Regeringskansliets rättsdatabaser

1 kap. Allmänna bestämmelser Inledning 1 § I denna förordning finns det bestämmelser om 1. registrering av uppgifter om studier inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid statliga universitet och högskolor (2 kap.), 2. rapportering av uppgifter till Statistiska centralbyrån (SCB) om studenter för officiell statistik (3 kap.), 3. framställning av personalstatistik vid SCB (3 kap.), 4. registrering av uppgifter om studie- och yrkesmeriter vid Universitets- och högskolerådet (4 kap.). Denna förordning gäller vid helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter. Ett universitet, en högskola, SCB och Universitets- och högskolerådet är personuppgiftsansvariga för behandling av personuppgifter i sin verksamhet. Förordning (2018:1361). Förhållandet till annan reglering 1 a § Denna förordning kompletterar Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning), här benämnd EU:s dataskyddsförordning. Termer och uttryck i denna förordning har samma betydelse som i EU:s dataskyddsförordning. Förordning (2018:1361). 1 b § Vid behandling av personuppgifter enligt denna förordning gäller lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning och föreskrifter som har meddelats i anslutning till den lagen, om inte annat följer av denna förordning. Förordning (2018:1361). Definitioner 2 § Med högskolor avses i fortsättningen både universitet och högskolor. Förordning (2007:264). 3 § I denna förordning avses med student: den som ansöker till utbildning vid en högskola, den som antas till utbildning vid en högskola och den som bedriver studier vid högskolan, och doktorand: en student som antas till utbildning på forskarnivå vid en högskola och den som bedriver studier på forskarnivå vid högskolan. Förordning (2007:264). 4 § Har upphävts genom förordning (2018:1361). 5 § Har upphävts genom förordning (2018:1361). 6 § Har upphävts genom förordning (2018:1361). 2 kap. Studieregister Allmänna bestämmelser 1 § Varje högskola ska dokumentera uppgifter om studenter. Varje högskola ska föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Om en högskola avser att införa ett nytt system för att föra registret eller göra väsentliga förändringar i ett befintligt system, ska högskolan samråda dels med Ekonomistyrningsverket i syfte att säkerställa att de uppgifter i registret som ligger till grund för resurstilldelningen blir tillförlitliga, dels med Universitetskanslersämbetet och Universitets- och högskolerådet i syfte att säkerställa att uppgifterna i registret uppfyller krav på kvalitet och jämförbarhet mellan olika högskolor. Förordning (2018:1361). Ändamålet med registret 2 § Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter om sökande till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver ska uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för antagning av studenter, för beslut om anmälningsavgift och studieavgift, för avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter, för administration inom respektive högskola, för ändamål som anges i 6 och 6 a §§, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. samt för resurstilldelning. Registret får användas även för forskning. Förordning (2010:595). Uppgifter om studenter 3 § /Upphör att gälla U:2025-03-01/ I studieregistret ska det för varje student dokumenteras uppgifter om 1. behörighet, 2. urvalsgrund, 3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift, 5. antagning, 6. deltagande i utbildning och prov, 7. studieresultat, 8. betyg, 9. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet, och 10. examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt 4 kap. Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning (2012:713). 3 § /Träder i kraft I:2025-03-01/ I studieregistret ska det för varje student dokumenteras uppgifter om 1. behörighet, 2. urvalsgrund, 3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift, 5. antagning, 6. deltagande i utbildning och prov, 7. studieresultat, 8. betyg, 9. tillgodoräknande enligt 6 kap. 8 § högskoleförordningen (1993:100) och grunden för tillgodoräknandet enligt 6 kap. 7 § andra stycket samma förordning, och 10. examen. Studieregistret ska därutöver innehålla sådana uppgifter som krävs för att högskolan ska kunna lämna uppgifter till SCB enligt 3 kap. och Universitets- och högskolerådet enligt 4 kap. Studieregistret får också innehålla de uppgifter om studenter som behövs för resultatredovisning. Förordning (2024:1307). 4 § Uppgifterna i studieregistret om dels deltagande i utbildning, dels studieresultat skall föras i kronologisk och systematisk ordning. Underlaget för uppgifterna skall behandlas i enlighet med föreskrifterna om verifikationer i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Förordning (2001:1133). 5 § I studieregistret skall varje students identitet anges med hjälp av namn och personnummer. Om ett svenskt personnummer saknas, anges ett för denna student vid högskolan unikt nummer. Behandling av känsliga personuppgifter 5 a § Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Förordning (2018:1361). Utlämnande av uppgifter 6 § Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från en högskolas studieregister till 1. en annan högskola, om uppgifterna rör behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, eller om uppgifterna behövs för utbildningssamarbete eller annan överenskommen samverkan mellan högskolorna, 2. ett lärosäte i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till en högskola enligt 1, 3. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd, 4. Universitets- och högskolerådet eller något annat organ som biträder högskolan med automatiserad behandling av ansökningar till en utbildning, om uppgifterna behövs för att genomföra arbetet, 5. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning, 6. en annan myndighet, om uppgifterna behövs för att handlägga ärenden om utfärdande av yrkeslegitimation eller meddelande av annan behörighet för ett yrke, 7. en myndighet i en annan stat inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet eller i Schweiz under samma förutsättningar som uppgifter får lämnas ut till svenska myndigheter enligt denna paragraf, 8. en studentkår som har sådan ställning enligt beslut av högskolan enligt 4 kap. 8 § högskolelagen (1992:1434) eller en nation som har sådan ställning enligt 4 kap. 15 § högskolelagen, om uppgifterna rör en students registrering på kurser och behövs för att studentkåren eller nationen ska kunna bestämma om han eller hon har rätt att vara medlem i studentkåren eller nationen, 9. en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv, 10. Vetenskapsrådet, Verket för innovationssystem, Forskningsrådet för miljö, areella näringar och samhällsbyggande samt Forskningsrådet för hälsa, arbetsliv och välfärd, om uppgifterna behövs för beviljande av medel för forskning, 11. Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av stipendier, och 12. Universitetskanslersämbetet, om uppgifterna behövs för uppföljning eller för att granska hur effektivt verksamheten bedrivs vid universitet och högskolor. Förordning (2015:133). 6 a § Högskolan ska utan dröjsmål till Migrationsverket lämna ut uppgift om att 1. en studieavgiftsskyldig student har antagits till en utbildning, och 2. en student som avses i 1 inte har registrerat sig på utbildningen. Om det, utifrån de uppgifter som finns registrerade om en studieavgiftsskyldig student, finns anledning att anta att studenten har avbrutit sina studier, ska högskolan meddela Migrationsverket detta. De uppgifter som avses i första och andra styckena får lämnas ut på medium för automatiserad behandling. Förordning (2010:595). Gallring 7 § För gallring av studieregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning. Uppgifter om den utbildning som en student har genomgått med godkänt resultat eller fått tillgodoräkna sig vid högskolan, om studentens betyg i godkända prov och om den eller de examina som studenten har avlagt får inte gallras. Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid högskolan eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier skall gallras så snart det kan göras med hänsyn till 1. högskolans eget behov av material för uppföljningar och statistiska bearbetningar, 2. kraven på resultatredovisning, och 3. kraven på rapportering för den officiella statistiken. Förordning (2001:1133). 8 § En uppgift om medborgarskap som högskolan behöver för beslut om skyldighet att betala anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart studieregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift. Förordning (2010:595). 3 kap. Rapportering för officiell statistik Statistiska centralbyråns universitets- och högskoleregister Ändamålet med registret 1 § SCB skall föra ett register och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2001:1133). 2 § Registret får användas av SCB för att ge underlag för att framställa sådan officiell statistik över utbildningen vid landets högskolor som behövs för uppföljning, utvärdering och information samt annan statistik, om ändamålet med behandlingen inte är oförenligt med nämnda ändamål. Registret får användas också för forskning. Förordning (2001:1133). Uppgifter om studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå 3 § Registret ska innehålla uppgifter om samtliga studenter i utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta följande: 1. identitetsuppgifter, 2. uppgifter om högskola, registrering på kurser per termin eller kalenderhalvår, 3. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, 4. betalning av anmälningsavgift och studieavgift, 5. eventuellt utbildningsprogram som studenten har antagits till, 6. avklarade högskolepoäng på kurser för varje termin eller kalenderhalvår, 7. för avlagd examen: examens namn och nivå, inriktning, omfattning i högskolepoäng, datum för utfärdande av examensbevis och det huvudsakliga området (huvudområdet) för utbildningen för en kandidat-, magister- eller masterexamen, 8. för varje kurs: a) om kursen är på grundnivå eller avancerad nivå, b) kursens ämnesgrupp enligt den definition som SCB använder, utbildningsområde, fördjupning enligt högskolans bedömning och kursens omfattning i högskolepoäng, c) kurstakt, kurstid och distributionsform, d) den kommun eller det land där kursen huvudsakligen ges, och e) termin då kursen ges, samt 9. för studenter som har avlagt en generell eller konstnärlig examen på avancerad nivå: tidigare avlagd examen enligt examenskraven för den aktuella examen på avancerad nivå. Förordning (2010:595). 4 § Följande uppgifter från andra register inom SCB får föras in i SCB:s universitets- och högskoleregister: 1. genomgången linje, program eller kurs i gymnasieskolan, annan utbildningsbakgrund samt betyg, 2. boendekommun före och efter högskolestudierna, och 3. det land där studenten har genomgått utbildning som gett behörighet till den sökta utbildningen på grundnivå eller avancerad nivå. Förordning (2007:264). 5 § Från systemen för antagning av studenter vid högskolorna och Universitets- och högskolerådet får uppgifter om följande föras in i SCB:s universitets- och högskoleregister: 1. identitetsuppgifter, 2. kurs, utbildningsprogram och högskola som studenten sökt respektive antagits till, 3. studentens prioritering av de sökta utbildningarna, 4. behörighet, 5. skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, och 6. betalning av anmälningsavgift och studieavgift. Förordning (2012:713). 6 § Från Centrala studiestödsnämndens register (STIS) får följande uppgifter påföras SCB:s universitets- och högskoleregister: 1. identitetsuppgifter, 2. utbetalade studiemedel fördelade på bidrag och lån per kalenderhalvår, och 3. utlandsstudier. Uppgifter om doktorander 7 § Registret ska innehålla uppgifter om samtliga doktorander. Uppgifterna får hämtas från högskolornas studieregister och ska omfatta följande: 1. identitetsuppgifter, 2. datum för antagning och termin för studiernas påbörjande, 3. ämne och högskola samt, i förekommande fall, sådan forskarskola som regeringen bestämt, 4. terminsvis registrering och aktivitet, 5. typ av studiefinansiering, 6. tidigare utbildning som gett behörighet till utbildningen på forskarnivå, 7. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet i högskolepoäng och, i förekommande fall, om tillgodoräknandet avser utbildning på grundnivå eller avancerad nivå, 8. högskola i Sverige eller det land där doktoranden har genomgått sådan utbildning som avses i 6 eller 7, och 9. för avlagd examen: examens namn och ämne samt datum för utfärdande av examensbevis. Förordning (2012:501). Gallring 8 § För gallring av universitets- och högskoleregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning. Uppgifter om personnummer och högskola får gallras efter 30 år. Uppgifter om en sökande som inte har antagits till utbildning vid en högskola eller om en sökande som har antagits men inte påbörjat sina studier ska gallras efter tio år. Förordning (2008:712). Närmare föreskrifter 9 § SCB får, efter samråd med Universitetskanslersämbetet och högskolorna, meddela närmare föreskrifter om hur uppgifterna ska rapporteras till SCB. Förordning (2012:713). Personalstatistik 10 § Som underlag för statistik över högskolornas personal ska SCB ur sådana register som finns inom SCB sammanställa följande uppgifter om de personer som är anställda vid en högskola: 1. identitetsuppgifter, 2. högskola, 3. anställningskategori, 4. grupper av ämnen som en lärare och, i förekommande fall, övrig personal huvudsakligen är verksam inom, 5. arbetets omfattning och om personen har en anställning tills vidare eller en tidsbegränsad anställning, 6. utbildningsbakgrund, och 7. högskola där examen avlagts. Uppgifterna ska sammanställas i ett register som förs med hjälp av automatiserad behandling. Förordning (2012:501). 11 § Ny beteckning 1 kap. 5 § genom förordning (2005:665). 12 § Ny beteckning 1 kap. 6 § genom förordning (2005:665). 4 kap. Antagningsregister Ändamålet med registret 1 § Universitets- och högskolerådet får föra ett antagningsregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. Registret får föras med hjälp av automatiserad behandling. Ändamålet med registret är att vara till hjälp för högskolor vid antagning av studenter. Uppgifterna får också användas för ändamål som anges i 4 §, för sådan officiell statistik som avses i 3 kap. och för forskning. Förordning (2012:713). Uppgifter om studenter 2 § Uppgifterna i antagningsregistret får hämtas in från högskolornas studieregister och får omfatta följande: 1. de uppgifter som anges i 2 kap. 3 § första stycket, 2. behörighetsgrundande meriter, 3. urvalsgrundande meriter och uppgifter, och 4. de uppgifter i övrigt som en student åberopar i samband med antagning till en utbildning, med undantag för sådana uppgifter som en student lämnar in som underlag för beslut om anmälningsavgift eller studieavgift. Varje students identitet ska anges på det sätt som föreskrivs i 2 kap. 5 §. Förordning (2010:595). Behandling av känsliga personuppgifter 3 § Bestämmelser om myndigheters behandling av känsliga personuppgifter finns i 3 kap. 3 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Förordning (2018:1361). Utlämnande av uppgifter 4 § Uppgifter på medium för automatiserad behandling får lämnas ut från antagningsregistret till 1. en högskola, om uppgifterna rör a) behörighet och underlag för urval eller studiemeriter som en student vill tillgodoräkna sig eller åberopa i samband med antagning till en utbildning eller utfärdande av examen, b) skyldighet att betala anmälningsavgift och studieavgift, och c) uppgift om betald anmälningsavgift och studieavgift, 2. Centrala studiestödsnämnden, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av studiestöd, 3. SCB, enligt bestämmelserna i denna förordning, 4. en student, om uppgifterna rör honom eller henne själv, 5. Svenska institutet, om uppgifterna behövs för beviljande och utbetalning av stipendier, och 6. Säkerhetspolisen, om uppgifterna behövs för att myndigheten ska kunna fullgöra verksamhet som anges i 3 § polislagen (1984:387). Förordning (2017:260). Direktåtkomst 5 § Den registrerade får ha direktåtkomst till sådana personuppgifter om sig själv i antagningsregistret som får lämnas ut till henne eller honom. Vid sådan direktåtkomst skall den registrerades identitet kontrolleras genom en säker metod för identifiering. Förordning (2005:665). Gallring 6 § För gallring av antagningsregistret gäller 10 § första och andra styckena arkivlagen (1990:782), om inte något annat föreskrivs i denna förordning. Uppgifter om en student ska gallras tio år efter det att uppgifterna senast har påförts. En uppgift om medborgarskap som Universitets- och högskolerådet behöver som underlag för beslut om anmälningsavgift eller studieavgift ska gallras så snart antagningsregistret har uppdaterats med uppgift om huruvida studenten tillhör den personkrets som ska betala anmälningsavgift eller studieavgift. Förordning (2013:78). Övergångsbestämmelser 1993:1153 1. Denna förordning träder i kraft den 1 december 1993, då förordningen (1981:516) om studiedokumentation och statistik rörande högskolestuderande upphör att gälla. 2. Register som har förts med stöd av den förordningen skall bevaras till dess att regeringen meddelar annat. De får dock gallras. Gallring skall ske enligt bestämmelserna i 2 kap. 6 § respektive 3 kap. 9 § i denna förordning. 3. Denna förordning skall tillämpas på verksamhet som har bedrivits från och med den 1 juli 1993. 4. Föreskriften i 4 kap. 8 § om jämförelse med tidigare års resultat tillämpas så långt det är möjligt när det gäller jämförelse med verksamhetsår före ikraftträdandet. 5. Föreskriften i 1 kap. 4 § om information gäller ansökningar till utbildning som börjar efter utgången av juni 1994. 1994:1094 Denna förordning träder i kraft den 1 juli 1994. En högskola får dock tilllämpa 4 kap. 11 § vid redovisningen av verksamheten under budgetåret den 1 juli 1993-den 30 juni 1994. 1995:668 1. Denna förordning träder i kraft den 15 juni 1995. 2. Bestämmelsen i 4 kap. 2 § skall, när det gäller jämförelser med verksamhetsår före budgetåret den 1 juli 1993-den 30 juni 1994, tillämpas i den mån det är möjligt. 3. Bestämmelserna i 4 kap. 13 § tillämpas från och med budgetåret den 1 juli 1995 - den 31 december 1996. Högskolan skall dock tillämpa bestämmelserna i sin redovisning av verksamheten under budgetåret den 1 juli 1994 - den 30 juni 1995 i den mån det är möjligt. Är detta inte möjligt skall högskolan avseende studenter som antagits som gäststudenter redovisa antalet helårsstudenter fördelade på utbildningsområden. 4. Bestämmelsen i 4 kap. 14 § femte stycket om att myndighetskapitalet skall redovisas uppdelat på verksamhetsgrenar tillämpas från och med budgetåret den 1 juli 1995 - den 31 december 1996. 5. Bestämmelserna i 4 kap. 17 § tillämpas från och med budgetåret den 1 juli 1995 - den 31 december 1996. 1999:1418 1. Denna förordning träder i kraft den 1 februari 2000. 2. De nya bestämmelserna skall tillämpas, i fråga om 3 kap. 8 § första stycket 4 från och med budgetåret 2001, och i övrigt från och med budgetåret 2000. 3. Äldre bestämmelser skall tillämpas för budgetåret 1999. Uppgifter om verksamheten och forskarutbildningen enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 3 § 4 och 9 § första stycket 2 skall dock inte redovisas i årsredovisningen för år 1999. Redovisning av all personal i antal personår fördelade på tjänstekategorier och lärarna fördelade på tjänstekategorier för varje fakultet eller motsvarande enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 11 § första och andra stycket samt angivande av fördelningen på åldersgrupper och kön enligt äldre bestämmelser i 4 kap. 12 § 1 skall inte heller redovisas i årsredovisningen för år 1999; dessa uppgifter skall dock lämnas till Högskoleverket. 2001:1133 Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2002. Äldre bestämmelser i 4 kap. 7 och 8 §§ samt 16 § andra stycket skall dock tillämpas för budgetåret 2001. 2007:264 1. Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2007. 2. De äldre bestämmelserna skall tillämpas i fråga om uppgifter om studenter på kurser eller motsvarande del av forskarutbildning som börjar före den 1 juli 2007 och fortsätter därefter. 3. De äldre bestämmelserna i 3 kap. 3 § 5 skall tillämpas i fråga om uppgifter om examina som utfärdas efter utgången av juni 2007, om den utbildning som examensbeviset omfattar i sin helhet har slutförts dessförinnan eller om en student enligt punkt 5 i övergångsbestämmelserna till förordningen (2006:1053) om ändring i högskoleförordningen (1993:100) utnyttjat sin rätt att slutföra sin utbildning för att få en examen enligt äldre bestämmelser. 4. I sådana fall som avses i 3 skall Statistiska centralbyråns universitets- och högskoleregister innehålla uppgift om examens omfattning i både högskolepoäng och poäng enligt vad som anges om examensbevis i punkt 7 i övergångsbestämmelserna till förordningen (2006:1053) om ändring i högskoleförordningen (1993:100). 2010:595 Denna förordning träder i kraft den 1 juli 2010 och tillämpas första gången på uppgifter som avser utbildning som avses bedrivas efter den 31 juli 2011.