Post 1 av 1 träffar
Föregående
·
Nästa
Organisationskommitté för statliga arkivdepåer, Dir. 1989:46
Departement: Utbildningsdepartementet
Beslut: 1989-10-05
Dir. 1989:46
Beslut vid regeringssammanträde 1989-10-05
Chefen för utbildningsdepartementet, statsrådet Bengt Göransson anför.
Mitt förslag
Jag föreslår att en organisationskommitté tillkallas för att upprätta en
plan för försörjningen av statliga arkivdepåer.
Bakgrund
Arkivutredningen har i sitt betänkande (SOU 1988:11) Öppenhet och minne,
redovisat beräkningar av de statliga arkivens omfattning fram till år
2000. Enligt utredningen kan handlingar på papper antas öka med omkring
20 000 hyllmeter per år efter genomförd gallring. Därtill kommer
information som lagras på annat medium såsom mikrofilm eller magnetband.
Riksarkivet har i sin anslagsframställning till regeringen för
budgetåret 1989/90 uppskattat de arkivvolymer, som statsförvaltningens
myndigheter för närvarande önskar lämna till riksarkivet och
landsarkiven. Riksarkivet har räknat med att dessa behov av leveranser
uppgår till ungefär 18 000 hyllmeter pappershandlingar som myndigheterna
önskar att riksarkivet skall ta emot och uppskattningsvis 54 000
hyllmeter för landsarkiven. Därtill kommer leveranser av information på
andra lagringsmedier.
Utrymmet i arkivmyndigheternas depåer för att ta emot leveranser är
mycket begränsat. Om de statliga arkivmyndigheterna skall svara för den
långsiktiga förvaringen av den staliga förvaltningens arkiv, är enligt
arkivutredningen en utbyggnad av arkivmyndigheternas förvaringskapacitet
ofrånkomlig. Med en sådan utbyggnad kommer trycket på myndigheternas
egna lokaler att minska i motsvarande grad.
Arkivutredningen har föreslagit, att den utbyggnad av de statliga
arkivdepåerna, som utredningen ansett nödvändig, länkas till en
etablering av nya landsarkiv. Utbyggnaden borde enligt utredningens
mening finansieras genom omprioriteringar inom den samlade statliga
verksamheten.
Utredningen ansåg det vidare lämpligt att -- om de nödvändiga resurserna
kunde överföras till arkivmyndigheterna -- i så fall inrätta nya
landsarkiv i Karlstad och Umeå. Samtidigt borde emellertid
lokaliseringen av landsarkiv bl.a. styras av regionala initiativ som tas
i denna fråga. Enligt utredningen borde sålunda en utbyggnad av de
statliga arkivdepåerna beakta möjligheterna att samverka med bl.a de
kommunala arkiven.
Utredningen har därutöver föreslagit att Stockholms stadsarkiv omvandlas
till ett landsarkiv för Stockholms län och att förhållandet mellan
staten och stadsarkivet i Malmö omregleras.
Arkivutredningen har också behandlat frågan om mikrofilmning av
arkivhandlingar dels som ersättning för bevarande av handlingar på
papper, dels för skyddskopiering av pappershandlingar som är utsatta för
stark förslitning. Utredningen har funnit att mikrofilm är
underutnyttjat inom statsförvaltningen, inte minst när det gäller att
ersätta handlingar på papper. Mikrofilm borde sålunda i väsentligt
större omfattning kunna utnyttjas för att minska arkivens volymtillväxt.
Organisationskommittén för folkbokföringen (Fi 1988:2) har i en
skrivelse till regeringen den 10 maj 1989 föreslagit, att
kyrkobokföringsarkiven överförs från pastorsmyndigheterna till de
statliga arkivmyndigheterna. Det borde i så fall ske i samband med att
huvudmannaskapet för folkbokföringen ändras. Överföringen bör enligt
kommittén ske under en tioårsperiod. Som allmän förutsättning för att
förslaget skall kunna realiseras gäller att landsarkiven under denna tid
förses med de depåer och den personal som behövs.
Uppdraget
Mot bakgrund av de bedömningar om utvecklingen av de offentliga arkiven
som har redovisats av dessa båda utredningar bör en
organisationskommitté nu tillkallas. Den skall utarbeta en plan för
försörjningen av statliga arkivdepåer.
Kommitténs uppgift bör vara att beräkna omfattningen av de nya
arkivdepåer och övriga resurser som krävs för att arkivmyndigheterna
skall kunna ta emot de leveranser som statsförvaltningens myndigheter nu
och under i första hand den närmaste tioårsperioden behöver göra.
Kommittén bör lägga fram förslag om de nya depåernas lokalisering,
organisatoriska ram, nödvändiga tidpunkter för färdigställande samt
beräkna kostnaderna för statsförvaltningen.
Uppdraget bör utföras med följande utgångspunkter:
-- Kommittén bör utgå från de uppskattningar av leveranser och framtida
arkivtillväxt som gjorts av arkivutredningen och riksarkivet. Underlaget
bör dock med biträdande av riksarkivet fördjupas i den mån det behövs
med hänsyn till kommitténs uppgifter. Kommittén bör beakta aktuella
organisatonsförändringar inom statsförvaltningen avseende myndigheter
vars verksamhet skall upphöra. Arkiv från sådana myndigheter skall
enligt 28 paragrafen allmänna arkivstadgan (1961:590) inom tre månader
lämnas till en arkivmyndighet.
Kommittén bör också beakta behovet av depåer och övriga resurser för
kyrkobokföringsarkiven utifrån de beslut regeringen kan komma att fatta
med anledning av det nämnda förslaget från organiationskommittén för
folkbokföringen.
-- Omfattningen av myndigheternas leveranser skall uppskattas utifrån
förutsättningen att myndigheternas egna arkivlokaler skall vara väl
utnyttjade innan leveranser till arkivmyndigheterna kommer ifråga.
Leveranser skall sålunda normalt inte göras för att allmänt frigöra
lokalytor hos myndigheterna, såvitt detta totalt sett inte kan innebära
besparingar för statsförvaltningen.
-- Depåbehoven skall beräknas med avseende på riksarkivets och
landsarkivens olika ansvarsområden som arkivmyndigheter enligt
förordningen (1988:1187) med instruktion för riksarkivet och
landsarkiven. Kommittén får dock föreslå förändringar mellan
riksarkivets och landsarkivens depåansvar, om det är motiverat med
hänsyn till en rationell organisation hos statsförvaltningen och
kommitténs förslag i övrigt.
-- Beräkningarna av depåbehoven bör också utgå från bedömningar av
möjligheterna att minska behoven av arkivlokaler genom systematisk
användning av mikrofilmning som ersättning för handlingar som bevaras på
papper. Kostnaderna för sådan mikrofilmning skall vägas mot de ökade
lokalkostnader som bevarande av pappershandlingar medför.
-- Den byggnadsstandard som nu gäller för statsförvaltningens
arkivdepåer bör utgöra riktmärke också för standarden i fråga om nya
depåer. Både nybyggnader och ianspråktagande av befintliga byggnader bör
kunna komma ifråga. Kommitténs förslag i detta avseende skall utgå från
behovet av att hålla statens lokalkostnader nere liksom behovet av att
ge arkiven en nödvändig trygg och säker förvaring under rimlig
tillgänglighet.
-- Kommittén skall pröva lämpligheten av att utbyggnaden av
landsarkivens depåbehov tillgodoses genom etableringen av nya
landsarkiv. Förslagen om lokaliseringen av nya depåer skall sammanväga
a) behoven hos dem som använder arkiven,
b) möjligheterna att samverka med andra arkivhuvudmän, särskilt primär-
eller landstingskommuner och
c) kostnaderna för etableringar på de orter som aktualiseras för
kommittén.
-- Kommittén bör -- med hänsyn till punkt b -- överläggga med de
intressenter med vilka staten kan samverka i depålösningar.
Förutsättningarna för samfinansiering med andra intressenter bör så
långt möjligt redovisas i kommitténs förslag.
-- Kommittén bör studera behovet av de specialutrustningar och särskilda
lokaler vid arkivdepåerna som behövs för vården och förvaringen av s.k.
nya medier (ADB-band, mikrofilm m.m.) och lämna förslag om sådan
utrustning som behöver finnas i arkivorgansationen.
Kommitténs uppdrag bör redovisas i form av ett förslag till
utbyggnadsplan för arkivdepåer fram till år 2000. Förslagen skall vara
kostnadsberäknade med avseende på såväl investeringar som
driftskostnader och personal.
Kommittén skall i arbetet samråda med riksarkivet och byggnadsstyrelsen
samt de myndigheter och statliga kommittéer som har uppgifter av
betydelse för uppdraget.
Förutom vad som här anförts rörande förslagens finansiering bör
kommittén beakta vad som sägs i direktiven till samtliga kommittéer och
särskilda utredare angående utredningsförslagens inriktning (dir.
1984:5) samt angående beaktande av EG-aspekter (dir. 1988:43).
Kommitténs uppdrag bör redovisas före utgången av oktober månad år 1990.
Hemställan
Med hänvisning till vad jag nu har anfört hemställer jag att regeringen
bemyndigar chefen för utbildningsdepartementet att tillkalla en
organisationskommitté -- omfattad av kommittéförordningen (1976:119) --
med högst fem ledamöter med uppdrag att upprätta en plan för
försörjningen av statliga arkivdepåer,
att utse en av ledamöterna att vara ordförande,
att besluta om sakkunniga, experter, sekreterare och annat biträde åt
kommittén.
Vidare hemställer jag att regeringen beslutar
att kostnaderna skall belasta åttonde huvudtitelns uppförda anslag
Utredningar m.m.
Beslut
Regeringen ansluter sig till föredragandens överväganden och bifaller
hans framställan.
(Utbildningsdepartementet)