkivets broschyr nr 11, Lokala skattemyndigheters arkiv, 1971. Cirkulär (1979:679). 5 § Byråarkiv och hemligt arkiv (12 § Aas) Arbetar myndighet på byråer (avdelningar, sektioner) kan byråarkiv (avdelningsarkiv, sektionsarkiv) uppstå. Detta är alltid fallet då diarieföringen sker hos byrå. Samma sak gäller särskilt organiserade kart- och ritningsarkiv. De hemliga handlingarna bör bilda ett särskilt arkiv, i förekommande fall uppdelat i byråarkiv. Handlingarna behålls i detta arkiv, även sedan sekretessen upphört, och skall således ej inordnas bland de ''öppna'' handlingarna. För varje byråarkiv och för det hemliga arkivet gäller i tillämpliga delar vad som sägs om myndighets arkiv i Aas och i dessa anvisningar. Cirkulär (1979:679). 6 § Papper och skrivmedel m.m. (12 § Aas) 1 mom. Rörande papper och skrivmedel m.m. hänvisar riksarkivet till därom gällande föreskrifter. Cirkulär (1979:679). Anmärkningar. 1. Sådana bestämmelser finns bl.a. i: kung. (1964:504) om användning av skrivmateriel i statlig verksamhet (skrivmaterielkungörelsen). Jfr. även Kommentar till skrivmaterielkungörelsen, bilagd poststyrelsens sortimentslista; k. cirk. 14 sept. 1946 (nr 615) till statsmyndigheterna ang. användning av skrivpapper av standardiserade format (SIS-format); statens provningsanstalts förteckning över skrivmateriel och reproduktionsmetoder som är godkända till vissa slag av handlingar, vilken årligen i januari månad kungörs i SFS. Cirkulär (1979:679). 2. Ang. marginal på vissa expeditioner se kung. (1964:618) om expeditionsavgift m.m. (expeditionskungörelsen) och statskontorets handledning i systematisk maskinskrivning (jfr. k. cirk. 3 maj 1968, nr 221, om tillämpning av systematisk maskinskrivning). 3. För stencilduplicering och vissa fotografiska kopior finns särskilt papper märkt svenskt arkiv Cirkulär (1979:679). 2 mom. I fråga om upptagningar för ADB och mikrofilm meddelas följande anvisningar. A. Av upptagning som inte är utgallringsbar, skall efter det att bearbetning slutförts, framställas särskilda för långtidsförvaring avsedda arkivband. Nya och förut inte begagnade band som uppfyller av statens provningsanstalt uppställda kvalitetskrav skall därvid användas. Informationen skall lagras på magnetband med nio spår. Packningstätheten skall, såvida ej annat överenskommes med arkivmyndigheten, vara 1600 bpi, och skrivmetoden PE (Phase encoding) skall begagnas. I övrigt bör statskontorets tekniska norm nr 3 och 5 följas. Cirkulär (1979:679). Anmärkning. Det bör observeras, att även upptagningar som icke överförts till ''arkivband'' kan vara arkivhandlingar (jfr 3 §). Samtidigt med arkivband skall en s.k. körlogg framställas; den bör om möjligt innehålla utskrift av datablock där informationsförlust förekommer samt uppgifter om bandets identitet, in- och utgående bands volym- och serienummer, postformat, post- och blocklängd och antal poster. Cirkulär (1979:679). Anmärkning. Maskinlistor, som ej är utgallringsbara, skall framställas på arkivbeständigt papper och med begagnande av färgband som godkänts av statens provningsanstalt. För att underlätta maskinell läsning av listorna i framtiden bör de lämpligen utskrivas med typsnitt OCR-B (enligt SIS 662242). Cirkulär (1979:679). B. Med stöd av 8 § skrivmaterielkungörelsen (1964:504) kan riksarkivet medge, att mikrofilm i stället för papper får begagnas för framställning av arkivhandling, som skall bevaras eller för ersättande av pappershandling, som skall bevaras. Då mikrofilm skall tjäna som arkivexemplar av icke utgallringsbar upptagning, skall den uppfylla av statens provningsanstalt uppställda krav. Mikrofilm av detta slag skall kontrolleras med avseende på bildkvalitet och beständighet. Arkivexemplar av mikrofilm kan vara negativt eller positivt; vid tvekan härom bör samråd sökas med arkivmyndigheten. Från arkivexemplaret (normalt kamerafilmen) bör minst tre generationer film, som är klart läsbara, kunna framställas; den fjärde generationen skall vara väl läsbar i läsapparat och bör i övrigt ha sådana egenskaper, att tillfredsställande brukskopior på papper kan tas från den. För att säkerställa denna bildkvalitet hos filmen måste vid dokumentmikrofilmning förminskningsförhållandet alltid väljas med hänsyn till förlagans bildkvalitet. Vid dokumentfilmning av vanlig text med förminskningsförhållande 1:30 och däröver och vid utdatamikrofilm (Computer Output Microfilm, COM) 1:48 måste noga kontrolleras, att fastställd bildkvalitet hålles. Vid tvekan bör kontakt tas med arkivmyndigheten. Då mikrofiche eller jackets skall ingå i arkiv, bör format A 6 väljas för att möjliggöra rationell hantering och förvaring. Cirkulär (1979:679). 7 § Ändring av organisation och arbetssätt (13 § Aas) 1 mom.När en myndighets organisation eller arbetssätt ändras, bör hänsyn tas dels till att handling i myndighetens arkiv utan svårighet skall kunna återfinnas - även efter mycket lång tid - med kännedom om antingen ingivningsdatum, beslutsdatum eller ärende, dels till att sådan gallring, som medgivits därför att handlingens huvudsakliga innehåll kan återfinnas i andra handlingar, fortfarande skall vara möjlig. I många fall kan dessa önskemål uppnås med enkla medel. Uppmärksamhet bör även ägnas de nya gallringsmöjligheter, som ändringarna kan skapa. Cirkulär (1979:679). 2 mom. De åsyftade organisationsändringarna kan avse avdelnings-, byrå- eller sektionsindelning, överflyttande av byrå till annan myndighet, utvidgning av verksamheten med nya ärendegrupper, förändringar i distrikts indelning m.m. Ändring av arbetssätt (arbetsrutiner) kan avse diarieföring, registrering, bokföring, statistisk bearbetning eller arkivläggning samt förändringar, som förorsakas av övergång till ADB eller till rutiner som innefattar mikrofilmning. När system som bygger på mikrofilmning eller ADB utformas skall kontakt tas med arkivmyndigheten redan på planeringsstadiet. Cirkulär (1979:679). Exempel: Övergång från byrådiarium till centralt diarium; uppdelning av diariet efter en diarieplan; upphörande med viss registrering; inskränkning i statistisk bearbetning av inkomna uppgifter; övergång från arkivläggning av inkomna skrivelser i diarienummerordning till arkivläggning efter dossiéeplan eller i registerordning; övergång till matrikelföring med hjälp av ADB. 8 § Övertagande av arkivhandlingar (14 § Aas) 1 mom. Föreskriften i 14 § första stycket Aas är uttryck för grundsatsen, att ett arkiv är en organiskt framvuxen helhet, som ej får sammanblandas med annat eller andra arkiv (proveniensprincipen eller den organiska samhörighetens princip). 2 mom. Föreskriften åsyftar framför allt sådana fall, där en myndighet till följd av förändring av dess verksamhetsområde får överta för verksamheten behövliga arkivhandlingar från annan myndighet (upphörd eller alltjämt bestående), vars uppgifter eller befogenheter den helt eller delvis övertar, eller från en av staten förvärvad egendom eller rörelse, vars skötsel uppdras åt myndigheten. Bland dessa handlingar kan finnas sådana, som genom sina uppgifter i myndighetens fortsatta verksamhet organiskt införlivas med myndighetens eget arkiv. De är: a) sådana register, matriklar, längder och liggare samt dossiéer, som det åligger myndigheten att i fortsättningen föra eller fullständiga (t.ex. fastighetsböcker, jordeböcker); b) sådana åtkomst- eller nyttjanderättsbevis, kontrakt och likartade handlingar, som ligger till grund för bestående rättsförhållanden, liksom kartor och ritningar över egendom förvaltad av myndigheten; c) kartor samt ritningar till materiel, byggnader och andra anläggningar, vilka inte avses under b) ovan. Rörande de handlingar, som skall införlivas med myndighetens arkiv, bör kontakt tas med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679). 3 mom. Övriga övertagna handlingar, dvs. sådana som i myndighetens fortsatta verksamhet enbart skall tjäna som upplysningsmaterial, skall behandlas enligt 14 § första stycket Aas. Exempel: Domböcker och protokoll, vilka vid ändring i den judiciella indelningen överlämnas från en tingsrätt till en annan; mantals- och taxeringslängder för tidigare år hos lokal skattemyndighet, vilka vid överflyttning av kommuner till annat fögderi överlämnas till detta. Då beståndet av sådana handlingar skall utgöra ett avslutat helt, får andra ämbetsböcker än de under 2 mom. avsedda icke vidare användas. Oavslutade ärenden, som införts i den tidigare myndighetens diarium, måste därför införas även i den nya myndighetens diarium (lämpligen under särskild rubrik). Cirkulär (1979:679). 4 mom. Om det övertagna arkivaliebeståndet ej åtföljs av en som inventeringslista användbar förteckning, skall sådan ofördröjligen upprättas. I denna förteckning skall för de handlingar, som införlivas med myndighetens eget arkiv, antecknas deras plats (volymsigna) i myndighetens arkivförteckning. Avskrift av förstnämnda förteckning skall inges till arkivmyndigheten. 5 mom.Arkivhandling, som anses rätteligen tillhöra annat arkiv än det, vari den förekommer, får överflyttas till det förstnämnda endast efter hörande av arkivmyndigheten. Anmärkning. I kung. (1961:514) har bestämmelser givits rörande dispositionen av vissa kyrkliga arkiv vid ändring i den kyrkliga indelningen eller den prästerliga organisationen. - I k cirk. 23 okt. 1964 har föreskrifter meddelats om förfarandet med arkivhandlingar vid förstatligandet av polis-, åklagar- och exekutionsväsendet. - I kung. (1964:744) har bestämmelser givits om överlämnande av handlingar från magistrater vid deras upphörande. - I k brev 4 nov. 1966 har bestämmelser utfärdats om arkivering i samband med övergång till ny fögderiorganisation. 9 § Gallring (15-16 §§ Aas) 1 mom. Utgallring av arkivhandling innebär, att handlingen kasseras såsom arkivhandling och avlägsnas (genom försäljning eller omedelbar förstöring, se 16 § Aas) eller att uppgift som ingår i upptagning utplånas. Utgallringsbarär endast sådan handling, som enligt lag eller föreskrift skall eller får utgallras efter viss tid (gallringsfrist) eller omedelbart. Sådan föreskrift meddelas av regeringen, riksarkivet eller, försåvitt det gäller personregister som förs med hjälp av ADB, av datainspektionen. Varje utgallringsföreskrift är i sak en undantagsbestämmelse och skall följaktligen tolkas och tillämpas med sträng begränsning till vad den uttryckligen omfattar. Utgallringen får under inga förhållanden utsträckas till att omfatta andra handlingar än de i föreskrifterna angivna. Cirkulär (1979:679). Anmärkning. I fråga om personregister, som förs med hjälp av ADB, kan gallringsföreskrift meddelas av datainspektionen efter samråd med riksarkivet enligt 6 § datalagen (1973:289) och 5 § datakungörelsen (1973:291). Cirkulär (1979:679). 2 mom. Allmänna bestämmelser om utgallring av handlingar hos myndigheter, för vilka riksarkivet eller landsarkiv är arkivmyndighet, är meddelade i förordn. (1953:716) angående utgallring av handlingar hos vissa statsmyndigheter, den s.k. ''allmänna gallringsförordningen'' samt i förordn. (1974:648) om utgallring ur upptagning för automatisk databehandling. Sistnämnda förordning är tillämplig även på myndigheter, för vilka krigsarkivet är arkivmyndighet. Därutöver gäller för särskilda förvaltningsområden eller för vissa handlingar bestämmelser i ett stort antal andra författningar och av regeringen, riksarkivet eller datainspektionen meddelade gallringsbeslut (''gallringsbrev''). I vissa fall är utgallring medgiven, i andra ovillkorligt föreskriven. Enstaka typarkiv (t.ex. ett kronofogdearkiv i varje landsarkivdistrikt, ett kyrkoarkiv i varje län) är i särskild ordning undantagna från gallring för att för framtiden utgöra fullständiga exempel på arkivbildningen inom vederbörande förvaltningsområden. Cirkulär (1979:679). 3 mom. Utgallringsbar handling är utgallringsmogen när den gallringsfrist gått ut, som gäller för, handlingen. Gallringsfristen är antingen fastställd i utgallringsföreskriften eller bestäms enligt denna av myndigheten själv. Myndighets beslut om sådan frist skall, om riksarkivet är arkivmyndighet, delges riksarkivet. Rörande förberedandet av utgallring genom att de utgallringsbara handlingarna redan vid arkivläggningen samlas i särskilda volymer se ovan 4 §. Dessa volymer förses med innehållsrubrik och påskrift om tidpunkten för utgallring (t.ex. ''Utgallras 1980''). Anmärkningar 1. Med gallring(se bl.a. 11 § Aas) förstås den minskning av ett arkiv, som sker genom utgallring av vissa handlingar; gallring och utgallring är således ej liktydiga termer. Att gallra en serie innebär, att vissa handlingar i serien avlägsnas och förstörs; att utgallra en serie innebär däremot att hela serien avlägsnas och förstörs. I fråga om upptagning kan gallring ske därigenom att uppgift utplånas. Gallring och utgallring är ej att förväxla med avlämning av arkivhandlingar till arkivmyndighet (28-34 §§ Aas), med avställning av inaktuella handlingar (4 § 2 mom. ovan) eller med överförande av arkivhandlingar från tjänsterum till arkivlokal (11 § 3 mom. nedan). Observeras bör även, att vissa utgallringsföreskrifter, framför allt ''allmänna gallringsförordningen'' (1953:716), gäller myndighetens samtliga handlingar och ej enbart dess arkivhandlingar. Cirkulär (1979:679). 2. Om återställande av handlingar se t.ex. rättegångsbalken 50:30, 51:30 och 52:13; riksarkivets gallringsbeslut nr 283 (SFS 1971:204) om återställande eller utgallring av ansökningshandlingar samt kung. (1955:32) ang. återställande eller utgallring av vissa ansökningshandlingar hos myndigheter tillhörande försvaret; 21 § kung. (1964:618) om expeditionsavgift m.m. Cirkulär (1979:679). 3. Förteckning över de t.o.m. 1968 utfärdade gallringsföreskrifterna har publicerats i Arkivgallring hos myndigheter (Meddelanden från svenska riksarkivet broschyr nr 10, Stockholm 1969) och tillhandahålls av riksarkivet. Uppgifter om gallringsbeslut, som därefter fattats, återfinns i riksarkivets publikationer Meddelanden från svenska riksarkivet och RA-nytt (ser. Myndighetsservice). Cirkulär (1979:679). 4 mom. Om arkivhandling förstörs eller information utplånas efter skedd överföring av informationen till annat medium, är åtgärden att betrakta som gallring och får endast ske i härför fastställd ordning. Förstöring i samband med överföring till ny databärare tillhörande samma slag av upptagning är ej gallring, förutsatt att den nya databäraren är av likvärdig kvalitet och att ändring i informationen ej sker. Så t.ex. är förstöring vid överföring från skivminne till magnetband eller tvärtom ej gallring, medan däremot förstöring vid överföring från upptagning för ADB till mikrofilm är gallring. Beslut om verkställande av föreskriven eller medgiven gallring fattas av den myndighet, till vars arkiv upptagning hör, även om upptagningen av tekniska eller andra skäl förvaras annorstädes. Beslut om verkställande av utgallring av upptagning, vilken är tillgänglig för flera myndigheter, fattas av huvudmannen för systemet eller av myndighet, som i särskild ordning bestämts. Är gallring ej ovillkorligt föreskriven, fattas sådant beslut först sedan övriga berörda myndigheter meddelat, att de biträder gallringen. Cirkulär (1979:679). 10 § Arkivlokaler (17-21 §§ Aas) 1 mom. I enskild bostad får arkiv förvaras endast om myndighet ej förfogar över särskild tjänstelokal. I tjänstebostad (t.ex. prästgård) får arkivhandlingar ej förvaras i utrymmen, som används för egentligt bostadsändamål. 2 mom. Arkivlokal (för förvaring av arkivhandlingar särskilt avsedd lokal) bör vara förlagd i nära anslutning till tjänstelokalerna. I källarvåning bör den förläggas endast om denna är helt fuktfri och ej utsatt för risk av vattenskada t.ex. genom översvämning. För att tillgodose kraven på brandskydd skall särskilt tillses, att arkivlokal har väggar, takbjälklag och golvbjälklag samt dörrar och i förekommande fall fönsterluckor i den brandsäkerhetsklass, som gäller med hänsyn till byggnadens konstruktion, användning och belägenhet. Arkivlokal bör vara försedd med elektrisk belysning och, där dess storlek och belägenhet så påkallar, värmeledning och ventilationsanordningar, allt av brandsäker beskaffenhet. Arkivexemplar av mikrofilmer, upptagningar för ADB, ljud- och videoband skall förvaras i särskilda för resp medium lämpade arkivlokaler. Lokalen skall uppfylla vissa krav med avseende på temperatur, luftfuktighet, luftrenhet och brandskydd. Närmare anvisningar om arkivlokalens konstruktion, inredning mm utfärdas av statens planverk. Myndighet, som endast förfogar eller kan väntas komma att förfoga över ett mindre antal mikrofilmer, får som alternativ till byggande av särskild filmarkivlokal deponera filmen hos arkivmyndighet eller annan myndighet, som har sådan lokal. Om filmen deponeras hos annan än arkivmyndighet, bör i depositionsavtalet intas föreskrifter om att filmen skall vårdas och kontrolleras i enlighet med meddelade bestämmelser och anvisningar. Arkivmyndigheten skall underrättas om sådan deposition. Cirkulär (1979:679). Anmärkning. Om arkivlokal för mikrofilm skall inrättas, innan anvisningar härför hunnit utfärdas, bör kontakt tas med arkivmyndigheten, som lämnar erforderliga hänvisningar och råd. Rörande arkivlokals konstruktion i övrigt och inredning m.m. hänvisas till Råd och anvisningar för anordnande av arkivlokaler (Kungl byggnadsstyrelsens publikationer 1963:2) och Svensk byggnorm, utgiven av statens planverk. Förvaras arkivhandlingar i arkivskåp, skall detta vara av den brandsäkerhetsklass, som närmast motsvarar kraven på arkivlokal enligt ovan. 3 mom.Är arkiv inrymt i lokal, som ej är lämplig för sitt ändamål, bör myndigheten söka samråd med arkivmyndigheten om erforderliga åtgärder. Då förslag till ny- eller ombyggnad av arkivlokal upprättas, skall arkivmyndighetens synpunkter inhämtas redan på projekteringsstadiet. Där så kan ske, bör detta iakttas även när fråga uppkommer om förhyrning av arkivlokal i planerad nybyggnad. Har förslag till arkivlokal godkänts av arkivmyndigheten, skall denna ånyo höras, om avvikelse från det godkända förslaget anses önskvärd. Cirkuär (1979:679). 4 mom.Arkivlokal, som ej samtidigt är arbetslokal, får ej utan tvingande skäl användas till annat ändamål än förvaring av arkivhandlingar. Myndigheten skall utfärda erforderliga bestämmelser om tillträde till arkivlokal. Därvid skall iakttas att lokalen endast med myndighetens medgivande och under kontroll får vara tillgänglig för person, som ej tillhör myndighetens personal eller utför arbete för myndighetens räkning. I arkivlokal får ej förekomma rökning, begagnas bart ljus eller användas elektriska apparater (tex kokplattor) eller annat, som kan förorsaka brand. Arkivlokal skall med korta mellanrum besökas för kontroll och hållas i vårdat skick. Cirkulär (1979:679). 11 § Arkivhandlingarnas vård och användning (17-21 §§ Aas) 1 mom. Vid större myndighet bör finnas särskilt utsedd person, som under chefen är närmast ansvarig för arkivvården vid myndigheten (arkivansvarig). Där särskild arkivvårdare dessutom utses jämlikt 19 § Aas, bör instruktion för denne utfärdas efter samråd med arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679). 2 mom. Aktuella lösa handlingar förvaras på det sätt, som arbetet kräver (t.ex. i fack, vertikalskåp, kortskåp eller i samlingspärmar). Övriga lösa handlingar skall förvaras enligt följande: a) Handlingar, som skall bevaras, inbinds eller inläggs i kapslar (arkivkartonger, buntomslag eller kortlådor); handlingar av större format (t.ex. kartor och ritningar) läggs om möjligt plana i kartskåp eller portföljer, pergamentsbrev i askar eller konvolut, filmer och magnetband i kassetter. Kapslar, portföljer och kassetter skall vara av hållbart material, som ej färgar av sig eller på annat sätt skadar innehållet. Viktigare arkivhandlingar såsom protokoll, diarier och vissa register till diarier bör bindas. Akt eller dossi e, som kapslas tillsammans med andra handlingar, bör förses med skyddsomslag (aktomslag) med påskrift om innehållet. Ljudband bör vara inneslutet i isärtagbar kassett. (Betr. upptagningar jfr 7 mom. nedan.) b) Utgallringsbara handlingar inläggs i enklare paket eller förvaras i samlingspärmar, vilka kan användas på nytt, sedan etiketterna tagits bort vid gallringsfristens utgång. Cirkulär (1979:679). Anmärkning. Det bör observeras, att plastfickor kan skada innehållet och därför bör undvikas. 3 mom. Arkivhandlingarna skall snarast möjligt överföras från tjänsterummen till arkivlokalen. Är denna belägen i anslutning till tjänsterummen, skall arkivhandlingarna såvitt möjligt ständigt vara placerade i denna utom då arbete pågår. 4 mom. I arkivlokalen skall bundna och kapslade volymer vara uppställda på hyllor. I arkiv, vilkas serier är av väsentligt skiljaktiga format, får serierna grupperas efter volymhöjd eller -djup i den utsträckning, som erfordras för att rationellt utnyttja hyllutrymmet, inom varje grupp dock i arkivförteckningens ordning. Efter varje tillväxande serie bör lämnas tomrum för motsedda tillskott (accessionsutrymmen). Cirkulär (1979:679). 5 mom. Varje volym skall vara försedd med påtryck eller etikett med arkivets (myndighetens och i förekommande fall byråns) namn samt volymens rubrik (innehållsuppgift) och signum enligt arkivförteckningen (se 12 §). Härvid bör - särskilt i vad avser myndighetens namn - förkortningar icke användas. Beträffande etikettering av upptagningar gäller särskilt meddelade föreskrifter (se mom. 7). Cirkulär (1979:679). 6 mom. För lagning av svårare skador på arkivhandlingar bör myndighet, som ej förfogar över specialutbildad arbetskraft, rådfråga arkivmyndigheten. Lagning av revor får endast utföras med material, som icke kan skada handlingen. 7 mom. Om handhavande och kontroll av upptagningar, som skall bevaras för framtiden, gäller följande. Film En av film får begagnas endast för framställning av nytt arkivexemplar. Om särskild masterfilm för framställning av brukskopior ej finns, får arkivexemplaret begagnas även härför, dock endast under förutsättning att kopiering för bruksändamål sker i mindre utsträckning. Film, som efter förvaring eller begagnande i viss lokal skall överföras till lokal med annan temperatur eller luftfuktighet, skall genom konditionering anpassas till denna. Den som arbetar med arkivexemplar av film bör bära luddfri tyghandske. Arkivexemplar av film skall kontrolleras regelbundet, lämpligen genom stickprov. Testbrickor för påvisande av luftföroreningar skall placeras i arkivlokalen och besiktigas varje månad. Iakttas utslag på testbricka eller skada på film, som förvaras i lokalen, skall orsakerna utredas och lämpliga åtgärder vidtas. Skadad film repareras eller kopieras, om så kan ske. I annat fall tillvaratas dess innehåll på annat sätt. Arkivexemplaren skall förvaras i väl slutna förpackningar av för filmen oskadligt material. Endast sådana förvarings- och monteringsmedel får användas, som godkänts av statens provningsanstalt. Den i förpackningen inneslutna luften skall vara ren, och fuktinnehållet får ej överstiga 30 % relativ luftfuktighet. Av filmen och/eller dess förpackning bör framgå arkivbildare och, i förekommande fall, byrå- eller projekttillhörighet serierubrik och volymsignum enligt arkivförteckningen löpnummer för kassett eller annat förvaringsmedel tekniska data (positiv, negativ, filmslag, generationsnummer m.m.) tidpunkt för filmningen (och, om filmen tillhör en senare generation, tidpunkt för filmens framställning) huvudsakligt innehåll innehållsregister eller index förminskningsförhållande och företagna kontrollåtgärder. För att arkivexemplar på rulle skall kunna identifieras måste märkskyltar fotograferas på startsladd och i vissa fall även på slutsladd. Vid transport av mikrofilm skall hänsyn tas till riskerna för skadeverkningar vid omkonditionering. Cirkulär (1979:679). Magnetband Hantering och förvaring av upptagning skall ske i dammfria lokaler. Bandet skall vara skrivskyddat och dess fria ände låsas med därför avsedd skumgummikudde. Det skall förvaras i sluten plastkassett, som är transparent, så att etiketten på spolen kan läsas utan att kassetten behöver öppnas. Magnetband bör förses dels med direkt läsbar etikett, som anbringas på bandspolen och innehåller uppgifter av teknisk, administrativ och innehållsmässig art, dels ock med magnetisk etikett (label), som bör utformas enligt ISO 1001.2. Cirkulär (1979:679). Anmärkningar. Den visuellt läsbara etiketten bör innehålla uppgift om arkivbildarens namn (myndighet, enhet etc.) serierubrik i klartext enligt arkivförteckning volymsignum enligt arkivförteckning löpnummer i bandsviten volymserienummer registeridentifikation (datasetnamn) enligt systemdokumentation och magnetisk label volymens ordningsnummer inom registret (file) volymens framställningsdatum (skrivdatum) antal kanaler teckentäthet. Utformningen av visuellt läsbar etikett beskrivs i statskontorets tekniska norm nr 11. Har magnetband utsatts för ovanliga miljöförhållanden eller konstateras att spänningar har uppstått i bandet, bör det omspolas, eventuellt efter konditionering. Varje ADB-band, som icke används i drift, skall kontrolleras genom körning, minst en gång under den första tioårsperioden och därefter en gång vart femte år. Sådana ADB-band skall dessutom uttas stickprovsvis för okulärbesiktning. Vid användning eller kontroll av dylikt ADB-band förs anteckningar om bandets kondition. Påträffas permanent läsfel eller iakttas annan skada, kopieras bandet. Till magnetband hörande systemdokumentation skall bevaras och åtfölja upptagningen. I dokumentationen bör ingå bl.a. eventuella utskrifter av datablock med informationsförlust samt anteckningar om bandets fysiska kondition. Om upptagning, som är tillgänglig för myndighet, förvaras hos dataservicecentral eller eljest hos annan än myndigheten, bör särskilt avtal upprättas om upptagningarnas behandling i arkivhänseende. Myndighet skall tillse, att vården sker i enlighet med överenskommelsen. Särskilt framställt arkivexemplar av magnetband skall vid transport förvaras i emballage så konstruerat, att avståndet från bandet till emballagets yttersidor är minst tre tum eller cirka 7,5 cm. Ljud- eller videoband bör omspolas 24 timmar före användning eller kontrollkörning. Varje band kontrolleras minst en gång vart femtonde år genom körning. Iakttas skada, kopieras bandet. Cirkulär (1979:679). 8 mom. Arkivhandling får, utom för ändamål som särskilt anges i Aas, föras från myndighetens lokaler endast i samband med tjänsteförrättning eller eljest vid utförande av arbete utom lokalerna eller för inbindning, lagning, reproducering eller likartad åtgärd för myndighetens egen räkning. Härvid skall nödig försiktighet iakttas och tillses, att handlingen snarast möjligt återställs. 9 mom. Vid lån ur arkiv bör på uttagen volyms plats anbringas en markering (t.ex. pappskiva) med volymens rubrik och signum, låntagarens namn samt datum. Cirkulär (1979:679). 10 mom. Då arkivhandling hålls tillgänglig för allmänheten inom myndighetens lokaler, skall dess handhavande övervakas. 11 mom. För vården av upptagning som är tillgänglig för flera myndigheter ansvarar huvudmannen för det datasystem, vari upptagningen ingår, eller annan myndighet som riksarkivet bestämmer. Cirkulär (1979:679). Anmärkningar Rörande inbindning av arkivhandlingar har anvisningar meddelats i riksarkivets cirkulär 1974-10-03. Jfr riksarkivets broschyr nr 12 (1975). För förvaring av icke utgallringsbara handlingar finns godkända arkivkartonger med plastlaminering, vilka tillhandahålls bl.a. genom poststyrelsens centralförråd. Anvisningar om buntning tillhandahålls av arkivmyndigheten. Uppgift om tejp som i vissa fall kan användas för lagning av arkivhandlingar, återfinns i postens sortimentlista. Annan tejp skadar papperet och får därför inte användas på arkivhandlingar. Cirkulär (1979:679). 12 § Arkivförteckning (22-25 §§ Aas) 1 mom. Förteckningsplanerna ger regler för hur arkivens serier systematiskt skall ordnas och förtecknas (jfr 4 § 3 mom. ovan). Enligt flertalet förteckningsplaner indelas ett arkiv i första hand i vissa huvudavdelningar, såsom protokoll, diarier, inkomna handlingar, räkenskaper m.fl., vilka betecknas med stora bokstäver. Omfattar en huvudavdelning flera serier, indelas den i underavdelningar, vilka betecknas med arabiska siffror fogade till huvudavdelningens beteckning, A 1, A 2 o.s.v. Sådan underavdelning kan omfatta flera serier och indelas då i sin ordning i lägre underavdelningar o.s.v., så att de lägsta underavdelningarna alltid utgör var sin serie. Dessa lägre underavdelningar betecknas med tillagda stora bokstäver, A 1 A, A 1 B o.s.v., och vid fortsatt underindelning A 1 AA, A 1 AB o.s.v. Den på detta sätt bildade beteckningen för en serie är seriesignum Cirkulär (1979:679). Anmärkning: I vissa fortfarande gällande förteckningsplaner används romerska siffror och små bokstäver för att beteckna underavdelningar (A I a, A I b o.s.v.). Denna princip för signering bör bibehållas, så länge förteckningsplanen gäller. Cirkulär (1979:679). Exempel: Flera förteckningsplaner upptar en huvudavdelning C, Diarier. Om i ett visst slags arkiv endast en serie diarier förekommer, är dess beteckning, seriesignum, endast C. Finns däremot exempelvis både brevdiarier och ansökningsdiarier, betecknas dessa C 1 och C 2. Om den förra underavdelningen (C 1) omfattar serierna ingående brevdiarier och utgående brevdiarier, betecknas dessa C 1 A resp. C 1 B. Inom huvudavdelning eller underavdelning, som omfattar flera serier, ordnas dessa, om ej annat anges i förteckningsplanen, i kronologisk följd efter begynnelseår. Är förteckningsplan ej fastställd, upptas serierna i den ordning och med den signering arkivmyndigheten anvisar. I arkivförteckningen skall för varje serie utsättas såväl rubrik med innehållsbeteckning som signum (t.ex. C 1 A, Diarier över ärenden). Se även bilagda förteckningsexempel. Cirkulär (1979:679). 2 mom. Serierna skall, såvida ej gällande förteckningsplan föreskriver annat, ordnas och förtecknas efter systematiska grunder, oberoende av material, format och framställningssätt. Cirkulär (1979:679). Exempel: Om myndighet vid diarieföring använder sig av elektromagnetiska databärare, skall dessa tas upp i förteckningen under huvudavdelning C, Diarier. Likaså skall magnetband, som används för lagring av information hörande till räkenskapsföringen, förtecknas under huvudavdelning G, Räkenskaper. Cirkulär (1979:679). 3 mom. Inom varje serie numreras volymer (t.ex. band, kapslar, kortlådor, kassetter) och i förekommande fall särskilt förvarade lösa handlingar (t.ex. kartor, ritningar, vilka är bilagor till handlingar i annan arkivserie eller eljest få till antalet) med arabiska siffror. Seriesignum tillsammans med volymens nummer utgör volymsignum (t.ex. A 1:5; A 2:16). Om ändring i redan genomförd numrering måste göras, därför att ytterligare volymer påträffats eller eljest tillkommit, kan man, till förekommande av fullständig omnumrering av serien, göra tillägg genom liten bokstav (t.ex. A 1:2a, A 1:2b o.s.v.). Tillvägagångssättet bör dock endast begagnas i undantagsfall. Utom med nummer redovisas volym med tidsuppgift och vid behov delbeteckning. Har volymen en särskild titel, som skiljer sig från seriens rubrik (t.ex. ''expeditionsbok'' på en volym i serien diarier), bör denna anges i förteckningen. Är volymen försedd med register, anmärks detta. Går innehållet i en volym in under olika avdelningar, upptas volymen med nummer endast i den serie, som den främst tillhör och i vilken den kommer att vara uppställd. Under de övriga avdelningarnas rubriker hänvisas till volymen i fråga. Cirkulär (1979:679). Exempel: I ett arkiv har de ingående och utgående diarierna 1966-1970 bundits i ett band. Denna volym upptas i förteckningen under C 1 A, Ingående diarier, med volymnummer (15), tidsuppgift (1966-1970) och anmärkningen: Innehåller även utgående diarium 1966-1970. Under C 1 B, Utgående diarier, antecknas: 1966-1970 se C 1 A:15; i kolumnen för volymnummer görs ett tvärstreck. Ifall en serie upphör, skall anmärkas var eventuell fortsättning skall sökas. Serie som består av utgallringsbara volymer behöver i förteckningen redovisas endast med rubrik och seriesignum samt anteckning om den bestämmelse, som ligger till grund för utgallringen, och om fastställd gallringsfrist. Finns inom en underavdelning flera i sin helhet utgallringsbara serier (t.ex. inom ett ADB-system) kan dessa upptas under ett gemensamt signum, dock med angivande av rubrik och gällande gallringsgrund för varje särskild serie. Volymer, som skall bevaras som typexemplar eller eljest, förtecknas dock i vanlig ordning. Kort- eller lösbladsregister eller dossiéesystem samt de volymer, som bildats genom avställning (se 4§ 2 mom.) därur, redovisas såsom en gemensam serie. Vid rubriken anges året för uppläggningen och reglerna för uppläggning och avställning; de avställda volymerna förtecknas därefter med nummer och titel: Avställda kort (blad, dossiéer). Se bilagda förteckningsexempel. Rörande tidsuppgift för arkivhandlingar gäller: a) För volym, som omfattar eller gäller viss tidrymd, anges denna (för icke avslutad volym begynnelsetid). Består sådan volym av inkomna handlingar eller akter, grundas denna datering på ankomst- eller beslutsdata, om de är ordnade efter dessa, i annat fall på deras egen datering. För volym, som består av avställda handlingar, anges avställningsår (avställningsperiod); för avskriftssamling eller reproduktion anges om möjligt tillkomsttiden. b) Om en särskilt förtecknad lös handling utgör avskrift, kartrenovation eller annan kopia, anges förutom dess eget datum även originalets. Arkivförteckning bör förses med innehållsförteckning, som upptar förekommande huvud- och underavdelningars rubriker och signa. Vid förteckning på lösblad är detta nödvändigt bl.a. från kontrollsynpunkt. Cirkulär (1979:679). 4 mom. I fråga om vissa slag av upptagningar redovisas tekniska data särskilt i förteckningen enligt föreskrifter i förteckningsplanen. Närmare anvisningar härför meddelas nedan. a) Då det gäller förtecknandet av icke utgallringsbar upptagning för ADB, bör på härför avsedd plats i arkivförteckningen eller i bilaga till denna anges förvarande myndighet eller företag (om arkivbildaren ej själv förvarar upptagningen) projekttillhörighet, registeridentifikation enligt systemdokumentationen seriebeteckning för systemdokumentation och andra till upptagningen hörande handlingar varifrån upptagningens uppgifter hämtats och vilka uppgifter som finns på bandet sorteringsordning, maskintyp, teckentäthet, antal kanaler, övriga tekniska data (t.ex. postlängd, postformat, antal poster, blockstorlek) löpnummer för band eller annan informationsbärare samt kassett eller annat förvaringsmedel. I fråga om upptagning, som förvaras hos annan myndighet än arkivbildaren, kan dessa uppgifter efter samråd med arkivmyndigheten ersättas av hänvisning till inventeringsliggare (beståndsöversikt), som förs hos den förvarande myndigheten. Cirkulär (1979:679). b) Mikrofilm förtecknas liksom övriga arkivhandlingar efter systematiska grunder enligt gällande förteckningsplan. Härutöver skall på härför avsedd plats i arkivförteckningen eller i bilaga till denna anges vissa tekniska och andra data som är av betydelse för begagnande, kontroll och vård, främst angående filmform (rullfilm etc.) tidpunkt för filmningen (och, om filmexemplaret representerar en senare generation, tidpunkt för framställningen) tekniska data (filmtyp m.m.) förekomsten av masterfilm och arbetskopior sökmöjligheter (strukturering av innehållet). Här angivna tekniska och andra data behöver endast anges för filmexemplar, som är avsedda för långsiktigt bevarande. Cirkulär (1979:679). 5 mom. Över kartor och ritningar bör föras särskilda register. Uppgift att sådana finns skall lämnas i myndighetens arkivförteckning på därför avsedd huvudavdelning. Myndighets innehav av ritningar och kartor, vilka icke är bilagor till andra handlingar, redovisas i arkivförteckningen. Är antalet ringa, bör de förtecknas styckevis, medan förekomsten av stora bestånd redovisas summariskt genom anteckningar i arkivförteckningen. Dessa bör ge en uppfattning om ritningarnas typ (innehåll), ålder (ev. en dast begynnelseår), förvaringssätt och ungefärligt antal. Här bör även hänvisning göras till befintlig registrering, inklusive sökregister och ev. andra handlingar som använts vid hanteringen av kartorna och ritningarna. Cirkulär (1979:679). 6 mom. Vid den årliga genomgången av arkivförteckningen skall denna fullständigas, om så ej redan skett, genom införande av nytillkomna arkivhandlingar och av slutår för avslutade volymer samt anteckning om arkivhandlingars avgång genom avlämning till arkivmyndigheten eller annan myndighet, genom utgallring eller på annat sätt. Genomgången bör ske i början av året och vara avslutad före mars månads utgång. Cirkulär (1979:679). 7 mom. Tioårsuppgift enligt 25§ Aas kan antingen lämnas i form av särskild tilläggsförteckning eller införas i tidigare till arkivmyndigheten insänd förteckningsavskrift, som kan återlånas för komplettering. Arkivförteckning, i 25 § Aas föreskriven avskrift av sådan och tilläggsförteckning skall skrivas på av arkivmyndigheten godkänd blankett eller på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100. Myndighet för vilken riksarkivet eller krigsarkivet är arkivmyndighet skall inge bestyrkt förteckningsavskrift och tioårsuppgift i ett exemplar, myndighet för vilken landsarkiv är arkivmyndighet i två exemplar. Cirkulär (1979:679). 13 § Utlån av arkivhandlingar (26-27 §§ Aas) 1 mom. Framställning om lån för tjänsteändamål bör ske skriftligen och med angivande av det ärende, för vars handläggning handlingarna behövs. 2 mom. Myndighet eller institution, som erhållit rätt att för vetenskapligt ändamål inlåna arkivhandlingar, skall noga pröva forskares lånebegäran och därefter göra skriftlig framställning om lånet med angivande av forskarens namn, forskningens ändamål samt önskad lånetid. 3 mom. Utlån av arkivhandlingar till enskild för användning utom myndighetens lokaler är icke tillåtet. 4 mom. Utlån bör ej ske av handlingar av särskild vikt (t.ex. kyrkoböcker, jordregister, diarier). Ömtåliga eller skadade handlingar bör ej försändas till annan ort. Ett hinder för utlån är även arkivhandlings alltför otympliga beskaffenhet. Lösa handlingar, som utlånas, skall räknas och antalet blad anges, om handlingarna ej är numrerade. I regel bör endast ett fåtal volymer på en gång utlånas för samma forskares räkning. 5 mom. Arkivhandlingar, som utlånas till annan ort, skall emballeras på betryggande sätt. Vid transport av magnetband bör därför avsedd behållare användas. Försändes lån med posten, skall försändelsen assureras. Försändelse får, även då lånet avser vetenskapligt ändamål, äga rum med tjänstepost, om ej särskilda föreskrifter lägger hinder i vägen; har försändelsen icke skett med tjänstepost, är den, för vilkens räkning lånet begärts, skyldig att erlägga transportkostnaderna. Cirkulär (1979:679). 6 mom. Utlån av arkivhandling bör endast ske mot kvitto, som återställs sedan handlingen återkommit. Lån skall dessutom på lämpligt sätt noteras; där lån förekommer ofta, skall särskild liggare över lånen föras. Återställs ej utlånad arkivhandling inom tre månader eller annan för lånet bestämd tid, bör den återfordras. Myndigheten äger dock rätt att medgiva förlängning av lånetiden liksom även att vid behov återfordra handlingen före lånetidens utgång. 7 mom. Myndighet eller enskild, som begär att få låna upptagning, skall om ej eljest hinder föreligger, erhålla upptagningen i kopia, såvida icke riksarkivet för visst fall medger att arkivexemplaret av upptagningen utlånas. Om avgift för kopia är särskilt föreskrivet. Cirkulär (1979:679). Anmärkningar 1. Rätt att för vetenskapligt ändamål inlåna arkivhandlingar beviljas av riksarkivet endast åt myndigheter och institutioner, som kan bereda handlingarna betryggande förvaring och vård. Sådan lånerätt kan beviljas dels generellt, dels för tjänstemäns enskilda forskningar, dels under begränsad tid för en speciell forskningsuppgift. 2. Lånerätt har riksarkivet, krigsarkivet, landsarkiven, stadsarkiven i Stockholm, Malmö, Borås, Eskilstuna, Gävle, Göteborg, Norrköping, Uppsala, Västerås, Örebro, riksantikvarieämbetet, kungl. biblioteket, universitetsbiblioteken samt ett antal andra myndigheter och institutioner. Uppgifter om dessa kan erhållas från riksarkivet, krigsarkivet och landsarkiven. Cirkulär (1979:679). 14 § Avlämning av arkivhandlingar till landsarkiv (29 § Aas) 1 mom. Arkivhandlings ålder, som avses i 29 § 1 mom. andra stycket Aas, räknas från dess datering enligt 12 § 3 mom. ovan. Cirkulär (1979:679). 2 mom. Undantagna från avlämningsskyldighet är sådana avskrifter och andra reproduktioner av handlingar i myndighetens eller andra arkiv, som utförts efter år 1900, förutsatt att originalen finns i behåll. Från avlämning får även undantas sådana donationsbrev och andra åtkomst- eller nyttjanderättshandlingar, som ligger till grund för bestående rättsförhållanden, sådana kartor och ritningar med tillhörande beskrivningar, som anses behövliga för ämbetsgöromålen, i häradsrätters, rådhusrätters och tingsrätters arkiv: fastighetsböcker och småprotokoll, som anses behövliga för ämbetsgöromålen. Cirkulär (1979:679). 3 mom. I fråga om avlämning till landsarkiv av upptagning stadgas särskilt i 15 och 16 §§. Cirkulär (1979:679). 15 § Avlämning av upptagning för ADB till arkivmyndighet (28-29 § Aas) 1 mom. Vid avlämning av upptagning, som icke är utgallringsbar, gäller följande. Informationen skall vara lagrad på arkivband enligt föreskrifterna i 6 § 2 mom. Magnetband avlämnas i två exemplar, varav åtminstone det ena skall vara nytt. Båda banden skall uppfylla av statens provningsanstalt uppställda krav, såvida ej arkivmyndighet medger undantag härifrån beträffande det ena exemplaret. Cirkulär (1979:679). 2 mom. Magnetband skall vid avlämning åtföljas av tillhörande dokumentation. I denna bör ingå bl.a. eventuella utskrifter av datablock med informationsförlust och anteckningar, som jämlikt 11 § 7 mom. ovan förts om bandets fysiska kondition. Före leverans skall kontrolleras, att körloggens uppgifter (jfr 6 § ovan) överensstämmer med motsvarande uppgifter i systemdokumentationen. Cirkulär (1979:679). 16 § Avlämning av mikrofilm till arkivmyndighet (28-29 § Aas) Vid avlämning till arkivmyndighet av mikrofilm bör utöver arkivexemplaret avlämnas ett bruksexemplar av filmen. Bruksexemplaret kan utgöras av redan befintlig, i gott skick varande film, men behöver ej uppfylla av statens provningsanstalt uppställda krav på arkivbeständighet. Cirkulär (1979:679). 17 § Leveransreversal m.m. (34 § Aas) Försändelse (leverans) av arkivhandlingar, som avlämnas till riksarkivet eller landsarkiv, skall åtföljas av reversal i minst två underskrivna exemplar, varav det ena återställs med påtecknat kvitto. Reversal skall uppta varje i leveransen ingående volym eller särskilt förvarad lös handling med rubrik och i förekommande fall signum enligt gällande arkivförteckning. Det skall skrivas på av arkivmyndigheten tillhandahållen blankett eller på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100. Om arkivhandling sänds med post, skall den assureras. Beträffande leveranser till krigsarkivet lämnar denna myndighet anvisningar i varje särskilt fall. Leverans av upptagning för ADB skall åtföljas av särskilt härför upprättat reversal med bilagor. Blanketter tillhandahålls av arkivmyndigheten. Cirkulär (1979:679). 18 § Inspektion och inventering av arkiv (35-38 §§ Aas) 1 mom. Inspektion av arkiv avser beskaffenheten av lokaler och anordningar för förvaring av arkivet, arkivhandlingarnas beskaffenhet, ordning och vård, förandet av arkivförteckning, verkställande av föreskriven utgallring och av föreskriven avlämning av arkivhandlingar samt efterlevnaden av gällande bestämmelser rörande papper och skrivmedel och arkivbildningen i övrigt. Inspektion skall förrättas i närvaro av den för arkivets vård ansvarige tjänstemannen eller den han vid förhinder förordnar i sitt ställe. 2 mom. Protokoll över inspektion skall inom en månad efter förrättningen vara upprättat i två exemplar, av vilka det ena förvaras hos den myndighet, där inspektionen skett, det andra hos arkivmyndigheten. 3 mom. Arkivförteckning, enligt vilken inventering av arkiv skett, skall förses med anteckning härom. Inventeringsinstrument och avskrift skall skrivas på skrivpapper märkt svenskt arkiv 100. Anmärkning. Bestämmelser om inventeringar finns bl.a. i kung. (1946:705) angående inventering av kyrkoarkiv och kontraktsprostarkiv (med senare ändringar). Cirkulär (1979:679).